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(openPR) Immer wieder kommt es zu folgendem Problem: Eine Flut von Aufträgen überwältigt das Büro, und ehe man sich versieht, geht der Überblick verloren. Schnell weiß man nicht mehr, ob ein Auftrag versandbereit ist, oder ob es noch Komplikationen gibt. Ohne Gegenmaßnahmen droht man leicht in einem Berg von unerledigten Aufträgen zu versinken!
Die Lösung für dieses alltägliche Problem ist überraschend einfach und greift sogar auf nicht-digitale Hilfsmittel zurück: Eine individuell gestaltete Planungstafel für anstehende Aufträge!
Nach dem Prinzip des visuellen Managements werden die standardisierten Prozessschritte der Auftragsbearbeitung in Form einer durchdachten Stecktafel direkt im Büro für alle sichtbar implementiert. Die Planungstafel unterteilt sich dabei in folgende Bearbeitungsschritte:
Auftragseingang & Klärung: Hier wird der erfasste Auftrag zur Bearbeitung abgelegt. Alle relevanten Informationen und offenen Fragen werden erfasst und geklärt.
Anfrage & Warten auf Materialien: Die Auftragsdetails sind geklärt, aber es fehlen noch Materialien. Hier werden die Aufträge abgelegt, sobald die Materialien angefragt und bereitgestellt wurden.
Versand & Rechnung: Der Auftrag ist komplett, Materialien sind vorhanden, und es geht in die Endphase. Der Versand und die anschließende Erstellung der Rechnung stehen an.
Während des Bearbeitungsprozesses bewegt sich der Auftrag als A4-Dokument von links nach rechts durch die entsprechenden Auftragsfächer, bis er schließlich abgeschlossen ist. Weitere Unklarheiten oder besondere Anmerkungen werden durch Haftnotizen oder rote Klebepunkte verdeutlicht und können so schnell geklärt werden.
Diese detaillierte und visuelle Darstellung auf der Stecktafel ermöglicht es dem gesamten Team, den Status jedes einzelnen Auftrags sofort zu erfassen und potenzielle Engpässe oder Verzögerungen auf den ersten Blick zu erkennen. Dies verbessert die Teamkommunikation und optimiert auch den Team-Workflow.
Mit dieser Lösung gibt es weder verlorene Blätter noch Missverständnisse zwischen den Mitarbeitern. Stattdessen gibt es nur eine klare und eindeutige Auftragsplanungstafel, die den Büroalltag effizienter und transparenter gestaltet.
