E-Rechnung: Neue Vorgaben für Unternehmen

(openPR) Köln, 16. Oktober 2026. Seit dem 1. Januar 2025 müssen viele Umsätze zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmern mit einer strukturierten elektronischen Rechnung abgerechnet werden. MTR Legal Rechtsanwälte weist darauf hin, dass neben den Übergangsfristen vor allem die Vorgaben des Bundesministeriums der Finanzen für die praktische Umsetzung maßgeblich sind.

Die Pflicht zur E-Rechnung beruht auf dem Wachstumschancengesetz und betrifft steuerbare Umsätze zwischen inländischen Unternehmern, soweit diese nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG umsatzsteuerfrei sind. Die Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt, empfangen und aufbewahrt werden. Maßgeblich ist die Normenreihe EN 16931, sodass etwa reine XML-Dateien oder hybride Formate wie ZUGFeRD in zulässiger Ausgestaltung in Betracht kommen. Reine PDF-Dateien, Telefax-Rechnungen und Papierrechnungen gelten dagegen als sonstige Rechnungen.

Übergangsfristen und Empfangspflicht seit 2025

Für die Ausstellung und Übermittlung sonstiger Rechnungen gilt grundsätzlich eine Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2026. Unternehmen, deren Umsatz im Jahr 2026 nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, können nach § 27 Abs. 38 UStG unter bestimmten Voraussetzungen bis zum 31. Dezember 2027 weiter sonstige Rechnungen verwenden. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro nach § 33 UStDV und Fahrausweise nach § 34 UStDV bleiben ebenfalls von besonderen Erleichterungen erfasst. Kleinunternehmer müssen für ihre Leistungen keine E-Rechnungen ausstellen.

Unabhängig von diesen Erleichterungen müssen jedoch alle Unternehmer seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und elektronisch archivieren können. Das gilt auch für Kleinunternehmer sowie für Unternehmer, die ausschließlich Umsätze ausführen, die den Vorsteuerabzug ausschließen, etwa bei ausschließlich steuerfreier Wohnraumvermietung oder heilkundlicher Tätigkeit. Eine Zustimmung des Rechnungsempfängers ist für den Empfang einer E-Rechnung nicht erforderlich. Das Wahlrecht zur Ausstellung einer E-Rechnung liegt während der Übergangsphase beim Rechnungsaussteller.

BMF konkretisiert Anforderungen an E-Rechnungen

Das Bundesministerium der Finanzen hat die Einführung der obligatorischen E-Rechnung bereits in mehreren Schreiben begleitet. Nach den veröffentlichten Angaben enthält das dritte amtliche Schreiben vom 15. Oktober 2026 ergänzende Regelungen und fasst zugleich Inhalte aus zuvor nicht amtlich veröffentlichten Verbandsschreiben zusammen. Teilweise bleibt die Finanzverwaltung dabei hinter einzelnen Aussagen aus diesen Verbandsschreiben zurück. Für Unternehmen ist daher entscheidend, sich an den amtlich veröffentlichten Vorgaben zu orientieren.

Die formalen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG bleiben bestehen und müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein. In besonderen Fällen kommen Angaben nach § 14a UStG hinzu. Die Finanzverwaltung verlangt, dass die Angaben im strukturierten Datensatz eine Prüfung der abgerechneten Leistung und ihrer umsatzsteuerlichen Behandlung ermöglichen. Eine bloße Bezugnahme auf Verträge, unstrukturierte Anlagen oder externe Unterlagen reicht hierfür nicht aus.

• Anzahlungen und Endrechnungen: Bereits gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer aus Anzahlungs-, Vorauszahlungs- oder Abschlagsrechnungen darf in der Endrechnung nicht erneut ausgewiesen werden.
• Bauleistungen: Bis zum 30. Juni 2030 wird es derzeit nicht beanstandet, wenn im strukturierten Teil nur Gewerke mit Summen erscheinen und eine eingebettete menschenlesbare Anlage die Details enthält.
• Rabatte und Skonti: Ein allgemeiner Hinweis auf eine schriftliche Entgeltminderungsvereinbarung kann genügen, wenn die Unterlagen kurzfristig vorgelegt und eindeutig geprüft werden können.
• Bruttopreisrechnungen: Für bestimmte bis zum 31. Dezember 2027 ausgestellte Rechnungen auf Basis von Bruttopreisen gelten Nichtbeanstandungsregelungen.

Folgen für Rechnungsaussteller und Empfänger

Die neuen Vorgaben betreffen nicht nur die Rechnungsstellung, sondern auch interne Abläufe, Archivierung und Datenqualität. Rechnungsempfänger müssen sicherstellen, dass eingehende E-Rechnungen im strukturierten Format empfangen und ordnungsgemäß elektronisch aufbewahrt werden können. Rechnungsaussteller sollten prüfen, ob ihre Formate alle erforderlichen Angaben im strukturierten Teil enthalten. Zusätzliche elektronische Meldepflichten gegenüber der Finanzverwaltung bestehen derzeit noch nicht; sie sollen zum 1. Juli 2030 eingeführt werden.

„Die E-Rechnung ist für Unternehmen nicht nur eine technische Umstellung, sondern wirkt sich unmittelbar auf Umsatzsteuerprozesse und Nachweispflichten aus“, sagt Rechtsanwalt Michael Rainer von MTR Legal Rechtsanwälte. „Wer Rechnungsdaten, Vertragsprozesse und Archivierung frühzeitig aufeinander abstimmt, kann spätere Korrekturen und Unsicherheiten beim Vorsteuerabzug reduzieren.“

Betroffene Unternehmen sollten ihre Rechnungsformate, Zuständigkeiten und Aufbewahrungsprozesse anhand der gesetzlichen Vorgaben und der BMF-Schreiben überprüfen. Dabei sind insbesondere gemischte Kundenstrukturen, Dauerschuldverhältnisse, Bauleistungen sowie Entgeltminderungen in den Blick zu nehmen. Für Massengeschäfte mit Dauerschuldverhältnissen stellt die Finanzverwaltung klar, dass eine Klärung der Unternehmereigenschaft zu Beginn des Vertrags oder bei Vertragsänderung genügen kann. Wiederholte Nachfragen während der Vertragslaufzeit sind danach nicht erforderlich.

Weitere Informationen: https://www.mtrlegal.com/e-rechnung-seit-2025-pflichten-und-bmf-regelungen/