(openPR) Manuelle Abläufe im Travel Management verursachen versteckte Kosten jenseits des Reisebudgets — und lassen sich systematisch reduzieren
Die direkten Kosten einer Geschäftsreise sind sichtbar: Flug, Hotel, Mietwagen. Doch ein erheblicher Teil der tatsächlichen Kosten entsteht vor und nach der Reise. Manuelle Genehmigungsprozesse, zeitaufwendige Abrechnungen und fehlende Standardisierung binden Arbeitszeit, die in produktivere Aufgaben fließen könnte. Zusammen mit den direkt vermeidbaren Ausgaben verlieren Unternehmen im Mittelstand zwischen 2 und 7 Prozent ihrer gesamten Reisekosten. Ein Teil davon ist auf die Reisepreise selbst zurückzuführen, ein anderer Teil auf die internen Prozesskosten, die mit jeder Buchung, Genehmigung und Abrechnung entstehen.
In vielen Unternehmen läuft die Reiseplanung noch über E-Mail-Anfragen, manuelle Preisvergleiche und papierbasierte Freigaben. Ein Mitarbeitender recherchiert Flüge und Hotels auf verschiedenen Portalen, schickt eine E-Mail an den Vorgesetzten mit der Bitte um Genehmigung, wartet auf Antwort, bucht dann über eine Plattform, die möglicherweise nicht die günstigste Option bietet, und sammelt nach der Reise Belege, die in ein Formular übertragen werden müssen. Die Abrechnung erfolgt über Excel-Listen oder einfache Formulare, die im Finanzbereich erneut geprüft und erfasst werden müssen. Jeder dieser Schritte kostet Zeit, ist fehleranfällig und erzeugt Reibungsverluste zwischen Abteilungen.
Die Prozesskosten lassen sich konkretisieren. Eine einzelne Reisebuchung mit Genehmigung, Buchung und Abrechnung bindet je nach Komplexität zwischen 30 und 90 Minuten Arbeitszeit — verteilt auf den Reisenden selbst, die genehmigende Führungskraft, die Assistenz und die Buchhaltung. Bei 500 Geschäftsreisen pro Jahr summiert sich das auf mehrere hundert Arbeitsstunden. In einem Umfeld, in dem qualifizierte Mitarbeitende knapp sind, ist dieser Aufwand nicht zu unterschätzen.
Besonders im Mittelstand, wo personelle Ressourcen begrenzt sind, wiegen diese Prozesskosten schwer. Eine Reisebuchung, die eine Assistenzkraft 30 Minuten beschäftigt. Eine Abrechnung, die drei Tage auf Freigabe wartet. Ein Beleg, der nachgefordert werden muss, weil er unleserlich ist oder fehlt. Eine Kreditkartenabrechnung, die manuell mit Einzelbuchungen abgeglichen werden muss. Diese Vorgänge summieren sich über Hunderte von Reisen pro Jahr zu einem relevanten Aufwand, der in keiner Reisekostenauswertung auftaucht, weil er als Personalkosten verbucht wird.
Dazu kommen indirekte Kosten durch Verzögerungen. Wenn eine Buchung nicht rechtzeitig genehmigt wird, steigt der Flugpreis. Wenn Belege verloren gehen, muss der gesamte Abrechnungsprozess neu aufgerollt werden. Wenn Reiserichtlinien nicht digital hinterlegt sind, entstehen Rückfragen, die weitere Arbeitszeit binden. Die Ineffizienz einzelner Schritte potenziert sich über die gesamte Prozesskette.
Intertours setzt an genau diesem Punkt an. Durch standardisierte Buchungsprozesse, automatisierte Genehmigungsworkflows und eine durchgängige digitale Abrechnung werden Prozesskosten reduziert. Die Reiserichtlinie ist im Buchungssystem hinterlegt, sodass nur richtlinienkonforme Optionen angezeigt werden. Genehmigungen erfolgen digital und in Echtzeit. Belege werden direkt bei der Buchung zugeordnet und automatisch an die Buchhaltung weitergeleitet. Das reduziert nicht nur den Zeitaufwand, sondern auch die Fehlerquote und die Durchlaufzeit der Abrechnung.
Die persönliche Betreuung durch erfahrene Reiseberater ergänzt die Technologie dort, wo individuelle Lösungen gefragt sind. Komplexe Reiserouten, kurzfristige Umbuchungen oder Sonderwünsche lassen sich nicht vollständig automatisieren. Hier braucht es menschliche Kompetenz und direkte Erreichbarkeit. Die Kombination aus digitaler Effizienz und persönlichem Service ist der Ansatz, mit dem sich das Einsparpotenzial von 2 bis 7 Prozent der Reisekosten vollständig ausschöpfen lässt.
Effizienz im Geschäftsreisemanagement ist keine Frage des Budgets. Es ist eine Frage der Prozesse. Wer sie nicht optimiert, zahlt doppelt: einmal für die Reise und einmal für den Aufwand, sie zu organisieren. Der Mittelstand kann es sich nicht leisten, knappe Ressourcen für manuelle Routineaufgaben einzusetzen, die sich durch systematische Steuerung vermeiden lassen.
