(openPR) Mit der Einführung der elektronischen Rechnung beschäftigen sich derzeit viele Unternehmen mit neuen Formaten wie XRechnung, ZUGFeRD oder Peppol. In diesem Zusammenhang taucht immer wieder ein Begriff auf: der Validator.
Validatoren sind Software-Werkzeuge, die elektronische Rechnungen technisch prüfen. Sie vergleichen den strukturierten Rechnungsdatensatz – meist eine XML-Datei – mit den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 sowie mit den technischen Geschäftsregeln der jeweiligen Rechnungsformate.
Steuerrechtlich ist der Einsatz solcher Werkzeuge derzeit nicht vorgeschrieben. In der Praxis zeigt sich jedoch schnell: Ohne Validierung entstehen neue Risiken im Rechnungsprozess.
Warum Validatoren nur empfohlen werden
Das Bundesministerium der Finanzen stellt in seinen aktuellen FAQ klar: Eine Validierung ist keine Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung einer Rechnung. Sie wird jedoch empfohlen, weil sie helfen kann, Fehler frühzeitig zu erkennen.
Der Hintergrund ist einfach: Der Gesetzgeber kann Anforderungen an Rechnungen definieren, aber keine konkrete Softwarelösung vorschreiben.
Damit entsteht ein scheinbarer Widerspruch:
- Validatoren sind nicht gesetzlich verpflichtend
- gleichzeitig sind sie in der Praxis nahezu unverzichtbar
Der Grund dafür liegt im Ablauf elektronischer Rechnungsprozesse.
Was Validatoren konkret prüfen
Validatoren kontrollieren vor allem zwei technische Ebenen einer E-Rechnung.
Formatprüfung
Hier wird überprüft, ob der strukturierte Datensatz korrekt aufgebaut ist. Beispiele für Fehler sind:
- ungültige XML-Struktur
- falsches Formatprofil
- technische Syntaxfehler.
Geschäftsregeln
Geschäftsregeln prüfen logische Zusammenhänge innerhalb der Rechnung. Typische Beispiele sind:
- fehlende Pflichtfelder
- ein Steuerbetrag, der rechnerisch nicht zum Nettobetrag passt
- widersprüchliche Angaben zu Steuersätzen.
Solche Fehler werden von vielen Validatoren als kritische Fehler erkannt und können dazu führen, dass eine Rechnung zurückgewiesen wird.
Eine dritte Fehlerart sind Inhaltsfehler, etwa ein falscher Steuersatz oder eine unzureichende Leistungsbeschreibung. Diese können auch bei technisch korrekten Rechnungen auftreten und müssen weiterhin im Rahmen der fachlichen Rechnungsprüfung erkannt werden.
Konsequenzen fehlerhafter Rechnungen
Eine vom Empfänger als fehlerhaft erkannte E-Rechnung führt in der Praxis meist zu zwei Reaktionen:
- Die Rechnung wird zurückgewiesen, oder
- der Empfänger stellt Rückfragen an den Rechnungsaussteller.
Beides hat unmittelbare Auswirkungen auf den Zahlungsprozess. Eine zurückgewiesene oder unklare Rechnung wird in der Regel nicht bezahlt, bis der Fehler geklärt oder eine korrigierte Rechnung vorliegt.
Hinzu kommt ein steuerlicher Aspekt: Eine fehlerhafte Rechnung berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Es wird sich daher in der Praxis zeigen, ob Empfänger fehlerhafte Rechnungen zunächst gar nicht bezahlen oder ihre Zahlung zumindest um die enthaltene Vorsteuer kürzen.
Damit kann ein technischer Fehler direkt zu Zahlungsverzögerungen führen – mit entsprechenden Auswirkungen auf die Liquidität.
Wo Validatoren in der Praxis eingesetzt werden sollten
Viele Unternehmen setzen Validatoren deshalb inzwischen an mehreren Stellen ein.
Beim Rechnungsaussteller
Eine Prüfung vor dem Versand hilft, technische Fehler bei der eigenen Rechnungsstellung frühzeitig zu erkennen. Ziel ist es, Rückläufer zu vermeiden und den Geldeingang zu sichern.
Beim Rechnungsempfänger
Auch beim Eingang einer Rechnung sollte eine Validierung erfolgen, um die spätere Anerkennung des Vorsteuerabzugs nicht zu gefährden.
Im Peppol-Netzwerk
Besonders deutlich wird die Rolle der Validierung beim Austausch über Peppol. Dort werden Rechnungen automatisch geprüft, bevor sie weitergeleitet werden. Technische Fehler können bereits im Netzwerk erkannt werden.
Damit entsteht ein zusätzliches Sicherheitsnetz für alle Beteiligten.
Problem: Unterschiedliche Validatoren – unterschiedliche Ergebnisse
Ein weiterer Punkt wird in Projekten häufig unterschätzt: Validator ist nicht gleich Validator.
Nicht alle Werkzeuge prüfen Rechnungen exakt gleich. Gründe dafür sind zum Beispiel:
- unterschiedliche Implementierungen der Prüfregeln
- unterschiedliche Aktualität der verwendeten Standards
- Unterstützung nur bestimmter Rechnungsformate.
Ein Validator kann beispielsweise XRechnung mit der Syntax UBL prüfen, aber nicht die Syntax CII. Andere Systeme können zusätzlich ZUGFeRD in verschiedenen Profilen prüfen.
In der Praxis kann es deshalb vorkommen, dass eine Rechnung
- bei einem Validator als korrekt gilt,
- bei einem anderen jedoch als fehlerhaft erkannt wird.
Gerade beim Austausch zwischen unterschiedlichen Systemen führt das gelegentlich zu Rückfragen oder Ablehnungen. Daher sollten Format- und Validierungsfragen mit Geschäftspartnern frühzeitig abgestimmt und möglichst auch getestet werden.
Zusammenarbeit von Rechnungswesen und IT
Die Einführung der E-Rechnung zeigt deutlich, dass technische und fachliche Aufgaben enger zusammenrücken.
Die IT-Abteilung ist meist für Themen wie Schnittstellen, Datenformate oder Validatoren verantwortlich. Das Rechnungswesen prüft weiterhin die steuerlichen Pflichtangaben und die wirtschaftliche Plausibilität der Rechnung.
Nur wenn beide Bereiche zusammenarbeiten, lassen sich stabile Prozesse für elektronische Rechnungen aufbauen.
Fazit
Validatoren sind zwar kein gesetzlich vorgeschriebenes Instrument. In der Praxis spielen sie jedoch eine zentrale Rolle für stabile Rechnungsprozesse.
Elektronische Rechnungen werden aus den beschriebenen Gründen künftig häufig automatisch geprüft. Werden dabei Fehler erkannt, kann dies unmittelbar zu Rückfragen, Ablehnungen oder Verzögerungen im Zahlungsprozess führen.
Unternehmen sollten daher ihre Prozesse so gestalten, dass Rechnungen bereits vor dem Versand bzw. nach dem Empfang technisch geprüft und anschließend auch fachlich kontrolliert werden.
Seminarhinweis
Diese praktischen Fragen stehen auch im Mittelpunkt eines ganztägigen Online-Seminars zur E-Rechnung am 4. Mai 2026, das über mehrere Industrie- und Handelskammern angeboten wird. Das Seminar richtet sich an Mitarbeiter aus Rechnungswesen, IT und Geschäftsführung, die sich mit der Einführung und Weiterentwicklung elektronischer Rechnungsprozesse beschäftigen.
Infos zum Seminartermin: https://www.treuz.de/seminar-elektronische-rechnungsabwicklung-mit-zugferd-und-xrechnung-ihk/
FAQs des BMF (23.03.2026): https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
Hinweis: Jochen Treuz steht Redaktionen gerne für Interviews und Gastbeiträge zur Verfügung.
