Zwischen Datenschutz und Sicherheitsinteresse

Wie deutsche Unternehmen Background Checks durchführen können, ohne amerikanische Screening-Kultur zu übernehmen.

(openPR) Je stärker Background Checks als Sicherheitsinstrument wahrgenommen werden, desto grösser wird die Versuchung, möglichst umfassend zu prüfen. Validato, Anbieter für Background-Checks und Human Risk Management mit Sitz in Zürich, warnt jedoch davor, US-amerikanische Screening-Praktiken unreflektiert zu übernehmen und verweist auf ein reales Beispiel aus der deutschen Rechtsprechung, das die Grenzen aufzeigt.

Das US-Modell: breit statt gezielt

Im US-amerikanischen Screening-Markt sind laut Validato vergleichsweise breite, wenig differenzierte Prüfungen verbreitet, die sich stärker am maximal Möglichen als am für eine Position Erforderlichen orientieren. In der Praxis führt das laut Validato häufig zu deutlich mehr erhobenen Daten, als für die eigentliche Personalentscheidung erforderlich wären. Ein solches Vorgehen lässt sich im europäischen Rechtsrahmen kaum eins zu eins übertragen.

Ein deutsches Urteil als Warnsignal

Das Landesarbeitsgericht Düsseldorf sprach mit Urteil vom 10. April 2024 (Az. 12 Sa 1007/23) einem Bewerber 1.000 Euro Schadensersatz nach Art. 82 DSGVO zu, weil eine Universität ihn ohne vorherige Information im Internet überprüft hatte. Das Gericht stellte klar, dass Betroffene vor einer Prüfung konkret informiert werden müssen. Der Fall zeigt laut Validato exemplarisch, dass selbst eine oberflächliche Internetrecherche rechtlich denselben Anforderungen unterliegen kann wie ein strukturierter Background Check. Unternehmen, die sich allein auf eine informelle Prüfung verlassen, unterschätzen damit häufig ihr rechtliches Risiko.

Verhältnismässigkeit als deutsches Leitprinzip

Anders als ein pauschales US-Screening muss eine Datenverarbeitung im Rahmen eines Background Checks in Deutschland nach DSGVO für den verfolgten Zweck geeignet, erforderlich und angemessen sein, nicht lediglich technisch möglich. Das bedeutet konkret, dass eine Prüfung nicht automatisch alle verfügbaren Informationsquellen ausschöpfen darf, nur weil dies technisch möglich wäre. Validato richtet die eigene Modulauswahl deshalb konsequent am tatsächlichen Zweck der jeweiligen Position aus.

Transparenz statt heimlicher Prüfung

Nach Einschätzung von Validato ist die vorherige, dokumentierte Information der betroffenen Person kein bürokratischer Mehraufwand, sondern Voraussetzung für eine rechtssichere Prüfung, unabhängig vom Ergebnis der Recherche. Nach Erfahrung von Validato akzeptieren die meisten Bewerbenden eine transparent kommunizierte Prüfung, solange sie nachvollziehen können, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden. Probleme entstehen vor allem dann, wenn eine Prüfung erst nachträglich bekannt wird oder ihr Umfang unklar bleibt.

Dokumentation schützt beide Seiten

Eine schriftliche Begründung, warum welches Prüfmodul für welche Position eingesetzt wird, schützt Unternehmen im Streitfall und macht den Prozess für Bewerbende nachvollziehbar – ein zentraler Unterschied zu pauschalen Vollchecks. Nach Erfahrung von Validato lassen sich auf diese Weise auch Rückfragen von Aufsichtsbehörden deutlich schneller beantworten, weil die Begründung für jede einzelne Prüfung bereits vor Beginn des Screenings schriftlich vorliegt und nicht nachträglich rekonstruiert werden muss. Für Bewerbende schafft dieselbe Dokumentation Klarheit darüber, welche Informationen über sie erhoben werden und warum. Validato sieht darin einen Vertrauensvorteil, der sich positiv auf die Wahrnehmung des gesamten Bewerbungsprozesses auswirken kann.

Validato: europäischer Ansatz statt US-Modell

Validato hat die Informationspflicht und die Verhältnismässigkeitsprüfung fest in die eigene Screening-Plattform integriert. „Sicherheit und Datenschutz schliessen sich nicht aus – aber nur, wenn man sich bewusst gegen das amerikanische Alles-prüfen-Modell entscheidet", so Reto Marti - Managing Partner von Validato. Die Plattform erinnert Unternehmen automatisch daran, Kandidatinnen und Kandidaten vor Beginn eines Checks zu informieren, und dokumentiert diesen Schritt nachvollziehbar. Damit lässt sich laut Validato ein zentrales Risiko aus dem Düsseldorfer Urteil von vornherein vermeiden.