(openPR) Neuer Service von Scanpoint ermöglicht Unternehmen papierlose Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
Waldbronn – Der Digitalisierungsspezialist Scanpoint Deutschland bietet einen neuen Service an, der Unternehmen und seine Außendienstmitarbeiter erheblich bei der Bearbeitung von Reisekostenabrechnung entlastet. Die Mitarbeiter geben ihre Reisedaten in einem Portal an und senden die dazugehörigen Belege direkt an Scanpoint. Hier werden die Papierdokumente, wie Tankquittungen, Flugtickets, Spesen usw. gescannt und zugeordnet. Die Personalabteilung hat einen direkten Zugriff auf alle relevanten Daten, was die Bearbeitung, Prüfung und Auszahlung der Reiseaufwendungen enorm beschleunigt. Insbesondere für Unternehmen mit einem hohen Außendienstmitarbeiter-Stab werden durch diese Vorgehensweise massiv entlastet.
Für viele Außendienstmitarbeiter ist das Anfertigen von Reisekostenabrechnungen eher ein lästiges Übel. Personalabteilungen haben andererseits das Problem, die unübersichtlichen Papierbelege den jeweiligen Reisen zuzuordnen und sie dann noch über Jahre hinweg gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflichten zu archivieren. Die neue Dienstleistung von der Scanpoint Deutschland GmbH bietet hier weitreichende Unterstützung an, die Außendienstmitarbeiter und Personalabteilungen gleichermaßen entlastet.
Papierlose Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
Der Workflow gestaltet sich wie folgt: Über ein Web-Portal legt der Mitarbeiter eine Reise an und erhält vom System automatisch eine Nummer, die er auf einem Etikett ausdruckt. Damit kennzeichnet er einen Briefumschlag, mit der alle betreffenden Quittungen und Belege an Scanpoint schickt. Hier scannt der Scandienstleister die Belege und stellt die daraus resultierenden digitalen Images ebenfalls in das Portal und ordnet sie anhand der vergebenen Nummer direkt der Reise zu. Der Personalbteilung stehen dann alle Belege und notwendigen Informationen zur Reisekostenabrechnung zu Verfügung. Gleichzeitig hat sie einen akkuraten Überblick darüber, welche Reise noch nicht bearbeitet bzw. ausbezahlt wurden.
Die orginalen Papierbelege bewahrt Scanpoint wahlweise auf oder schickt sie dem Kunden zu.
„Mit unserer neuen Lösung, die aus der Praxis entstanden ist, unterstützen wir insbesondere Unternehmen, die zahlreiche Außendienstmitarbeiter, z.B. im Vertrieb oder Service beschäftigen. Hierzu gehören beispielsweise Industrieunternehmen, Finanzdienstleister oder Spediteure“, fasst Petra Greiffenhagen, Geschäftsführerin der Scanpoint Deutschland GmbH zusammen.
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Über die Scanpoint Europe Holding GmbH:
Unter dem Dach der Scanpoint Europe Holding GmbH (Wien), einer Beteiligung der Österreichischen Post AG, vereinen sich die Scanpoint Deutschland GmbH (Waldbronn), Scanpoint Slovakia (Nitra) sowie das von der Holding betriebene operative Geschäft für Österreich.
Die Scanpoint-Unternehmensgruppe digitalisiert datenschutzgerecht Dokumente unabhängig von der Quelle (einfaches oder doppelseitiges Papier), Struktur (Formular bis Freiform) oder Art (Rechnungen, Korrespondenz, Verträge etc.) Die hierbei indizierten Dokumente sowie die unter Einsatz eigens entwickelter Software daraus gewonnen Daten werden den Kunden digital auf Speichermedien, via Datenübertragung, Webarchiv oder eingebunden in ERP-Systeme zur Verfügung gestellt.
Zusätzlich hat sich die Scanpoint-Gruppe auf die automatisierte Posteingangs- und Rechnungsbearbeitung spezialisiert. Mit Hilfe moderner OCR- und ICR-Techniken werden Dokumente klassifiziert und weitergeleitet, sowie die darin enthaltenen Daten zur weiteren Bearbeitung ausgelesen.
Die seit 1979 bestehende und nach DIN EN ISO 9001 QM-zertifizierte Scanpoint Deutschland GmbH ist Franchisegeber des Scanpoint-Franchise-Netzwerks, das dank zahlreicher Standorte in Deutschland die räumliche Nähe zum Kunden sicherstellt. Die Expansion in europäische Nachbarländer erfolgt über die Vergabe von Master-Franchiselizenzen.
