(openPR) Viele Unternehmen sind auf die gesetzlich vorgeschriebene elektronische Archivierung von Dokumenten (GDPdU*), insbesondere von E-Mails, Rechnungen, Geschäftsbriefen und Quittungen oft nicht oder nur unzureichend vorbereitet. Hinzu kommt der permanente Kostendruck, der Unternehmer zwingt, auch bei der Organisation von elektronischen Dokumenten nach professionellen und sicheren Lösungen zu suchen. Nach neusten Untersuchungen wird inzwischen fast ein Drittel der Arbeitszeit für die Suche nach den richtigen Dokumenten aufgewendet. TA Triumph-Adler, der Spezialist im Document Business, hat dies schon früh erkannt und mit „DIDO“ (Digital Document Organisation) jetzt ein modulares Konzept entwickelt, um auch die digitalen Geschäftsabläufe in Unternehmen zu optimieren.
Nürnberg, 23.02.2007 – Zeitraubende Recherchen in Bergen von Aktenordnern, die mehrfache Ablage wichtiger Dokumente durch unterschiedliche Abteilungen und langwierige interne Abstimmungsprozesse: Das sind die Probleme, die die Archivierung von Dokumenten in Papierform mit sich bringt. Doch es geht auch anders. Die TA Triumph-Adler AG, der Spezialist im Document -Business, bietet mit DIDO ein neues und einzigartiges DMS-Konzept für einen effizienten digitalen Workflow. Das modular aufgebaute System besteht aus mehreren, präzise aufeinander abgestimmten eigenen Software-Tools. Diese können sowohl als kostengünstige DMS-Einzellösungen eingesetzt als auch im Rahmen des konzerneigenen Total Output Management-Konzeptes (TOM) integriert werden, um die Effizienz beim Output und der Organisation von Dokumenten sowohl in Papier- als auch in Datenform deutlich zu steigern. Die von TA Triumph-Adler entwickelte DMS-Software verfügt zudem über Schnittstellen zu allen führenden ERP-Systemen. Das Besondere daran: Der Einsatz eines solchen Systems macht sich oft schon nach einem Jahr bezahlt.
Die Vorteile für den Anwender sind vielfältig: Statt lange im Archiv zu suchen, kann unabhängig vom Standort schnell auf relevante Geschäftsunterlagen zugegriffen werden. Denn alle Dokumente oder E-Mails werden in einer zentralen Datenbank abgelegt. Über die Suche nach Schlagwörtern sind alle zu einem Vorgang gehörenden Unterlagen leicht zu finden. So sparen die Mitarbeiter wertvolle Zeit und können sich wieder ganz auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Darüber hinaus ermöglichen die DIDO-Werkzeuge u.a. die Ablage in Verbindung mit einem Archivzeitstempel und der elektronischen Signatur und weitere digitale Workflows. Für Unternehmer ist dies besonders wichtig, da die qualifizierte Signatur als Nachweis der Authentizität des Belegausstellers dient. Ohne sie darf aus einer elektronischen Rechnung keine Vorsteuer geltend gemacht werden.
Das Unternehmen präsentiert die genannten neuen DIDO-Lösungen auch vom 15.–21.03.2007 auf dem eigenen CeBIT Messestand in Halle 1, Stand B31.
*GDPdU = Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
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