(openPR) Scanpoint Bielefeld verwandelt Papierberge in elektronische Dokumente
(Bielefeld, Waldbronn), 23.03.2005 - Immer mehr Unternehmen stellen ihre papierbasierten Prozesse auf digitale Vorgangsbearbeitung um. Dies bedingt in vielen Fällen die Digitalisierung von Dokumenten in großem Stil. Firmen, die in Ostwestfalen-Lippe ansässig sind, und über ein großes Papier- und Dokumentenaufkommen verfügen, bietet der neue Scanpoint für diesen Zweck jetzt die passende Dienstleistung: Sie können ab sofort jegliche Art von Dokumenten in beliebigen Formaten von DIN A6 bis DIN A0 und sogar in Farbe , platzsparend auf z.B. DVD archivieren. Dazu gehören beispielsweise kaufmännische Belege, jeglicher Schriftverkehr aber auch Bilanzen. Optional können Unternehmen ihre gesamte Posteingangsbearbeitung über den Scanpoint verarbeiten lassen.
Als offizielle Niederlassung der Scanpoint-Franchise-Kette übernimmt der Scanpoint Bielefeld in Ostwestfalen-Lippe sämtliche Arbeiten, die für eine Digitalisierung notwendig sind – von der Abholung über das Einscannen bis hin zur Aushändigung der Datenträger sowie der Bereitstellung der Dokumente in bestehende Systeme oder einem sicher geschützten Bereich im Internet. Kunden profitieren von diesem Service, indem sie nicht länger in meterlangen Aktenregalen nach Schriftstücken suchen müssen, sondern ihnen diese per Knopfdruck angezeigt werden. Gleichzeitig können Unternehmen ihre kaufmännischen Belege, die sie laut Gesetz mehrere Jahre vorhalten müssen, platzsparender und zudem noch sicherer archivieren.
Dokumente, die digital vorliegen, haben gegenüber der auf Papier vorliegenden Variante zahlreiche Vorteile. Insbesondere der schnellere Zugriff und die platzsparende Archivierung auf DVDs und anderen Speichermedien sind Hauptargumente, die für die Digitalisierung von Rechnungen, Verträgen und sonstigen Schriftstücken sprechen. So fand beispielsweise ein renommiertes Marktforschungsinstitut heraus, dass durchschnittlich 50 Prozent der Arbeitszeit in Büro und Verwaltung mit der Suche nach Dokumenten und Informationen verbracht werden.
Trotzdem scheuen sich vor allem kleinere und mittelständische Unternehmen, Dokumente, Belege und andere Schriftstücke digital vorzuhalten, da ihnen dafür das notwendige Equipment und auch das Personal fehlen. Hier bietet nun der Scanpoint Bielefeld Unterstützung an. Das Unternehmen übernimmt den kompletten Digitalisierungsprozess und stellt die digitalen Dokumente anschließend über Internet oder auf DVD zur Verfügung.
Der Weg vom Papier zum digitalen Dokument
Ein hauseigener Kurierdienst holt die Akten und Dokumente beim Kunden ab. Dabei werden sie mit Hilfe von Barcodes gekennzeichnet. Ein Barcode-Handleser registriert dann die vergebenen Barcodes und speichert diese in eine Protokolldatei auf einen Datenträger. Die Akten werden anhand der Protokolldatei bei Scanpoint Bielefeld eingecheckt und es erfolgt der Digitalisierungsprozess. Die Original-Dokumente werden dem Kunden anschließend wieder zur Verfügung gestellt oder auch auf Wunsch sicher gelagert oder vernichtet. Handelt es sich um Dokumente, die archiviert werden sollen, erhält der Kunde zum Abschluss die Datenträger mit den Dokumenten zur weiteren Verarbeitung.
Zugriff auf digitalisierte Dokumente über das Internet
Wenn das Unternehmen auf die Dokumente noch täglich zugreifen muss, werden ihm diese im Internet in einem sicheren Bereich im Internet zur Verfügung gestellt. Hier kann der Anwender mit einer flexiblen und anpassungsfähigen Suchmaschine auf seine Dokumente zugreifen. Somit entsteht kein administrativer Aufwand für Installation, Konfiguration und Wartung von Recherchearbeitsplätzen.
Schneller als Rohrpost
Immer mehr Unternehmen erkennen, dass in der automatisierten Posteingangsbearbeitung ein hohes Rationalisierungspotential steckt. Werden Briefe, Rechnungen und andere Dokumente, sobald sie in der Poststelle auflaufen, gleich digitalisiert, können sie wesentlich schneller elektronisch weitergeleitet und bearbeitet werden. Dies gilt insbesondere für Rechnungen. Leistungsfähige OCR-Systeme lesen relevante Daten aus der Rechnung aus und geben diese dann direkt an entsprechende ERP-Systeme weiter. Eine zeitaufwändige manuelle und damit fehlerträchtige Erfassung entfällt. Für Unternehmen, die für die Posteingangserfassung nicht ihr eigenes Personal abbestellen und keine zusätzlichen Investitionen in die IT tätigen wollen, bietet der Scanpoint eine praktikable Inhouse-Alternative an: Scanpoint-Mitarbeiter erfassen direkt im Unternehmen den täglichen Posteingang und bringen dafür das notwendige Equipment gleich mit. Die Scanpoint Europe GmbH ist ISO 9001-zertifiziert und erbringt damit den notwendigen Qualitätsnachweis, der einen reibungslosen und sicheren Ablauf sicherstellt.
Über den Scanpoint Bielefeld:
Das 1999 gegründete Unternehmen bietet Scan-Dienstleistungen und beschäftigt sich mit der Entwicklung und dem Vertrieb eigener Scan- und Imaging-Lösungen für professionelle Anwender. Spezialgebiet ist die Digitalisierung von Personalakten inklusive der fachlichen Aufbereitung sowie der Lagerung und Vernichtung der Papieroriginale. Das tägliche Scanvolumen von eubit beträgt über 100.000 Dokumente. Michael Schlingmann; Geschäftsleiter von eubit: „Mit der Scanpoint-Partnerschaft können wir Unternehmen in unserem Einzugsgebiet das gesamte Spektrum an Leistungen im Bereich der Dokumenten- Digitalisierung und Archivierung bieten.“
Über Scanpoint Europe GmbH:
Die Scanpoint Europe GmbH mit Sitz in Waldbronn ist Idee- und Franchisegeber des Scanpoint-Franchise-Netzwerkes. Scanpoint Partner unterstützen ihre Kunden bei der effizienten Verwaltung von Unterlagen. Dafür scannen sie Dokumente jeglicher Art ein und stellen diese dann digital dem Kunden auf diversen Speichermedien oder über Datenübertragung zur Verfügung. Anhand intelligenter Techniken wird ein schnelles und einfaches Auffinden der digitalisierten und nach Kundenvorgaben indizierten Unterlagen ermöglicht. Dazu nutzen alle Scanpoint Partner die eigens entwickelten Programme TIFFCapture – eine Scanner-Erfassungssoftware für mittel- bis hochvolumige Belegaufkommen – sowie WORKCapture – eine Lösung zur Vorgangskontrolle und Steuerung von Produktionsabläufen.
Zusätzlich haben sich die Scanpoints auf das Auslesen von Geschäftsdokumenten spezialisiert. Mit Hilfe von modernen OCR- und ICR-Techniken werden Dokumente klassifiziert und die darin enthaltenen Daten zur weiteren Bearbeitung ausgelesen. Optional erfolgt ein automatisierter Abgleich mit den im Einsatz befindlichen Kunden- oder Lieferantendatenbanken. Derzeit bieten mehr als 10 Scanpoint-Partner bundesweit professionellen Archivierungsservice an. Zu den aktuellen Referenzkunden zählen unter anderem die Aachener & Münchner Lebensversicherungs-AG, ARAG Allgemeine Rechtsschutz-Versicherungs-AG, die dm-drogerie markt GmbH & Co, die Gerling Firmen- und Privat-Service AG, die Hallesche Nationale Krankenversicherung, das Klinikum Karlsbad, die Mobilcom AG und die Shell Oil GmbH.
Scanpoint Europe beschäftigt zurzeit mehr als 50 Festangestellte. Geschäftsführerin ist Petra Greiffenhagen. Das Unternehmen gehört zu der U-plus Umweltservice AG, einer 100%igen Tochter der (ENBW) Energie Baden Württemberg AG. Seit 2004 ist Scanpoint Europe DIN ISO 9001 zertifiziert. Das Unternehmen ist Mitglied im VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.
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