(openPR) Der Hochtaunuskreis stattet seit einiger Zeit sämtliche seiner Fachanwendungen mit der 2Charta eAkte aus. Realisiert werden außerdem elektronische Schriftgutverwaltung und die Einführung digitaler Workflows für die Rechnungsbearbeitung. Generalunternehmer ist die ekom21 mit ihren auf Lorenz-Orga-Software basierenden Lösungen.
Was Dokumentenmanagement und Workflow angeht, macht Horst Falkenstein niemand so leicht etwas vor. Der Leiter Information und Kommunikation des Hochtaunuskreises hat in den vergangenen 20 Jahren die Softwareprodukte verschiedenster Hersteller in seiner Verwaltung kommen und gehen sehen. Als er Ende 2017 auf einer Veranstaltung der ekom21 vorgeführt bekam, wie Lorenz Orga seine E-Akte in die ekom21-Fachanwendung LaDiVA für das Ausländerwesen integriert, war dies für ihn ein Schlüsselerlebnis. „Eine vergleichbar ausgereifte Lösung hatte ich zuvor nicht gesehen“, staunt der IT-Fachmann.
Klare Ein-Produkt-Strategie
Für die Kommunalverwaltung war dies ein Wendepunkt: Seit Frühjahr 2018 führt der Hochtaunuskreis mit Hochdruck die ekom21-Produkte ecm21, rw21 (E Akte und Workflow) sowie sv21 (Schriftgutverwaltung und Aktenplan ein) und löst damit seine bestehenden DMS- und Workflowlösungen ab. Die Kommune verfolgt damit eine klare Ein-Hersteller-Strategie, anstatt verschiedene Inselsysteme einzelner Hersteller je nach Fachverfahren einzusetzen.
Einsatzbereite Lösung für 80 % der Fachanwendungen
Für die Lösungssuite sprachen insgesamt ihre Einfachheit, Flexibilität und das Fehlen starrer Clients. Es muss nichts installiert werden, sondern das System läuft ausschließlich im Webbrowser (gehostet wird es vom Hochtaunuskreis on-premises auf eigenen Servern). Die Oberfläche im Browserzugriff ist frei gestaltbar, jeder User kann individuell Größe und Platzierung von Symbolen auswählen, bestimmte Funktionen einhängen, Such- und Anzeigefenster untereinander tauschen etc. Das IK-Team kann zudem einfach und schnell für jede(n) Anwender(in) eigene Profile einrichten. Der entscheidende Vorteil der Lorenz-Orga-Technologie für Horst Falkenstein: „Wir haben damit eine einsatzbereite Lösung für rund 80 % der bei uns eingesetzten Fachanwendungen. Aufwändige Anpassungen und Zusatzentwicklungen wie bei anderen Systemen sind nicht mehr notwendig.“
Im Juni 2018 erteilte die Kreisverwaltung der ekom21 einen Gesamtauftrag über die hausweite Lizenzierung der DMS- und Workflowlösung für insgesamt 850 Arbeitsplätze. Parallel werden seitdem eAkten für Fachverfahren in den verschiedensten Bereichen eingeführt, begonnen mit dem Umwelt- und Gewerbeamt (Fachverfahren wgs21 und migewa), KFZ- und Führerscheinwesen (kfz21, prokommunal – FSW) und der Ausländerbehörde mit dem Fachverfahren LaDiVA. Geplant ist die Integration in die Software Vollkomm im Vollstreckungswesen, die Einrichtung einer digitalen Personalakte, eAkten-Funktionalität im Jobcenter, der Jugendhilfe, im Sozialamt, eine digitale Bauakte für ProBAUG u.v.m.
Die eAkte für das LaDiVA Fachverfahren ermöglicht es den Beschäftigten im Ausländerwesen, sämtliche Dokumente, die bei der Beantragung eines Aufenthaltstitels in Papierform mitgebracht werden – Anträge, Geburtsurkunden, Arbeitgeberbescheinigungen –, vollständig digital anstatt mit unhandlichen Papierakten zu verwalten. Per Mausklick übergibt LaDiVA Daten an die Aktenlösung, welche dann eine neue digitale Akte erzeugt. In ihr werden alle Dokumente aus dem Fachverfahren sowie neu hinzukommende abgelegt – auch Papierdokumente, die in der zentralen Poststelle oder direkt an den Arbeitsplätzen in der Ausländerbehörde gescannt werden. Durch die Nutzung derselben eAkten-Lösung bei der zentralen Ausländerbehörde des Regierungspräsidiums Kassel vereinfacht sich der laufende Aktenaustausch innerhalb der Verwaltungen erheblich. „Überall, wo wir die Akte schon eingeführt haben, ist die Akzeptanz sehr gro?, berichtet Horst Falkenstein.
Digitalisierungsbüro scannt Altakten im großen Stil
Seit 1. Dezember 2018 gibt es im Hochtaunuskreis auch ein Digitalisierungsbüro für die Nacherfassung. Während die Beschäftigten in den Fachämtern die Unterlagen des laufenden Geschäftes selbst digitalisieren, geht es dort um die Altakten. Rund acht Personen sorgen dafür, dass auch Papierdokumente abgelaufener Fälle digitalisiert und ins ECM-System gebracht werden. 1,8 Mio. Seiten sind es für LaDiVA, im Jobcenter sogar knapp sieben bis acht Millionen. Auch mit der allgemeinen Schriftgutverwaltung und der Erarbeitung eines Aktenplans für die Gesamtverwaltung beschäftigt sich die IK-Abteilung bereits. Über die Schriftgutverwaltung werden Vorgänge in allen möglichen Bereichen abgebildet, für die es kein führendes Fachverfahren gibt.
Ein weiteres wichtiges Thema ist die Einrichtung eines hausweiten Rechnungsworkflows mit Integration in SAP für rd. 230 Arbeitsplätze im Haus sowie weitere an den Schulen des Hochtaunuskreises. Ab Frühjahr 2019 sollen Eingangsrechnungen im Hochtaunuskreis ausschließlich elektronisch weitergeleitet und freigegeben werden. Der 2Charta Invoice Reader wird dabei für die Klassifizierung und OCR-Erkennung der Rechnungsbelege eingesetzt. Pro Fachabteilung kümmert sich ein Teilprojektverantwortlicher um das Workflowthema.
Technisch führende Integration von Workflow und SAP
Gemeinsam mit ihrem SAP-Systemhaus hat die Kreisverwaltung das Standard-ERP-System auf ihre kommunalen Belange hin umgebaut, u.a. wird eine automatisierte Mittelreservierung abgeleitet. Über eine Online-Schnittstelle spiegelt SAP regelmäßig Kreditorenstammdaten und Sachkonten an den 2Charta FlowManager Invoice. Umgekehrt erhält das ERP von diesem Rechnungsinformationen für Prüfung und Abgleich. Ist alles in Ordnung, wird der Workflow sachlich-rechnerisch abgeschlossen. Falls nicht, wenn zum Beispiel der Kreditor noch nicht angelegt ist oder keine Mittel verfügbar sind, wird automatisch eine Mittelumschichtung über einen integrierten Workflow gestartet. Es folgen Anordnung und die Anweisung zur Buchung, welche wiederum dann automatisiert in SAP vorgenommen wird. Die Information darüber gibt SAP an den Workflow zurück, welcher abschließend in die Belegakte überführt werden kann.
Horst Falkenstein: „Was diese Verbindung zwischen ERP und Workflow angeht, sind wir zurzeit technisch führend. Andere Landkreise, die SAP nutzen, beobachten seit längerem interessiert, wie wir dabei vorgehen. Die Unterstützung durch Lorenz-Orga ist hervorragend; Schwierigkeiten im Projekt werden schnell und unkompliziert angegangen und wir haben einen direkten Draht zur Entwicklung“ – für den I+K-Leiter ein wesentlicher Grund dafür, dass es mit dem Thema DMS und Workflow im Hochtaunuskreis so schnell vorangeht.
