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(openPR) Wer künstliche Intelligenz in einer Patentanwaltskanzlei wirtschaftlich und verantwortbar einsetzen will, muss sich mit der Qualität seiner elektronischen Akten befassen. Ein leistungsfähiges Sprachmodell kann fehlende Aktenzusammenhänge, unklare Dokumentversionen oder widersprüchliche Stammdaten nicht zuverlässig ausgleichen. Mit dem Einsatz von KI wächst deshalb die Bedeutung einer Kanzleisoftware, die Informationen geordnet vorhält und kontrolliert für weitere Anwendungen erschließt.
Der Technologiepublizist Martijn Aslander lenkt in seinem Beitrag über den vermeintlichen Wettbewerb um die beste KI den Blick auf eine häufig vernachlässigte Voraussetzung: die Informationsarchitektur. Seine Überlegung lässt sich auf den Kanzleialltag übertragen. Bevor über das nächste KI-Werkzeug entschieden wird, ist zu klären, welche Informationen vorhanden sind, in welchem Zusammenhang sie stehen und wie sie verlässlich genutzt werden können. Gerade in der patentanwaltlichen Praxis entscheidet sich daran, ob KI tatsächlich Arbeit abnimmt oder zusätzlichen Prüfungsaufwand erzeugt.
Die elektronische Akte muss mehr leisten als die Papierakte
Eine Patentanwaltskanzlei verfügt über einen anspruchsvollen Informationsbestand. Zu einer Anmeldung gehören technische Beschreibungen, unterschiedliche Anspruchsfassungen, Zeichnungen und amtliche Bescheide. Hinzu kommen Weisungen des Mandanten, Stellungnahmen ausländischer Kollegen und interne Überlegungen zur weiteren Verfahrensführung. Der Aussagegehalt eines einzelnen Dokuments erschließt sich vielfach erst aus seiner Stellung innerhalb dieses Bestands.
Ein Anspruchssatz kann ein erster Entwurf, die eingereichte Fassung oder die Grundlage einer späteren Erwiderung sein. Eine E-Mail kann einen unverbindlichen Vorschlag enthalten oder die maßgebliche Freigabe dokumentieren. Wer der KI lediglich eine Sammlung solcher Dateien übergibt, überlässt ihr womöglich auch die Entscheidung darüber, welche Fassung verbindlich ist. Diese Information sollte jedoch bereits aus der Aktenführung hervorgehen.
Damit wird eine Schwäche bloßer Digitalisierung sichtbar. Die Ablage eingescannter Schriftstücke in einem elektronischen Ordner verbessert zwar den Zugriff. Sie schafft aber noch keine fachlich geordnete Datenbasis. Ein brauchbares IP-Management-System, kurz IPMS, bildet zusätzlich die Beziehungen zwischen Schutzrechten, Beteiligten, Verfahrensereignissen und Dokumenten ab. Erst dadurch wird aus einer Dateisammlung eine Akte, deren Zusammenhang auch technisch erschlossen werden kann.
Maschinenlesbarkeit braucht einen fachlichen Zusammenhang
Aslanders Kritik an dokumentenorientierter Speicherung trifft einen wichtigen Punkt, verlangt aber eine technische Differenzierung. Word-Dateien und PDFs sind keineswegs grundsätzlich unlesbar für Computer. Das DOCX-Format enthält strukturierte XML-Bestandteile; auch aus vielen PDFs lässt sich Text unmittelbar extrahieren. Bei eingescannten Seiten ist dagegen regelmäßig eine Texterkennung erforderlich. Entscheidend ist, ob die gewonnenen Inhalte vollständig und in einer brauchbaren Struktur vorliegen.
Für Patentanwälte reicht selbst ein fehlerfrei ausgelesener Fließtext häufig nicht aus. Bezugszeichen müssen den richtigen Zeichnungen zugeordnet bleiben, Anspruchsnummern dürfen nicht verloren gehen, und bei chemischen Formeln kann bereits ein falsch erkanntes Zeichen die Aussage verändern. Die maschinenlesbare Fassung sollte deshalb mit dem Original verknüpft bleiben. Nur so lässt sich eine zweifelhafte Passage unmittelbar überprüfen.
Ein entsprechend ausgestattetes IPMS stellt Dokumentinhalte in maschinenlesbarer Form bereit und ergänzt sie um Metadaten. Dazu gehören insbesondere Aktenzuordnung, Dokumentart, Datum und Versionsstand. Die KI erhält damit nicht bloß Text, sondern Hinweise darauf, wie dieser Text einzuordnen ist. Maschinenlesbarkeit bedeutet in diesem Zusammenhang auch, die Herkunft und die Grenzen der bereitgestellten Information erkennbar zu machen.
Die Übertragung des gesamten Archivs in einfache Textdateien wäre daher keine hinreichende Lösung. Die in der Vorlage angesprochenen Grundsätze offener Formate und sauberer Datenmodellierung bleiben sinnvoll. Für eine Kanzlei müssen sie jedoch mit dem Erhalt von Originalunterlagen und ihrer fachlichen Struktur verbunden werden.
Akteninformationen gehören in eine geordnete Datenbank
Viele Fragen des Kanzleialltags sind bereits anhand strukturierter Akteninformationen zu beantworten. Welche Anmeldungen gehören zu einer bestimmten Familie? Wo fehlt eine Weisung? Welche Vorgänge befinden sich in einem bestimmten Bearbeitungsstand? Solche Informationen sollte ein Sprachmodell nicht erst aus Korrespondenzen rekonstruieren müssen, wenn sie im IPMS bereits als gepflegte Daten vorliegen.
Voraussetzung ist ein sinnvolles Datenmodell. Mandanten und Anmelder müssen in ihren jeweiligen Rollen unterscheidbar sein. Prioritätsbeziehungen und nationale Verfahren benötigen eindeutige Verknüpfungen. Auch der Unterschied zwischen einem amtlichen Ereignis und einem internen Bearbeitungsvermerk sollte im System erhalten bleiben. Einheitliche Bezeichnungen und klare Zuständigkeiten für die Datenpflege sind dabei ebenso wichtig wie die technische Datenbank.
Eine Abfrage kann anschließend die einschlägigen Akten gezielt auswählen. Die KI kann auf diesem Ergebnis aufbauen und etwa eine verständliche Übersicht für den Mandanten entwerfen. Die Auswahl der Datensätze bleibt überprüfbar, während die sprachliche Aufbereitung von den Fähigkeiten des Modells profitiert. Fehler in den Ausgangsdaten werden dadurch allerdings nicht beseitigt. Auch eine korrekt ausgeführte Abfrage liefert ein unvollständiges Bild, wenn die Aktenpflege lückenhaft ist.
Fachliche Beurteilung und automatisierte Verarbeitung
Eine sachgerechte Arbeitsteilung berücksichtigt, dass anwaltliche Beurteilung, regelgebundene Verarbeitung und sprachliche Unterstützung unterschiedliche Aufgaben sind. Die Bedeutung eines Merkmals für die Abgrenzung zum Stand der Technik oder die wirtschaftliche Tragweite einer Anspruchsbeschränkung erschließt sich nicht allein aus dem Wortlaut einzelner Unterlagen. Hier wirken Erfahrung und Kenntnisse über das Mandat mit, die sich nur teilweise ausdrücklich dokumentieren lassen.
Klassische Software eignet sich dagegen für eindeutig beschriebene Prüfungen und wiederkehrende Auswertungen. Ein Abgleich von Aktenzeichen oder die Zusammenstellung definierter Datenfelder kann anhand festgelegter Regeln erfolgen. Solche Abläufe müssen nicht bei jeder Ausführung erneut von einem Sprachmodell interpretiert werden. Ihre Zuverlässigkeit hängt freilich von der richtigen Implementierung und belastbaren Eingangsdaten ab.
KI kann bei der Sichtung umfangreicher Texte, bei Übersetzungsentwürfen oder bei der Vorbereitung einer Zusammenfassung unterstützen. Ebenso kann sie helfen, ein Auswertungsskript zu entwickeln. Das erzeugte Programm ist anschließend zu prüfen, bevor es produktiv eingesetzt wird. Dass ein Sprachmodell den Code geschrieben hat, entbindet nicht von dieser Prüfung.
Auch die in der Vorlage hervorgehobene lokale Verarbeitung ist differenziert zu betrachten. Sie kann unnötige Datenübertragungen vermeiden und die Kontrolle über Informationen erleichtern. Ein lokales System ist jedoch nicht schon aufgrund seines Standorts sicher oder fehlerfrei. Für den Kanzleibetrieb kommt es auf Zugriffsrechte, Wartung und eine verlässliche Organisation des Betriebs an.
Das Archiv als nachprüfbare Grundlage der KI
Bei der Vorbereitung einer Erwiderung muss erkennbar bleiben, auf welche Unterlagen sich ein Entwurf stützt. Das betrifft den amtlichen Bescheid ebenso wie die zugrunde gelegte Anspruchsfassung und die letzte Weisung des Mandanten. Eine überzeugend formulierte Zusammenfassung hilft wenig, wenn ihre tatsächliche Grundlage unklar bleibt.
Hier erfüllt ein revisionssicher ausgestaltetes Archiv eine wesentliche Aufgabe. Es bewahrt die maßgeblichen Unterlagen und macht deren Historie nachvollziehbar. Die KI greift für einen konkreten Auftrag auf einen definierten Bestand zu, dessen Quellen später wieder auffindbar sind. Revisionssicherheit entsteht dabei aus dem Zusammenwirken technischer Sicherungen und organisatorischer Regeln. Eine gewöhnliche Dateiablage oder die bloße Bezeichnung als Archiv genügt dafür nicht.
Originale, daraus gewonnene Texte und KI-Ergebnisse sollten unterscheidbar bleiben. Eine Zusammenfassung darf den zugrunde liegenden Bescheid nicht verdrängen. Ebenso muss erkennbar sein, ob eine Stellungnahme lediglich maschinell vorbereitet, fachlich überarbeitet oder bereits freigegeben wurde. Ein IPMS sollte diese Unterschiede im Arbeitsablauf abbilden und die jeweiligen Fassungen miteinander verknüpfen können.
Auch ein solches Archiv beweist nicht die Richtigkeit einer KI-Antwort. Es ermöglicht jedoch, ihre Grundlage zu prüfen. Dafür muss keine vermeintliche innere Gedankenkette des Modells rekonstruiert werden. Praktisch wichtiger ist die Dokumentation der verwendeten Quellen, der Aufgabenstellung und des Bearbeitungsstands sowie der anschließenden fachlichen Prüfung. Die Nachvollziehbarkeit des Verfahrens lässt sich organisieren, auch wenn das Modell selbst keine verlässliche Erklärung seiner internen Verarbeitung liefert.
Ein durchgängiger Vorgang im Kanzleialltag
Wie diese Anforderungen zusammenwirken, zeigt die Vorbereitung eines Mandantenberichts nach Eingang eines Prüfungsbescheids. Zunächst wird das Schreiben der richtigen Akte zugeordnet. Das IPMS stellt den maschinenlesbaren Inhalt, die maßgebliche Anspruchsfassung und ausgewählte Akteninformationen bereit. Welche weiteren Unterlagen benötigt werden, richtet sich nach dem konkreten Auftrag.
Auf dieser Grundlage kann eine KI einen Berichtsentwurf erstellen und die behandelten Einwände den einschlägigen Textstellen zuordnen. Der Patentanwalt prüft die Darstellung am Original und ergänzt seine Bewertung. Der überarbeitete Entwurf wird anschließend mit seinem Bearbeitungsstand in der Akte gespeichert. Damit bleibt das Ergebnis für die weitere Mandatsbearbeitung verfügbar, statt in einem separaten Chatverlauf zu verschwinden.
Eine Kombination wie Genese und Gweb Workspace lässt sich beispielhaft in diese Arbeitsweise einordnen: Das IPMS bildet den Aktenzusammenhang ab; der browsergestützte Workspace eröffnet den Zugang zu den Informationen und ihrer Bearbeitung. Für die Einbindung von KI kommt es darauf an, diese vorhandene Ordnung durchgängig zu nutzen. Der konkrete Funktionsumfang und die eingerichteten Berechtigungen bestimmen, welche Schritte im jeweiligen Kanzleisystem möglich sind.
Der Nutzen liegt dabei auch in der Wiederverwendung. Geprüfte Ergebnisse können spätere Berichte oder die Übergabe einer Akte erleichtern. Das bedeutet nicht, dass sich ein Sprachmodell durch die Ablage automatisch weitertrainiert. Vielmehr wächst der geordnete Wissensbestand, aus dem künftige Abfragen die jeweils passenden Informationen beziehen können.
Offene Schnittstellen erhalten die Wahlfreiheit
Eine Kanzlei sollte ihren Informationsbestand auch dann sinnvoll nutzen können, wenn sie einzelne Anwendungen oder KI-Anbieter wechselt. Dafür genügt es nicht, Dokumente irgendwann gesammelt exportieren zu können. Benötigt wird ein kontrollierter Zugriff, der Aktenbeziehungen und Metadaten möglichst erhält und Informationen für einen bestimmten Arbeitsauftrag bereitstellt.
Eine REST-API schafft hierfür eine technische Grundlage. Am Beispiel der vom Anbieter beschriebenen Schnittstelle GeneseConnect wird der Ansatz deutlich: Drittprogramme und KI-Anwendungen können Daten gezielt über eine definierte Schnittstelle nutzen. Welche Informationen abrufbar sind und welche Ergebnisse zurückgeschrieben werden können, richtet sich nach den bereitgestellten Funktionen und den eingeräumten Rechten.
„Offen“ bedeutet in diesem Zusammenhang nicht öffentlich zugänglich. Die Schnittstelle muss die Zugriffsbeschränkungen der Kanzlei respektieren. Ein angebundener Dienst sollte nur diejenigen Unterlagen erhalten, die er für seine Aufgabe benötigt. Für eine einzelne Analyse ist regelmäßig kein pauschaler Zugriff auf sämtliche Mandate erforderlich.
Eine solche Architektur kann die Abhängigkeit von einzelnen KI-Produkten verringern. Sie beseitigt Anbieterbindungen jedoch nicht vollständig. Entscheidend bleiben die Dokumentation der Schnittstelle, die tatsächlich verfügbaren Daten und die Möglichkeit, diese einschließlich ihrer Beziehungen weiterzuverwenden. Auch Rückübertragung und Wechselmöglichkeiten gehören deshalb in die Bewertung einer Kanzleilösung.
Die Qualität der Kanzleisoftware wird wichtiger
Die Überlegungen der Vorlage führen für Patentanwaltskanzleien zu einer konkreten Konsequenz. Vor der Einführung weiterer KI-Funktionen sollte geprüft werden, ob Dokumente zuverlässig erschlossen, Akteninformationen konsistent gepflegt und maßgebliche Fassungen eindeutig bezeichnet sind. Ebenso muss feststehen, wie Ergebnisse geprüft und wieder in die Akte übernommen werden.
Eine gute Kanzleisoftware schafft hierfür die organisatorische und technische Grundlage. Sie stellt den Zusammenhang her, den ein Sprachmodell aus isolierten Dateien nur mit zusätzlichem Aufwand und verbleibender Unsicherheit erschließen könnte. Ihre Bedeutung nimmt deshalb mit dem Einsatz von KI zu. Je besser das IPMS die fachliche Ordnung der Kanzlei abbildet und über geeignete Schnittstellen zugänglich macht, desto gezielter lässt sich KI einsetzen.
Für die anwaltliche Arbeit zählt am Ende, ob eine Auskunft auf den richtigen Unterlagen beruht und ihre Bearbeitung nachvollzogen werden kann. Eine sorgfältig geführte elektronische Akte, ein verlässlich ausgestaltetes Archiv und kontrollierte Datenzugänge schaffen dafür die Voraussetzungen. An dieser Qualität sollte sich die KI-Strategie einer Patentanwaltskanzlei messen lassen.
Quellen und redaktionelle Grundlage
Ausgangspunkt ist der vom Auftraggeber bereitgestellte Beitrag von Martijn Aslander vom 24. Mai 2026 mit dem Titel „Wer das KI-Rennen gewinnt, ist völlig uninteressant. Denn es ist kein Rennen.“ Die Übertragung auf den patentanwaltlichen Kanzleialltag und die beschriebenen Arbeitsabläufe sind eigenständige fachliche Einordnungen.
Microsoft Learn, „Struktur eines WordprocessingML-Dokuments“, zur XML-Struktur von DOCX-Dateien: https://learn.microsoft.com/de-de/office/open-xml/word/structure-of-a-wordprocessingml-document
Genese, Produktinformationen zu IP-Management und Gweb Workspace: https://www.genese.de/de/ und https://www.genese.de/en/gweb_workspace/
Die Angaben zu GeneseConnect als REST-API beruhen auf den für diesen Artikel bereitgestellten Herstellerangaben. Die Ausführungen zur revisionssicheren Archivierung beschreiben Anforderungen an die Gesamtlösung und enthalten keine Aussage über eine Zertifizierung eines bestimmten Produkts. Stand der redaktionellen Prüfung ist der 8. Oktober 2026.
