(openPR) Fast alle Unternehmen, die stark digitalisiert sind, können von einer Robotic Process Automation (RPA) profitieren – das liegt auf der Hand. Doch was ist mit Branchen, in denen es nur einige wenige Backoffice-Prozesse gibt und der Rest noch sehr traditionell abgewickelt wird? Natürlich lohnt eine RPA-Software nicht für jeden winzigen EDV-Prozess allein, doch auch in Unternehmen mit wenigen, aber hoch skalierten digitalen Prozessen kann der Einsatz eines Software-Roboters bereits zu signifikanten Zeit- und Kostenersparnissen führen. Das gilt zum Beispiel für Lieferketten bei Großhändlern.
Jeder Prozess im Backoffice ist wichtig
Der Faktor Zeit spielt bei einem Großhändler eine bedeutende Rolle. Ständig müssen Lager, Ware und Preise an den Markt angepasst werden. Das geht aber nur dann, wenn die täglich eingehenden Informationen so schnell und umfassend wie möglich ausgewertet und verarbeitet werden können. Wenn Mitarbeiter hunderte Dokumente mit Bestands-, Einkaufs- und Verkaufsdaten manuell verarbeiten müssen, geraten sie schnell an Belastungsgrenzen und verlangsamen damit die gesamte Lieferkette. Außerdem mehren sich die Fehler, wohingegen bestimmte Informationen aus der zweiten Reihe oft nicht transportiert werden. Eine RPA-Software kann hier sofort und nachhaltig Abhilfe schaffen.
Hunderte Dokumente täglich? – Für RPA kein Problem!
Ein RPA Software Roboter wie unser b4 Virtual Client ist keine künstliche Intelligenz, sondern imitiert lediglich die Arbeit eines menschlichen Mitarbeiters innerhalb der gewohnten Arbeitsumgebung auf dem Bildschirm. Das hat den Vorteil, dass man den Roboter sehr konkret mit Arbeitsroutinen beauftragen kann, die er nach einem strengen Schema abarbeitet. Er tut also das, was sonst ein Mitarbeiter tun müsste – und bei dem dieser oft völlig unterfordert ist. Genau gesagt übernimmt der b4 Virtual Client meist die Aufgaben sehr vieler Mitarbeiter, denn die eingangs erwähnten hunderte Dokumente pro Tag sind für einen RPA Software Roboter kein Problem. Selbst zu Spitzenzeiten – etwa im Weihnachtsgeschäft oder zu saisonalen Auslastungen – versinkt der b4 Virtual Client nie in Arbeit, sondern extrahiert wichtige Informationen, tauscht Daten zwischen Datenbanken aus und verhilft zu einer reibungslos funktionierenden Lieferkette.
Fehlerfrei und schnell zu jeder Tageszeit
Ein Software Roboter hat gegenüber dem menschlichen Mitarbeiter viele Vorteile, wenn es um sich wiederholende und schematisch ablaufende Prozesse geht. Der einzelne Task ist von ihm wesentlich schneller zu bewältigen. Der Roboter braucht keine Pause, keinen Schlaf und ist nie krank. Er arbeitet immer mit der gleichen, für Menschen nicht erreichbaren Arbeitsgeschwindigkeit – auch nachts und an Feiertagen, wenn nötig. Zudem ist eine RPA-Software nahezu fehlerfrei. Das bedeutet einerseits, dass bei der Auswertung der Prozesse keine „Schusselfehler“ gemacht werden, aber auch, dass der Roboter keine eigenen alternativen Lösungen probiert, die gegebenenfalls zu einem unerwünschten Resultat führen. Sind kreative und kommunikationsintensive Lösungen nötig, braucht es nach wie vor einen gut ausgebildeten Mitarbeiter, der jedoch dank RPA nun auch die Zeit hat, sich dieser Probleme in Ruhe anzunehmen. Klug eingesetzt, ist der b4 Virtual Client nämlich nicht die oft gefürchtete Konkurrenz für den Mitarbeiter, sondern eine sinnvolle Ergänzung.
Recording, Analyse und Monitoring
Viele Dokumente von Kunden, Zulieferern und Geschäftspartnern enthalten eine Fülle von Informationen, die bei manueller Verarbeitung oft übersehen werden. Meist konzentriert man sich zum Beispiel bei einer Abrechnung auf die korrekten Summen und Zahlungseingänge, berücksichtigt aber nicht die Werte in einem weitläufigeren Kontext. Wichtige strategische Informationen gehen so verloren. Eine RPA Software kann jedoch neben dem eigentlichen Task die Daten aus Rechnungen und Lieferprotokollen benachbarten Datenbanken zur Verfügung stellen und so Informationen extrahieren, die den Kundenservice verbessern oder zu anderen Vorteilen führen. Beispielsweise können so Preisschwankungen bei Zulieferern analysiert werden, um bei künftigen Verhandlungen besser vorbereitet sein zu können.
Wir von AmdoSoft haben bereits vielen Unternehmen geholfen, einzelne Prozesse oder ganze Systeme zu optimieren und sich damit optimal im Wettbewerb zu positionieren. Unser b4 Virtual Client kann sicher auch Ihrem Unternehmen helfen. Rufen Sie uns gern an oder schreiben Sie uns eine E-Mail und wir entdecken gemeinsam Ihr Optimierungspotential.
