(openPR) Stuttgart, 25. September 2007 – ELO Digital Office hat auf der DMS EXPO ihre ECM-Lösung für ein effizientes E-Mail-Management gezeigt. Technologisch neu ausgerichtet hat ELO das Modul ELO XC (Xchange), um der Forderung, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben, Rechnung zu tragen. Der nunmehr zugrunde liegende serviceorientierte Ansatz (SOA) ermöglicht die Verknüpfung der in E-Mails enthaltenen Informationen mit den bestehenden Geschäftsprozessen – inklusive aller Anhänge. Verbessert hat ELO auch die rechtskonforme Aufbewahrung: Die Integration mit der qualifizierten Signatur- und Zeitstempel-Komponente sorgt für eine hohe Sicherheit und Beweiskraft archivierter E-Mails.
Im Vordergrund der Erweiterungen stehen alle Aspekte der Wissenserschließung, sprich der optimalen Verzahnung vorhandener Informationen mit den Unternehmensabläufen. ELO XC bietet hierfür – dank der serverbasierten Komponente – umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten und frei definierbare Regelwerke. So lassen sich Informationen aus ein- und ausgehenden E-Mails gezielt verknüpfen. Außerdem kann die regelbasierte Steuerung durch eine strukturierte und selbst lernende Informationserschließung mit Hilfe des ELO DocXtractor II erweitert werden.
Derzeit wird das weltweite E-Mail-Aufkommen auf 35 Milliarden Nachrichten täglich geschätzt, Tendenz steigend. Das wesentlich schnellere Kommunikationsmedium hat den traditionellen Geschäftsbrief weitgehend abgelöst. Überquellende E-Mail-Postfächer sind die Kehrseite der Medaille.
Mails den Geschäftsprozessen zuordnen und intelligente Suchtechnologien nutzen
Doch reine E-Mail-Archivierungs-Systeme schaffen nicht die erhoffte Abhilfe. Sie speichern die Nachrichten in separaten Archiven, getrennt von den dazugehörigen Geschäftsprozessen. In diesem Falle besteht die Gefahr, dass der Zugriff auf wichtige Inhalte nur begrenzt oder gar nicht gegeben ist. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, benötigen Unternehmen daher ein effizientes ECM-System, das die E-Mails bei der Ablage analysiert und dem richtigen Geschäftsprozess zuweist. Mit der ELO ECM-Lösung können auf diese Weise beispielsweise Auftrags- oder Terminbestätigungen, die per E-Mail eingehen, immer sicher und zügig dem entsprechenden Geschäftsprozess oder Verwaltungsakt zugeordnet werden. Alle wichtigen Informationen, die einen Geschäftsprozess begleiten, stehen dem Unternehmen so stets zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung.
Entscheidende Faktoren dabei sind die Strukturierung der Information und der Einsatz leistungsfähiger Suchtechnologien. Neben der Möglichkeit zur Volltextrecherche bietet das ELO ECM-System intelligente Suchtechnologien zur Informationserschließung: von der fehlertoleranten und kontextbezogenen Suche bis hin zu intelligenten multilingualen Suchmechanismen. Abgedeckt werden Prozesszusammenhänge, Compliance-Anforderungen sowie die intelligente Wissenserschließung.
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