(openPR) Die E-Rechnung wird für Unternehmen zunehmend vom Empfangs- zum Umsetzungsprojekt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich elektronische Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen: Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller noch sonstige Rechnungen verwenden; bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro gilt dies unter bestimmten Voraussetzungen noch bis Ende 2027. Damit rücken Formatwahl, Validierung und technische Integration verstärkt in den Mittelpunkt.
Dabei geht es nicht nur um die Entscheidung zwischen XRechnung und ZUGFeRD. Entscheidend ist, ob Rechnungsdaten strukturiert verarbeitet werden können, zum eingesetzten Enterprise-Resource-Planning-System (ERP-System) passen und die Prozesse von Rechnungswesen, Einkauf und IT unterstützen. Auch der Übertragungsweg – beispielsweise über das Peppol-Netzwerk – muss zur vorhandenen Systemlandschaft passen.
XRechnung und ZUGFeRD erfüllen unterschiedliche praktische Anforderungen
Eine E-Rechnung muss grundsätzlich in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die in Deutschland verbreiteten Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL – erfüllen nach Angaben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Anforderungen.
XRechnung basiert auf strukturierten XML-Daten und enthält keine zusätzliche PDF-Darstellung. ZUGFeRD kombiniert dagegen in den maßgeblichen Profilen eine PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Bei hybriden E-Rechnungen ist seit Einführung der neuen umsatzsteuerlichen Regelungen der strukturierte Datenteil maßgebend, wenn er von der bildlichen Darstellung abweicht.
Peppol ist dagegen kein Rechnungsformat, sondern eine Infrastruktur für den standardisierten elektronischen Dokumentenaustausch. Die Entscheidung über Format und Übertragungsweg sollte deshalb getrennt betrachtet und anschließend technisch aufeinander abgestimmt werden.
Was Unternehmen bei der Formatwahl prüfen sollten
Für einen belastbaren E-Rechnungsprozess sind mehrere Punkte gemeinsam zu betrachten:
- Das gewählte E-Rechnungsformat muss die erforderlichen strukturierten Rechnungsdaten vollständig und maschinell verarbeitbar abbilden.
- ERP-Systeme und Schnittstellen müssen XRechnung, ZUGFeRD oder weitere zulässige Formate zuverlässig erzeugen, einlesen und weiterverarbeiten können.
- Validierungsprozesse sollten technische Formatfehler sowie Verstöße gegen Geschäftsregeln frühzeitig erkennen.
- Anforderungen von Kunden, Lieferanten und öffentlichen Auftraggebern müssen bei Format und Übertragungsweg berücksichtigt werden.
- Bei der Archivierung ist zumindest der strukturierte Teil einer E-Rechnung in seiner ursprünglichen Form unversehrt aufzubewahren; bei hybriden Rechnungen kann der bildliche Teil zusätzlich aufbewahrungspflichtig sein, wenn er steuerlich relevante zusätzliche oder abweichende Informationen enthält.
Wer Formatentscheidungen ausschließlich als IT-Thema behandelt, riskiert Medienbrüche und unnötige Nacharbeiten. Rechnungswesen, Einkauf und IT benötigen deshalb abgestimmte Regeln für Eingang, Prüfung, Verarbeitung und Archivierung.
Seminar verbindet Format, Validierung und Systemintegration
Das Online-Seminar „E-Rechnung Praxis-Update: BMF-Vorgaben und Validierung“ der Akademie Heidelberg greift diese Schnittstellenfragen auf. Behandelt werden die Unterschiede und Einsatzbereiche von XRechnung und ZUGFeRD, die Einordnung von Peppol und weiteren Austauschstandards sowie die Integration von E-Rechnungsprozessen in ERP-Systeme und Schnittstellen.
Weitere Schwerpunkte sind die technische Validierung, die Bewertung von Format-, Geschäftsregel- und Inhaltsfehlern sowie die GoBD-konforme Archivierung. Damit verbindet das Seminar steuerliche Anforderungen mit den betrieblichen Fragen, die bei der technischen Umsetzung entstehen.
Es richtet sich an Fach- und Führungskräfte aus Rechnungswesen, Finanz- und Anlagenbuchhaltung, Controlling, Einkauf, IT und Organisation. Angesprochen sind außerdem Steuerberater, Wirtschaftsprüfer sowie Projektverantwortliche für die Digitalisierung von Finanzprozessen.
Praxiswissen zur Umsetzung der E-Rechnung
Referent ist Dipl.-Kfm. Jochen Treuz, Experte für Digitalisierung im Rechnungswesen aus Weinheim. Seit 2015 begleitet er Unternehmen bei der Integration elektronischer Rechnungsprozesse in ERP-Systeme und bei der praktischen Umsetzung gesetzlicher Anforderungen.
Das Online-Seminar „E-Rechnung Praxis-Update: BMF-Vorgaben und Validierung“ findet am 23. Oktober 2026 von 10:00 bis 12:00 Uhr statt. Referent ist Dipl.-Kfm. Jochen Treuz. Weitere Informationen stellt die Akademie Heidelberg auf ihrer Website bereit: https://www.akademie-heidelberg.de/seminar/e-rechnung-praxis-update-bmf-vorgaben-und-validierung
