Bestellwesen und Rechnungsfreigabe bei SONAX

(openPR) SONAX gehört ebenso wie ihre Schwestergesellschaft Hoffmann Mineral zur Unternehmensgruppe Hoffmann und ist innerhalb dieses Firmenkonstrukts ihrerseits Muttergesellschaft der Duro-Druck GmbH. Die SONAX GmbH ist Marktführer bei Autopflegeprodukten in Deutschland und eines der international führenden Unternehmen in diesem Bereich.Das Unternehmen entwickelt und produziert am Stammsitz in Neuburg a. d. Donau.

Wenn Rechnungen zu lange durchs Haus laufen, kann das teuer werden. Mahngebühren drohen, Skontofristen verstreichen. Dass es bei SONAX nie so weit kam, ist der Sorgfalt der Buchhaltungsabteilung des Unternehmens zu verdanken. Die Kollegen/innen recherchierten jedem Rechnungsbeleg nach, der zwecks Freigabe gerade auf dem Weg durch die verschiedenen Abteilungen im Haus „flatterte“. Die Buchhaltung erstellte von ihnen zunächst Kopien, legte sie in Vorordnern ab und musste anschließend mit viel Aufwand kontrollieren, bei wem das Original gerade liegt und dass es rechtzeitig zurückkommt.

Um diese Prozesse zu verschlanken und den Aufwand bei der Rechnungsbearbeitung zu verringern, hat SONAX den elektronischen Rechnungsworkflow 2Charta FlowManager Invoice eingeführt. Über das mehrmandantenfähige System wird – neben SONAX selbst – auch die Rechnungsbearbeitung für die Schwestergesellschaft Hoffmann Mineral sowie die Tochtergesellschaft Duro-Druck GmbH abgedeckt. Bei Lorenz Orga-Systeme als Generalunternehmer erhielt SONAX alle für die neue Arbeitsweise erforderlichen Komponenten aus einer Hand: Die Klassifizierungs-Engine (Rechnungsleser), den eigentlichen Workflow sowie insbesondere das darin eingebundene Bestellwesen 2Charta FlowManager Procurement. Auch das bereits vorhandene elektronische Archivsystem hat Lorenz für SONAX in seine Lösung integriert.

FlowManager Procurement für die elektronische Beschaffung inkl. C-Teilen und MRO (Maintenance, Repair, Operations)-Gütern bindet Kataloge sowie OCI-Shops an, ermöglicht aber auch ein individuelles Bestellen. Die gesamte Prozesskette – von der Bestellung über die Rechnungsbearbeitung bis zur Buchung und Archivierung des Vorgangs – ist in einer integrierten Lösung abgebildet. Der digitale Fluss und die automatische Erinnerungen über den Workflow machen es möglich, dass angesichts einer neuen Freigabehierarchie Rechnungen heute deutlich schneller durch das Unternehmen laufen.