(openPR) München/SYSTEMS, 23. Oktober 2007 – ELO Digital Office zeigt auf der Systems 2007 in Halle A2, Stand 325 seine neue Signaturkomponente. Diese wurde in die Standardversion aller drei Produktlinien der ELO Dokumenten-Management-Systeme (DMS) integriert, von der Einstiegs- bis zur Enterprise-Lösung. Damit bietet der Stuttgarter Softwarehersteller Anwendern die Möglichkeit, auf noch einfachere Weise Dokumente zu signieren und gesetzeskonform aufzubewahren. Besonders das Verwalten signierter elektronischer Rechnungen wird so zum Kinderspiel. Weitere Vorteile: erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen.
Unternehmen erkennen zunehmend die Vorteile der digitalen Signatur, sprich die Reduzierung von Prozesszeiten und damit die Realisierung beträchtlicher Einsparpotenziale. Die neue ELO Signaturkomponente versetzt den Anwender in die Lage, mit einem einfachen Mausklick Dokumente im ELO Archiv qualifiziert elektronisch zu signieren. Ob es sich um interne Anträge, Bestellungen, Rechnungen oder Verträge handelt. Dabei steuern integrierte Workflows den gesamten Prozess und gewährleisten neben einem reibungslosen Geschäftsablauf auch eine hohe Sicherheit der Geschäftstransaktionen. Dies vereinfacht insbesondere die Verwaltung signierter elektronischer Rechnungen.
Mit der neuen Signaturkomponente hat ELO eine Vielzahl neuer Features implementiert. So zum Beispiel eine Funktion, mit deren Hilfe der Anwender die Unterschrift direkt aus dem ELO System heraus mit einem akkreditierten Trustcenter abgleichen und somit überprüfen kann. Zudem ist jetzt das komfortable Nachsignieren von abgelaufenen digitalen Signaturen sowie die direkte Einbettung und Mehrfachsignatur von PDF/A-Dokumenten möglich.
Das Finanzamt akzeptiert beim Vorsteuerabzug Online-Rechnungen nur dann, wenn sie mit einer digitalen Signatur versehen sind. Gerade deshalb werden Bedienerfreundlichkeit und einfache Handhabung bei der digitalen Signatur von ELO groß geschrieben. Die Echtheit bzw. Unveränderbarkeit der Daten kann mit Hilfe eines öffentlichen Schlüssels überprüft werden. Sollte ein Dokument nach entsprechender Signatur modifiziert werden, ist dies sofort ersichtlich. Die Signatur sichert nicht nur Dokumente gegen Manipulation, sie beweist auch, wer sie unterzeichnet hat. Diese Vorgehensweise vereinfacht die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften gemäß der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) erheblich. Vorteilhaft für ELO-Anwender ist dabei auch die neue enge Kooperation mit Signtrust, dem Trustcenter und Zertifizierungsdiensteanbieter der deutschen Post. Zudem unterstützt ELO Chipkarten aller akkreditierten Trustcenter in Deutschland.
Der rechtliche Rahmen der elektronischen Signatur ist im Signaturgesetz (SigG) vom 16.05.2001 definiert. Damit ist die Gleichstellung der elektronischen Signatur mit der eigenhändigen Unterschrift rechtswirksam.
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