(openPR) Automatisierung selbst kleiner Backoffice–Funktionen schafft Mehrwert
Wolfsburg -In der Welt der Distribution ist Zeit Geld. Vom Großhandel wird erwartet, dass er Geschäfte schnell abwickelt und einen optimalen Service bietet. Dazu müssen Verkaufs- und Bestandsdaten ständig aktualisiert werden. Doch die manuelle Verarbeitung von Tausenden von Einzelposten aus Hunderten von eingehenden Dokumenten und die manuelle Eingabe der einzelnen Teilenummern ins System verlangsamen die Lieferkette spürbar. Eine Robotic Process Automation (RPA)-Lösung wie Roboticsourcing der Weissenberg Group kann den Workflow der gesamten Lieferkette optimieren und Produktivität und Betriebseffizienz steigern.
„Nicht nur große umsatzgenerierende Prozesse profitieren von RPA. Auch die Automatisierung kleinerer Backoffice-Funktionen wie die Dokumentenverarbeitung schafft bereits einen hohen Mehrwert. Ohne große Investitionen oder umfangreiche System-Anpassungen können Großhändler schnell kleinere RPA-Initiativen starten, um eine hohe Wirkung zu erzielen, einschließlich Kostenminimierung, Produktivitätssteigerung und maßgeschneidertem Service zur langfristigen Kundenzufriedenheit“, erklärt Milad Safar, Managing Partner der Weissenberg Group.
Daten aus eingehenden Dokumenten werden mit einer hundertprozentigen Genauigkeit extrahiert und innerhalb weniger Minuten in das ERP-System des Großhändlers überführt. Die operativen Vorteile im Backoffice äußern sich in Form von Produktivitätssteigerungen auf allen Ebenen. Zudem werden Fehler bei der Dokumentenverarbeitung vollständig eliminiert, wodurch der Großhändler Zeit und Geld spart und den Kundenservice verbessert. Schließlich wird wertvolle Arbeitszeit eingespart. Mitarbeiter können sich stärker auf die Bereitstellung von Mehrwertdiensten für Schlüsselkunden konzentrieren.
Im Zuge der manuellen Dokumentenverarbeitung wird oftmals die Gelegenheit verpasst, Kundendaten zu erfassen und auszuwerten. Jedes eingehende Dokument enthält eine Fülle wertvoller Informationen für die Verkaufs- und Supportprozesse. RPA sammelt und analysiert diese Informationen, um Muster und Kundengewohnheiten zu identifizieren. Diese können dann verwendet werden, um den Kundenservice auf die Bedürfnisse der einzelnen Kunden zuzuschneiden und die Kundenzufriedenheit zu maximieren. Selbst das in saisonalen Spitzenzeiten unvermeidlich steigende Dokumentenvolumen stellt für den Software-Roboter ebenso wenig ein Problem dar, wie die schnelle, tägliche Anpassung der Preise und Lagerbestände.
Die Roboticsourcing-Lösung der Weissenberg Group greift auf das User-Interface von Applikationen zu und erledigt einfache, sich wiederholende Abläufe wie das Kopieren von Daten aus verschiedenen Systemen, das Ausfüllen von Formularen oder das Bearbeiten einfacher regelbasierter Anfragen schnell und fehlerfrei. Die zentralen Steuerungs- und Orchestrierungskomponenten der Roboticsourcing-Lösung verfügen über alle für einen unternehmensweiten Einsatz erforderlichen Funktionen wie Monitoring, Alerting, Logging, Auditing, Scheduling sowie Rollen-/Benutzer-/Release- und Workload-Management und erlauben eine flexible Skalierbarkeit der Lösung.
Durch den Einsatz des von Weissenberg selbst entwickelten Process Recorders lassen sich im Vorfeld der Automatisierung exakte Ablaufdiagramme der zu automatisierenden Prozesse erstellen. Die gewonnenen Daten bilden nach Abschluss der Automatisierung die Grundlage für ein Process Monitoring mittels eines ebenfalls selbst entwickelten Dashboards, das eine exakte Messung der Effizienzsteigerung zulässt.
