(openPR) Wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten oder selbst Unternehmer sind, dürften Sie vielleicht schon von den Begriffen „Papierloses Büro“ oder „Digitaler Arbeitsplatz“ gehört haben.
Doch warum wird in letzter Zeit vermehrt davon gesprochen? Ist es tatsächlich an der Zeit die Arbeitsprozesse im Unternehmen zu digitalisieren? Weshalb auch Ihr Unternehmen in Zukunft digital arbeiten sollte, haben wir Ihnen versucht zu erkören, indem wir Ihnen im Folgenden 5 Gründe auf den Weg geben, warum auch Sie anfangen sollten, digital zu arbeiten.
1. Jederzeit auf Dokumente zugreifen
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen digital arbeiten, bedeutet das im Grunde nichts anderes als dass die gesamten Dokumente nun auf einem Server gespeichert sind. Dadurch wird es Ihnen ermöglicht zu jeder Zeit auf Ihre Dokumente zugreifen zu können. Und es spielt auch keine Rolle mehr, ob Ihr Mitarbeiter diese Dokumente schon bearbeitet. Denn von nun an können Dokumente gleichzeitig an unterschiedlichen Arbeitsplätzen abgerufen werden.
2. Höherer Servicegrad
Sie möchten eine möglichst hohe Kundenzufriedenheit erlangen? Arbeiten Sie digital! Denn wenn Sie anfangen digital zu arbeiten, lassen sich alle Dokumente schnell per E-Mail weiterleiten. So können Sie Kunden und Interessenten zum Beispiel Angebote oder Rechnungen direkt zugestellt werden.
3. Aktenschränke & Regale werden nicht mehr gebraucht
Nachdem Sie all Ihre Dokumente digitalisiert haben, brauchen Sie diese nur in den wenigsten Fällen als Originaldokument noch vorliegen. So können Sie den Bestand an Akten zu großen Teilen verringern und den dadurch neu gewonnenen Platz wieder besser nutzen.
4. Vertretungsmitarbeiter können sofort weiterarbeiten
Wenn Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfallen oder im Urlaub sind, scheitert eine effiziente Übernahme der Aufgaben oft daran, dass Mitarbeiter Ihre eigenen Strukturen und Ordnungen in Arbeitsprozessen besitzen. Wenn die Dokumente und Dateien allerdings geordnet auf einem Server abgelegt wurden, kann sofort weitergearbeitet werden!
5. Bessere Qualitätskontrolle
Mit einer zentralen Ablage aller Dokument auf einem Datenserver kann jederzeit eingesehen werden, wer welches Dokument zuletzt bearbeitet hat. Dadurch kann nicht nur festgestellt werden, wie schnell, bzw. wie effizient ein Mitarbeiter arbeitet, sondern dadurch kann direkt festgestellt werden, welcher Mitarbeiter einen Fehler gemacht hat. Doch mit einer besseren Qualitätskontrolle sollen auf keinen Fall Mitarbeiter ausgespäht werden. Denn durch eine Kontrolle Ihrer Arbeitet kann Ihnen als Arbeitnehmer gezeigt werden, wo Sie effizienter Arbeiten können oder es kann Ihnen bei Schwierigkeiten in der Dokumentenverarbeitung geholfen werden.
Hoffentlich konnten wir Ihnen einen guten Einblick in die digitale Arbeitswelt geben und Sie vielleicht auch schon etwas vom digitalen Arbeiten überzeugen.
Sie möchten noch mehr zum Thema „digitales Arbeiten im Unternehmen“ wissen, dann schauen Sie doch auf unserer Webseite vorbei unter www.archivwerk.com oder sprechen Sie uns an.
