(openPR) Bielefeld/Kassel, den 24. August 2020 – Die documenta ist die weltweit bedeutendste Ausstellung für zeitgenössische Kunst. Alle fünf Jahre findet sie in Kassel statt und lockt tausende Besucher, Kunstsinnige, Künstler und Kuratoren aus aller Welt. Der Aufwand zur Planung und Finanzierung der einzelnen Projekte und Teilbereiche ist jedes Mal immens. Mit Diamant 2020 Rechnungswesen+Controlling wurde nun eine flexible und zukunftssichere Lösung gefunden, die zahlreiche Prozesse im Tagesgeschäft automatisiert und aktiv die gemeinnützigen Gesellschaft unterstützt.
Veranstaltet wird das Mammutprojekt von der documenta und Museum Fridericianum gGmbH. Eine nicht immer leichte Aufgabe, wie der neue CFO Andreas Brandenstein betont: „Im Vergleich etwa zu herkömmlichen Wirtschaftsunternehmen müssen wir als gGmbH vertrauensvoll mit einer Reihe unterschiedlichster Stakeholder zusammenarbeiten – da gibt es einerseits die international tätigen Künstler*innen, Kurator*innen und Besucher*innen, die Sponsoren und Zuschussgeber und auf der anderen Seite natürlich auch die Gesellschafter auf Stadt- und Landesebene.“
Für mehr Transparenz setzt die gGmbH seit 2020 auf Diamant Software. „Die Lösung ist sehr intuitiv aufgebaut, sodass man sich auch als Ungeübter schnell darin zurecht findet und mit wenigen Klicks sein Ziel erreicht“, betont documenta-CFO Andreas Brandenstein.
Von Vorteil ist außerdem das integrierte Rechnungseingangsmanagement (REM). „Wir hatten zuvor einen hohen manuellen Aufwand, da die Rechnungen zum größten Teil noch in Papierform von Tisch zu Tisch gingen“, erinnert sich Andreas Brandenstein. Selbst bei optimalem Verlauf habe der Freigabe – und Zahlungsprozess durchschnittlich fünf Tage gedauert. „Dank der neuen Software profitieren wir nun von einem durchgängigen Workflow, bei dem die Rechnungsfreigabe nur noch 1–2 Tage benötigt.“
Über den Remote-Zugang können die digitalen Rechnungen zudem komfortabel von unterwegs oder aus dem Homeoffice abgezeichnet werden. „Das kommt uns vor allem in der jetzigen Corona-Situation sehr zugute.“
Auch liefert die Lösung einen detailreichen Überblick über das Kosten- und Leistungsmanagement der documenta – ein Bereich, der vor allem für die Geschäftsführung relevant ist. „Diese weiß jetzt immer genau und tagesaktuell, wo wir stehen und inwieweit die einzelnen Projekte fortgeschritten sind,“ betont Andreas Brandenstein.
Projekte, Kostenstellen, Kostenarten und Kostenträger lassen sich innerhalb der Lösung völlig frei definieren. „Diamant bildet die Herausforderungen im Non-Profit-Bereich sehr gut ab. Wir können beliebig viele Projekte anlegen und dabei jeden einzelnen Budgetverlauf bis auf Rechnungsebene nachvollziehen.“
Für die optimale Prozessautomatisierung hält Diamant 2020 zudem zahlreiche Schnittstellen zu vorgelagerten Programmen bereit. „Wir haben über eine Schnittstelle unsere Electronic-Banking-Software angebunden und beide Programme funktionieren sehr gut miteinander“, erklärt Andreas Brandenstein. „Im Rahmen einer documenta-Ausstellung erhalten wir pro Tag etwa 100–200 Rechnungen, die nun mittels OCR-Erkennung nahezu automatisch an die entsprechenden Konten gebucht werden – das ist eine sehr große Erleichterung für uns im Tagesgeschäft.“
Bild: Andreas Brandenstein, Prokurist und Kaufmännischer Leiter (CFO) bei der documenta und Museum Fridericianum gGmbH: „Mit Diamant 2020 sind wir in der Lage, die Bereiche Rechnungswesen und Controlling um-fassend zu digitalisieren. Wir können sicherer planen und Eingangsrechnungen auf digitalem Weg freigeben. Wie wichtig gerade Letzteres für uns ist, merken wir vor allem jetzt in Zeiten der weltweiten Covid19-Pandemie.“
http://www.pr-x.de/fileadmin/download/pictures/Diamant-Software/andreas_brandenstein_documenta.jpg
Bild: documenta 14 in Kassel, pixabay von ek3100: Die Weltausstellung für zeitgenössische Kunst wurde bereits 1955 vom Maler und Akademieprofessor Arnold Bode ins Leben gerufen. Heute findet sie alle fünf Jahre statt. Bei der Planung und Kostenkontrolle unterstützt seit diesem Jahr die Bielefelder Rechnungswesen- und Controlling-Lösung Diamant 2020.
http://pr-x.de/fileadmin/download/pictures/Diamant-Software/documenta14_Bild_von_ek3100_pixabay.jpg
Bild: Diamant 2020 Rechnungswesen+Controlling im Einsatz bei der documenta: Besonders schätzen die Verantwortlichen die hohe Bedienerfreundlichkeit, die Abbildungsmöglichkeiten in der Kostenrechnung sowie den integrierten Rechnungseingangsworkflow.
http://www.pr-x.de/fileadmin/download/pictures/Diamant-Software/Startdashboard.jpg
