(openPR) Bremen/Köln - Eine neue Version seiner integrierten Enterprise Content Management Software Docuportal.NET mit vielen zusätzlichen Funktionen präsentiert DocuPortal auf der DMS 2007. Highlight der neuen Version ist ein Recordsmanagement Modul mit integrierter Langzeitarchivierung. Darüber hinaus bietet Volume 7 jetzt unter anderem eine automatische Verschlagwortung und unterstützt digitale Signaturen. Damit ergänzt der ECM-Spezialist seine bisherige erfolgreiche Enterprise Content Management Produktserie für den unteren Mittelstand um einen weiteren Meilenstein.
Ebenfalls gezeigt wird die neue Microsoft Outlook Integration DP@Outlook. Das Tool ermöglicht es Anwendern, E-Mails in der zentralen Ablage des Unternehmens zu archivieren oder Dateianhänge weiter zu verwenden.
In das neue DocuPortal.NET Volume 7 sind Erfahrungen aus über 190 Installationen in vier Jahren eingeflossen, in denen DocuPortal bereits prämierte Lösungen gegen die alltäglichen Dateiprobleme und Informationsdefizite im unteren Mittelstand geboten hat. Die Software integriert Dokumenten- und Informationsmanagement, Vorgangsbearbeitung und Collaboration in einem modularen, zentralen und preislich attraktiven Produkt. Das auf der DMS 2007 erstmals präsentierte Volume 7 bietet zahlreiche neue Funktionen, mit denen Unternehmen noch schneller, effizienter und rechtssicherer arbeiten können:
Recordsmanagement Modul – integrierte Langzeitarchivierung
Mit dem neuen Recordsmanagement Modul (RM Modul) deckt DocuPortal.NET Volume 7 die Aspekte der revisionssicheren Langzeitarchivierung ab. Für Inhalte lassen sich Aufbewahrungs- und Löschfristen definieren. Dateien und Informationen z.B. über durchgeführte Umlaufmappen (Workflows) werden auf einen externen Datenträger verschoben. Benutzer greifen im Rahmen ihrer Rechte auf die archivierten Inhalte über die Suche im Archiv zu. Die Archivierung kann manuell, automatisch oder über einen Workflow erfolgen. Die archivierten Inhalte werden via XML um Historielisten, Abläufe und Versionen für eine spätere Recherche ergänzt. Abgelaufene Inhalte werden Bearbeitern zur endgültigen Löschung oder zum dauerhaften Verbleib im Archiv angeboten.
Automatische Verschlagwortung
Neben der manuellen Vergabe von Schlagworten zu Inhalten können Unternehmen künftig themen- oder branchenabhängig in DocuPortal.NET Volume 7 Schlagwortkataloge hinterlegen. Gemäß dieser Kataloge erhalten neue oder geänderte Inhalte automatisiert die assoziierenden Schlagworte. Synonyme werden dabei ebenso unterstützt wie spezielle Filter, um dynamisch Schlagworte zu extrahieren, beispielsweise Fachbegriffe, Gesetze, Paragrafen oder Normen.
Innovative Vertretungsregelung
Die neuartige Vertretungsregelung ermöglicht die Vertretung anderer Mitarbeiter, ausgelöst durch Mitarbeiter oder Administratoren. Besonderes Highlight ist die Unterstützung der elektronischen Umlaufmappen (Workflows) durch die Vertretungsregelung.
Unterstützung digitaler Signaturen
In Verbindung mit Technologiepartnern können bestimmte Dateitypen über DocuPortal.NET Volume 7 digital signiert werden. Dafür werden alle Signaturstufen, bis hin zur qualifizierten Signatur, unterstützt. Dies erlaubt beispielsweise die digitale Unterschrift von Dokumenten über die elektronischen Umlaufmappen.
Weitere neue Funktionen
Künftig können, ähnlich wie bei anderen DM-Systemen bekannt, Dateien als Vorlage für neue Inhalte definiert werden. Die Schnellsuche wird um die Auswahl eines Inhaltstyps erweitert, um noch gezielter und schneller Inhalte zu finden. Neben derzeit MySQL und Microsoft SQL erhält DocuPortal.NET Volume 7 eine Anbindung an Oracle Datenbanken.
Neue Microsoft Outlook Integration für E-Mail Archivierung
Ebenfalls gezeigt wird die neue Microsoft Outlook Integration DP@Outlook: E-Mails stellen mittlerweile einen hohen Bestandteil bei der geschäftsrelevanten Kommunikation dar. Entscheidungen werden über E-Mails getroffen, Rechnungen via E-Mail elektronisch zugestellt. Das Tool DP@Outlook integriert sich in Microsoft Outlook und ermöglicht das Archivieren von E-Mails oder das Weiterverwenden von Dateianhängen in der zentralen Ablage des Unternehmens. Dabei werden die E-Mails formatneutral gespeichert. Optional lassen sich die E-Mails als Datei sowie deren Anhänge inklusive Meta-Informationen, Kategorien oder Schlagworte ablegen. Die Inhalte sind nach dem Speichern in DocuPortal.NET umgehend mit der Volltextsuche auffindbar.
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