Warum Mitarbeiterüberprüfungen längst nicht mehr nur bei Banken, Konzernen und Behörden zum Einsatz kommen.
(openPR) Strukturierte Background Checks galten in Deutschland lange als Instrument für Banken, Grosskonzerne und Behörden. Nach Beobachtung von Validato, Anbieter für Background-Checks und Human Risk Management mit Sitz in Zürich, fragen inzwischen auch mittelständische Industrie- und IT-Unternehmen zunehmend danach – häufig ausgelöst durch eigene Sicherheitsvorfälle, Anforderungen von Kunden und Versicherern oder den Ausbau von IT-Sicherheitskonzepten im Zuge der NIS2-Richtlinie.
Warum Background Checks lange dem Mittelstand fehlten
Aufwand, Kosten und fehlende interne Compliance-Strukturen galten laut Validato als Hauptgründe, warum kleinere und mittlere Unternehmen auf strukturierte Prüfungen verzichteten – anders als regulierte Grossunternehmen mit eigenen Sicherheitsabteilungen. Häufig fehlte es schlicht an einer Person oder Abteilung, die für die Auswahl und Durchführung geeigneter Prüfungen zuständig war. Screening-Anbieter richteten ihre Angebote laut Validato zudem lange primär an grosse, regulierte Organisationen mit entsprechenden Budgets aus.
Neue Treiber für den Mittelstand
Mit steigenden Fallzahlen von Spionage und Sabotage laut Bitkom-Studie „Wirtschaftsschutz 2025" sowie wachsenden Anforderungen aus Lieferketten und der NIS2-Richtlinie sehen laut Validato auch mittelständische Unternehmen zunehmend Handlungsbedarf. Hinzu kommt laut Validato der wachsende Druck aus Lieferketten: Grössere Auftraggeber verlangen von ihren mittelständischen Zulieferern zunehmend Nachweise über deren Sicherheitsmassnahmen. Auch Cyberversicherer fragen bei Vertragsabschluss inzwischen häufiger nach entsprechenden Prüfprozessen.
Kostenfrage: Pay-as-you-go statt Abo
Validato bietet Background Checks ohne Abonnementbindung an – Unternehmen buchen ausschliesslich die tatsächlich benötigten Module je Position, was den Einstieg auch für kleinere Organisationen erleichtern soll. Ein mittelständisches Unternehmen, das nur gelegentlich neue sicherheitsrelevante Positionen besetzt, zahlt auf diese Weise ausschliesslich für tatsächlich durchgeführte Prüfungen. Das unterscheidet sich laut Validato deutlich von klassischen Abomodellen, die unabhängig von der tatsächlichen Nutzung anfallen.
Kein Vollcheck für jede Position
Nach Einschätzung von Validato brauchen mittelständische Unternehmen keine pauschalen Vollchecks, sondern eine rollenbasierte Auswahl aus verfügbaren Prüfmodulen – abgestimmt auf das tatsächliche Risiko einer Position. So können auch Unternehmen ohne eigene Sicherheitsabteilung eine dokumentierte, nachvollziehbare Prüfstrategie umsetzen, die sich im Streitfall gegenüber Behörden oder in einem arbeitsgerichtlichen Verfahren belegen lässt, ohne dafür zusätzliches internes Fachpersonal aufbauen zu müssen. Ein Beispiel ist die Sachbearbeitung ohne Finanzbefugnis, für die in der Regel eine einfache Identitäts- und Ausbildungsprüfung ausreicht. Für eine Position mit Zugriff auf Kundendaten oder Zahlungssysteme wählt Validato dagegen zusätzliche Module wie Sanktionslisten-Abgleich oder eine vertiefte Referenzprüfung.
Verhältnismässigkeit bleibt zentral
Auch im Mittelstand gilt: Eine Datenverarbeitung im Rahmen eines Background Checks muss nach DSGVO für den verfolgten Zweck geeignet, erforderlich und angemessen sein – unabhängig von der Unternehmensgrösse. Diese Vorgabe gilt unabhängig davon, ob ein Unternehmen zehn oder zehntausend Mitarbeitende beschäftigt. Validato weist darauf hin, dass gerade kleinere Unternehmen ohne eigene Rechtsabteilung von einer Plattform profitieren, die diese Prüfung von vornherein in den Prozess integriert.
Validato: Einstieg ohne Grosskonzern-Infrastruktur
Validato positioniert seine Plattform explizit auch für mittelständische Industrie- und IT-Unternehmen, mit WebApp- und API-Zugang sowie Ergebnissen innerhalb weniger Minuten für die meisten Module. „Background Checks sind kein Grosskonzern-Privileg mehr – sie müssen zur Grösse und zum Risiko des Unternehmens passen", so Reto Marti - Managing Partner von Validato. Auch ohne eigene IT-Sicherheitsabteilung können Unternehmen auf diese Weise strukturierte Prüfprozesse einführen, die sich im Bedarfsfall dokumentieren lassen. Validato richtet sich damit explizit auch an Unternehmen, die bislang aus Kosten- oder Kapazitätsgründen auf Background Checks verzichtet haben.
