(openPR) Promotion im Wandel - hält die Administration Schritt?
Steigende Promotionszahlen, internationale Auswirkungen des Bologna-Prozesses, wachsende Vielfalt an Modellen und zunehmende Strukturierung der Promotion, steigende Interdisziplinarität und Internationalisierung der Forschung - die Hochschulen kämpfen auch hier mit immer höheren Aufwänden und der Notwendigkeit, diese Verwaltungsprozesse für alle Beteiligten bestmöglich zu administrieren.
An der Medizinischen Fakultät der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel hat man sich deshalb für eine professionelle Systemlösung entschieden. Die Wahl fiel dabei auf FACTScience.
"Die FACT-Lösung kann unseren internen Workflow nach unseren Vorstellungen abbilden. Sie ist übersichtlich aufgebaut und vor allem keine Einbahnstraße. Auch andere Prozesse wie Habilitations- und Berufungsverfahren, PJ-Management oder Antragsverfahren zur Forschungsförderung werden wir zukünftig mit der Systemlösung abbilden", erklärt Professor Dr. Illert, Dekan der Medizinischen Fakultät Kiel.
Allein an der Medizinischen Fakultät fallen pro Jahr ca. 200 Promotionen, 40 Habilitationen, 20 Berufungen und etwa 80 interne Forschungsanträge an.
Hier wird die FACT Systemlösung in Zukunft für optimierte Administrationsprozesse sorgen.
FACT PROMOTIONSVERWALTUNG IM ÜBERBLICK
DATEN INTEGRIEREN ... AUSWERTEN ... BERICHTEN
Alle promotionsrelevanten Daten werden mit FACTScience auf einer zentralen Plattform gebündelt - bspw.:
Beteiligte Institutionen und Personen, externe Betreuer und Gutachter, Betreuungsleistungen, Anträge, Finanzierungsmittel, Studienprogramme, Auslandsaufenthalte, Unterbrechungszeiten, Promotionstypen, Fachgebiete, Abstracts ... Einmal zusammengeführt, können diese Daten dann für Berichte und statistische Zwecke nach Bedarf abgerufen werden.
ORGANISATIONS-TOOL
Organisationsabläufe und Genehmigungswege lassen sich nach Vorgabe anlegen, Aufgabenabfolgen definieren, Verantwortlichkeiten zuweisen, Termine festlegen, Bearbeitungsstati nachverfolgen ... Der komplette Workflow eines Promotionsprozesses ist damit organisiert, dokumentiert und übersichtlich abrufbar.
DOKUMENTEN-SERVICE
Alle promotionsrelevanten Dokumente können über FACTScience digital hinterlegt oder über Verlinkung abgerufen werden: Reifezeugnis, Hochschulabschluss, Lebenslauf, Originalarbeiten, Anträge, Protokolle, Gutachten, die Dissertation selbst ... sämtliche Dokumente sind über eine zentrale Stelle zugänglich. Der aufwändige Postweg oder zeitraubende Umläufe von Dokumenten können weitgehend außen vor bleiben.
WEB-BASIERTES INFORMATIONS- UND ARBEITSMEDIUM
Die web-basierte Systemlösung ist zentraler Informationspool für alle Beteiligten. Dezentrale Eingabe- und Abfragemöglichkeiten sorgen für standortunabhängigen Informationsfluss. Auch externe Betreuer und Gutachter lassen sich so zeitnah in den Kommunikationsprozess einbinden.
Lese- und Schreibrechte sind für alle Inhalte separat definierbar; so können sensible Daten geschützt und spezifischen Personengruppen zugeordnet werden. Die Serienmail-Funktion erlaubt ein Kontaktmanagement der kurzen Wege.
MEHR ALS "NUR" PROMOTIONSVERWALTUNG
Die Systemlösung ist nicht nur auf die Promotionsverwaltung beschränkt. Mit ihr lassen sich beliebige Geschäftsprozesse wie Habilitations- und Berufungsverfahren, Kommissionsarbeit und in spezifischen Komponenten auch die Organisation des Praktischen Jahrs im Rahmen der Medizinausbildung oder Antragsverfahren zur Forschungsförderung abdecken.
VOM INSTITUT ÜBER FAKULTÄT BIS ZUR HOCHSCHULE
Ob top-down oder bottom-up - ganz gleich, in welcher Hochschuleinheit Bedarf entsteht, Integration und Erweiterung sind von jedem Punkt aus umsetzbar. Auch kleine Einheiten können deshalb sofort handeln, ohne künftige Flexibilität einzubüßen.
Wesentliches PLUS: FACT kann innerhalb der einheitlich genutzten und auswertbaren Systemlösung die unterschiedlichen Belange der Fächerkulturen fachspezifisch abbilden.
