(openPR) Norderstedt/Hannover. Die Stadtwerke Hannover AG ist mit rund 2.800 Mitarbeitern eins der größten kommunalen Unternehmen des deutschen Energiemarktes. Das moderne Dienstleistungsunternehmen handelt nach ökologischen, ökonomischen und sozialen Aspekten, um einen dauerhaften Beitrag zur Entwicklung der Region Hannover zu leisten.
Unter der Marke „enercity – Positive Energie“ bietet die Stadtwerke Hannover AG Privat- und Geschäftskunden bundesweit die Versorgung mit Strom, Erdgas, Fernwärme und Trinkwasser an. Geschäftskunden können darüber hinaus Leistungen des Energiemanagements in Anspruch nehmen. Hierzu zählen die Beratung, Planung, Realisierung und der Betrieb von Energieanlagen. Die Bearbeitung der Zahlungseingänge bei der Stadtwerke Hannover AG erfolgte auf verschiedenen Wegen: Es mussten sowohl Kontoauszüge in Papierform als auch ma-schinelle Datenträger verarbeitet werden. Die Buchungen erfolgten in SAP R/3 FI und in den branchenspezifischen Buchhaltungssystemen IRD und kVASy. Die beleghaften Zahlungseingänge mussten vorselektiert und die Einnahmen auf die Zahlungseingangskonten im SAP-System gebucht werden. IRD- und kVASy-relevante Bewegungen wurden selektiert und gebucht. Des Weiteren mussten die SAP-relevanten Debitorenbewegungen gebucht, die Buchungen sonstiger Belege geklärt und die Eingänge im SAP-System auf die Verrechnungskonten verteilt werden.
Bei den maschinellen Zahlungseingängen erfolgte zum einen die Buchung der Einnahmen auf die Zahlungseingangskonten des SAP-Systems. Zum anderen wurden im Rechenzentrum Datenträger eingelesen und automatisch ins IRD-System gebucht. Kontobewegungen, die keiner Kundennummer zugewiesen werden konnten, wurden in ein Fehlerprotokoll aufgenommen. Die Bewegungen im Fehlerprotokoll mussten schließlich geklärt und in den verschiedenen Buchhaltungssystemen gebucht werden.
Das Ziel:
Die Stadtwerke Hannover AG beschloss im Rahmen der ISU-Einführung, ein System einzusetzen, das im Wesentlichen folgende wichtige Anforderungen erfüllen musste:
- Reduzierung des hohen manuellen
Buchungsaufwands
- Automatisierung der Zuordnung von täglich ca. 10.000 Buchungssätzen zu den verschiedenen IT-Systemen
- Reduzierung der Fehlerquote bei der Verarbeitung der Zahlungseingänge
- Berücksichtigung der in den verschiedenen IT-Systemen verwendeten unterschiedlichen Schnittstellen
- Individuelle Gestaltung der Verrechnungssteuerung
Die Lösung:
Die Wahl der Stadtwerke Hannover AG fiel auf das AccountBook der Global Market Touch GmbH (GMT). Schon die standardmäßig vorhandenen Funktionalitäten der Software im Bereich der automatischen Kontierung erfüllen zahlreiche Detail-anforderungen der Fachabteilungen. Damit war die Optimierung der Buchung von Zahlungseingängen gewährleistet. Ein weiterer Grund zur Entscheidung für das AccountBook war dessen Kompatibilität zu den verschiedenen ERP-Systemen. Nicht zuletzt fielen auch die Mehrplatz- und Netzfähigkeit des Systems sowie die übersichtliche Mandantenfähigkeit ins Gewicht. Darüber hinaus trug die hohe Expertise von GMT im Zahlungsmanagement dazu bei, das Norderstedter Unternehmen als Lösungspartner auszuwählen. Es überzeugte auch die Telefon-Hotline von GMT, die den Fachabteilungen bei Bedarf kompetente Unterstützung bieten kann.
Das Projekt:
Das Projekt begann mit einem Workshop bei der Stadtwerke Hannover AG. Mit den Anwendern der Fachabteilungen wurden die Abläufe zur Verarbeitung von beleghaften wie von automatischen Zahlungseingängen definiert. Mit den IT-Verantwortlichen des Energieversorgers wurden alle relevanten Fragen zu den Systemen geklärt, die in die Automatisierung der Bankbuchhaltungsvorgänge involviert sind.
Auf Basis der Ergebnisse des Workshops wurde das AccountBook an die Gegebenheiten der Stadtwerke Hannover AG angepasst und im Unternehmen implementiert.
Durch die Integration des AccountBooks in den Bearbeitungsprozess wird die Zuordnung der Eingangszahlungen durch den Abgleich der offenen Posten, durch die vom Anwender definierten Suchbedingungen bzw. durch von GMT kreierte Filter automatisch gewährleistet. Die verbleibenden offenen Posten können manuell dem jeweiligen System zugeordnet werden. Die Buchungsmappen werden nach Abschluss des gesamten Banktages den verschiedenen Systemen übergeben. Abrechnungsspezifische Zahlungsbedingungen wie Skonti, Boni und Toleranzen können korrekt zugeordnet werden, ebenso Akontozahlungen, Überträge und Zinsen.
Ein Berechtigungskonzept und individuelle Benutzereinstellungen regeln den Zugriff auf die Funktionen, die das AccountBook den Mitarbeitern mit unterschiedlichen Aufgabenbereichen bereitstellt.
Die Anwender wurden von GMT in das neue, leicht erlernbare System eingearbeitet. Durch das AccountBook erreichen die Fachabteilungen der Stadtwerke Hannover AG nun einen Automatisierungsgrad von über 90 Prozent. Die Software bietet damit eine erhebliche Arbeits- und Zeitersparnis sowie mehr Sicherheit und eine geringere Fehlerquote bei den Bankbuchungen.
Global Market Touch GmbH
Alter Kirchenweg 33-41
22844 Norderstedt
) Felix Dlugosch (
)