(openPR) Wer Prozesse richtig definiert, gestaltet und lebt, kann Kunden besser zufrieden stellen und kann schneller neue Produkte und Dienstleistungen entwickeln. Er hat Kosten und Qualität im Griff und vermeidet bei seinen Mitarbeitern Frustration, die dann entsteht, wenn nicht alles planmäßig läuft.
Es gibt keine Unternehmen ohne Prozesse. Sie können nur funktionieren, wenn die einzelnen Handlungen eines oder mehrerer Mitarbeiter entlang einer Ablaufkette oder eines Prozesses miteinander koordiniert werden. Bei der Vielzahl von einzelnen Handlungen und Mitarbeitern ist diese Koordination außerordentlich komplex. Aus diesem Grund ist die Gestaltung und Optimierung eine permanente Aufgabe für alle Unternehmen und ihr Management. Prozessmanagement ist eine, wenn nicht die zentrale Aufgabe des Organisierens.
Prozesse sollen dabei so gestaltet sein, dass sie helfen, die Ziele zu erreichen, die sich das Unternehmen selbst gesetzt hat. Außerdem müssen sie auf die Anforderungen sogenannter externer Anspruchsgruppen ausgerichtet werden. Beispiele dafür sind: Das Unternehmen setzt sich zum Ziel, jedes Jahr ein neues Produkt auf den Markt zu bringen; dazu müssen die Prozesse zur Produktentwicklung, Produktherstellung, Marketing und Vertrieb entsprechend ausgerichtet und aufeinander abgestimmt werden. Der Kunde bestellt ein Produkt; er erwartet es in der zugesicherten Qualität, zur versprochenen Zeit und zum angebotenen Preis. Die Prozesse im Unternehmen müssen das sicherstellen. Das Finanzamt erwartet jedes Jahr einen korrekten Jahresabschluss. Aus diesem Grund müssen alle zahlungswirksamen Vorgänge jeden Tag richtig verbucht und abgerechnet werden.
Diese drei ganz unterschiedlichen Beispiele zeigen, welche Rolle Prozesse im Unternehmen spielen. Immer geht es dabei darum, dass Prozesse
• ein erwartetes Ergebnis liefern, also die Qualität stimmt;
• in der geplanten Zeit ablaufen;
• den vorgesehenen Kostenrahmen einhalten.
Qualität, Zeit und Kosten sind also drei wesentliche Leistungsmerkmale von Prozessen, die bei der Gestaltung und Optimierung eine zentrale Rolle spielen.
Vom Denken in Funktionen zum Denken in Prozessen: Trotz dieser großen Bedeutung der Prozesse in den Unternehmen sind sie viele Jahre aus dem Blickfeld geraten. Manager dachten – und viele tun dies noch heute – vielmehr in der Kategorie der Funktion. Es gibt eine Entwicklungsabteilung, eine Produktion, einen Vertrieb, eine Buchhaltung, einen Kundenservice und viele Abteilungen mehr. Meistens kam es an den Abteilungsgrenzen zu Brüchen, der Prozessablauf stockte meistens genau dort. Zeit wurde vergeudet, die Kosten stiegen und die Qualität sank.
Auf www.business-wissen.de finden Sie einen Ratgeber für die Analyse, Planung und Optimierung Ihrer Prozesse in Ihrem Unternehmen. Mit einer siebzehnseitigen Arbeitsvorlage zum Download setzen Sie Prozessmanagement direkt um.
