(openPR) Nov 2022 – Seit Jahren schreitet die Digitalisierung voran. Viele Unternehmen zögern noch, mehr zu tun, als PDF-Dateien online zu stellen. Der folgende Dialog spiegelt die momentane Aufbruchstimmung wieder, mehr in Richtung Digitalisierung zu tun.
Im Gespräch sind der Geschäftsführer eines mittelständischen Maschinenbauers (Martin) mit einem unserer Berater (Georg).
Martin: Warum benötigen wir eine Digitalisierungsstrategie?
Georg: Seit 500 Jahren denken und arbeiten wir mit Büchern, heute jedoch hat jeder ein digitales Lesegerät in der Tasche, über das der Großteil der Information und Kommunikation läuft. Wenn wir uns daran anpassen, bleiben wir auf der Höhe der Zeit und erfüllen wir die sich wandelnden Erwartungen der Kunden.
Martin: Was wäre denn ein Beispiel für die digitale Bereitstellung unserer Technischen Dokumentation?
Georg: Z.B. das Digitale Typenschild. Da werden auf einer Landingpage alle relevanten Informationen (Bedienungsanleitung, Konformitätserklärung, Zeichnungen, Wartungspläne,…) bereitgestellt. Diese Seite ist beispielsweise mit einem Smartphone über einen QR-Code auf dem Typenschild aufrufbar. Falls erforderlich ist der Aufruf mit einem Login gesichert. Auf dieser Seite können dann die Informationen in der jeweils optimalen Form (Video, responsive HTML, interaktive 3D-Illustrationen oder PDF-Dateien) bereitgestellt werden.
Martin: Wenn ich das umsetzen soll, dann sehe ich als Unternehmen zwei Ziele:
- Die Anwender müssen schneller und einfacher als bisher an die benötigten Informationen kommen.
- Für uns als Unternehmen müssen Kosten und Nutzen attraktiv sein.
Georg: Genau. Da kommen wir zu den Pain- und Gain-Points. Wo laufen die Prozesse im Moment nicht optimal? Welche Ziele sollen im Einzelnen erreicht werden? Die sollten wir zuerst abfragen und analysieren. Und dabei Prioritäten definieren. Am besten an einem Runden Tisch.
Martin: Warum benötigen wir einen Runden Tisch?
Georg: Mit der Digitalisierungsstrategie lösen wir nicht die Probleme einer oder zweier Abteilungen. Heute existiert eine Vielzahl an Beziehungen von Daten in verschiedenen Software-Systemen, die wir nutzen können. Die Möglichkeiten, die wir mit den Smartphones haben, erkennen wir häufig erst dann, wenn verschiedene Expertisen und Blickwinkel zusammenkommen. Wenn eine neue Lösung eingeführt werden soll, dann soll niemand vergessen oder übergangen werden, damit es hinterher nicht extrem teuer oder wenig erfolgreich wird. Deswegen der Runde Tisch, damit alle Blickwinkel berücksichtigt werden.
Martin: Wen sollten wir dann zum Runden Tisch einladen?
Georg: Alle Führungskräfte, deren Abteilungen in irgendeiner Form am Digitalisierungsprozess beteiligt sind oder sein werden. Es ist wichtig, dass jeder seine Verantwortung sieht und diese dann auch übernimmt. Die Unterstützung der Chefetage ist dabei essenziell, weil der nötige Drive im Projekt nur entsteht, wenn die Maßnahmen zur Digitalisierung von ganz „oben“ mitgetragen werden.
Martin: Was verbirgt sich hinter den Begriffen „Bereitstellung“ und „Wahrnehmung“? Haben wir das nicht auch heute schon?
Georg: Seit Jahren konzentrieren wir uns mit Systemen in Ausschreibungen und Lastenheften zu stark auf Bereitstellung, also auf Inhalte und Prozesse.
Seitdem wir das „Buch“ als Informationsgrundlage verlassen haben, seitdem wir das Smartphone oder Tablet als Alleskönner benutzen, ist es ein Erfolgsfaktor, sich viele Gedanken über Wahrnehmung, also über die Medien und deren Nutzung zu machen. Schon deshalb, weil es heute über 200 Varianten an Displaygrößen und Betriebssystemen gibt. Aber auch, weil es unterschiedliche Informationsbedürfnisse der Anwender in unterschiedlichen Nutzungssituationen gibt, die wir beachten und umsetzen sollten.
Martin: Verstanden – wir haben einen kompletten Wandel an Anforderungen und da passt nicht einfach ein fertiges System darauf, sondern man muss die Topics erst definieren, die wir als Unternehmen für den Anwender von Morgen haben wollen.
Georg: Richtig! Wenn das verstanden ist, können wir loslegen. Wir führen und moderieren die Gespräche, holen die benötigten Partner ins Boot und arbeiten zusammen, um die bestmögliche Lösung einzurichten und die Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen.
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Wir haben einen Dialog nachgezeichnet, wie er sich ständig zuträgt, nur meistens endet der Dialog in der IT-Abteilung und die Digitalisierung "verschwindet" in 25 Projekten. Heute nicht mehr wirklich zielführend.
Die #Verantwortung für die zukunftsweisende Strategie liegt bei der Unternehmerin und dem Unternehmer, sie leiten mit einem externen Coach den runden Tisch, von dem aus alle Aktivitäten geplant, koordiniert und umgesetzt werden. Die IT-Abteilung, die Konstruktion, der Service, der Einkauf, der Vertrieb, die Technische Kommunikation, die Produktmanager, ... sowie die Zielgruppen, also die Anwender, für die die neue Digitalsierungstrategie gedacht ist, sie sind alle gleichwertige Teilnehmer und Gewinner dieser Strategie.
Zu kompliziert? Nein. Was zu bedenken ist, es ist auch ein Kulturwandel, denn weder einzelne Köpfe, noch externe Dienstleister oder gar Systemlieferanten bestimmen aleine das "Spiel", sondern ausschließlich der runde Tisch. Richtig, es ist mehr Gesprächsaufwand, und alle sollten teamfähig und reflexionsfähig sein, denn wir benötigen nicht mehr Technik, sondern mehr Lösungen, die #menschenzentriert sind und dem Anwender UND dem Unternehmen sofort einen Mehrwert einbringen.
