(openPR) Bremen - Schneller und einfacher geht es wohl nicht mehr: Die Bremion GmbH stellt auf der diesjährigen CeBIT erstmals eine Direktanbindung eines Digitalstiftes an ein Dokumenten-Management- und Archivsystem vor. Messebesucher können am Bremion-Partnerstand der windream GmbH (Halle 1, K90) erleben, wie beliebige Formulare und Vorlagen mit einem digitalen Stift, z. B. vor Ort im Außendienst oder in der Instandhaltung, ausgefüllt werden und innerhalb von wenigen Sekunden unternehmensweit digital gesucht und gefunden werden können. Als erste Lösung eines windream-Partners ist das „DMS im Stift“ bereits an das neue Workflowsystem windream BPM angebunden. Somit können mobile Mitarbeiter direkt auf jegliche Prozesse, die im windream Workflow-Designer erstellt wurden, zugreifen. Sei es die Auftragserfassung, Wartungsprotokollierung, ein ärztliches Diagnoseformular oder die Zeiterfassung – jegliche Papier-basierten Vorgänge sind nun ohne Schulungsaufwand an die digitale Ablage und weitere Systeme im Unternehmen anbindbar.
In vielen Unternehmenszentralen wird die Digitalisierung, z. B. durch Einscannen der Eingangspost, vorangetrieben oder ausgebaut. Parallel dazu sind Papier-basierte Prozesse in fast allen Branchen integraler Bestandteil des täglichen Geschäfts – Papierformulare sind einfach zu handhaben sowie schnell und günstig zu produzieren. Oftmals führt die Suche nach einer optimalen Anbindung dieser Prozesse an die digitalen IT-Systeme im Unternehmen zu keinem rundum befriedigenden Ergebnis: nicht nur eventuelle Schulungsaufwände, auch Aspekte wie die Akku-Laufzeit der Geräte, Datensicherheit bei Verlust oder störende EDV in sensiblen Kundengesprächen spielen eine wichtige Rolle. Das klassische Papierformular bietet hier nicht selten einen optimalen Kompromiss.
Mit der ersten Anbindung eines digitalen Stiftes an das Dokumenten-Management- und Archiv-System windream ist so ein Kompromiss nun nicht mehr nötig: Durch die Lösung der Bremion GmbH lassen sich die Vorteile aus klassischer Formularerfassung und direkter Digitalisierung ohne Abtippen, Scannen oder manuelles Verschlagworten reibungslos verbinden.
Die Mitarbeiter füllen ihre Formulare und Unterlagen wie gewohnt aus. Dazu verwenden sie einen speziellen Digitalstift, der in Größe und Form einem handelsüblichen Kugelschreiber ähnelt. Durch die Kombination aus einem kaum sichtbaren Hintergrund-Muster auf dem Formular und einer Miniaturkamera im Digitalstift erkennt dieser das Geschriebene. Durch die lange Akku-Laufzeit des Digitalstiftes und den eingebauten Speicher kann ein Mitarbeiter den ganzen Arbeitstag über Formulare erfassen ohne eine Verbindung zu Internet oder Computer herstellen zu müssen. Am Ende des Tages wird der Digitalstift einfach in eine Ladestation (z. B. per USB mit einem Laptop verbunden) gestellt und alle Daten werden ausgelesen.
Durch die in der Lösung enthaltene Texterkennung liegen die Formulardaten vollständig digital verarbeitbar vor. Dank der Direktanbindung an windream BPM, das neue Workflowsystem des beliebten Dokumenten-Management- und Archivsystems, lassen sich so beliebige Prozesse ohne Medienbrüche abbilden. So ist es z. B. möglich, Formulare zur Freigabe anhand von Feldinhalten zu verteilen: Vor Ort aufgenommene Bestellformulare oder Angebotsanfragen können direkt an die jeweils zuständigen Sachbearbeiter geleitet werden. Die Vielzahl der Einsatzmöglichkeiten lässt dabei kaum Wünsche offen.
Durch die Ablagemöglichkeit in windream ist die Prozessintegration komplett. Das ausgefüllte Formular wird nicht nur automatisch indexiert, es ist auch in Originalform (z. B. als TIF, PDF oder PDF/A) direkt aus windream abrufbar und über die windream-Suche unternehmensweit auffindbar.
Auf der CeBIT 2007 können Besucher des windream-Standes in Halle 1, Stand K90, den Vorgang von Stifteingabe über die Verteilung mit windream BPM bis zum Auffinden in windream selbst ausprobieren und erleben. Zusätzlich zeigt die Bremion GmbH neben weiteren Lösungen dort auch die Kombination der mobilen Digitalstifteingabe mit AboCheck, einem vor Ort einsetzbaren Prüfsystem, das es ermöglicht, Formulareingaben bereits validiert und korrigiert (z. B. bei Adresseingaben) an die nachfolgenden Prozesse zu übergeben.
