Durch die stetige voranschreitende Digitalisierung in der Medien- und Internetbranche fließen ständig mehr Informationen durch das Netz. Ob Marketing, Promotionaktion oder eine einfache Webpräsenz eines Unternehmens, ständig müssen aktuelle Nachrichten und Produktnews an die Kunden versendet werden. Um sich deutlich von der Konkurrenz abheben zu können, sollten Sie die Generierung dieser Nahrichten gut recherchieren und planen. Dadurch erzielen Sie nicht nur einen hohen Nutzen, Ihr Unternehmen wird sich durch einen stetigen und gut geplanten Informationsstrom im Markt etablieren. Doch wie erreicht man eine dahingehend gut strukturierte Informationsplanung? Wer soll diese Informationen sammeln und entsprechend aufbereiten? Viele Fragen, wir geben Ihnen hier die Antworten an die Hand.
Optimierter Workflow mit einem Redaktionsplan
Wenn in einem beispielhaften Unternehmen stetig neue Produkte erstellt und vertrieben werden, muss ein gutes Marketing bereits im Vorlauf den kompletten Werbe- und Verkaufsprozess abbilden können. Bei einem Internetprojekt wie einem Themenblog oder in einer Medienredaktion müssen unzählige Ideen und Vorschläge zu neuen Magazinthemen oder Blogbeiträgen in optimaler Weise kanalisiert, sortiert, aufbereitet und abgewickelt werden. Dies geht jedoch nur mit einer entsprechend strukturierten Vorgehensweise. Einfach mal so drauflos bloggen geht vielleicht auch, irgendwann bricht aber das thematische Chaos über den Blogger herein und er verliert möglicherweise den Faden.
In einer Fachredaktion eines Zeitschriftenverlages fallen täglich teilweise dutzende an Themenvorschläge an oder es muss auf aktuelle Ereignisse reagiert werden. Hier den Überblick zu behalten ist nur mit einem detaillierten und ausgefeilten Redaktionsplan möglich. Dort werden einerseits fest geplante Themen oder Sachbeiträge bereits von langer Hand vorbereitet und einsortiert, auf der anderen Seite werden sogenannte „Infoslots“ für aktuelle Ereignisse und deren Berichterstattung schlichtweg freigehalten. Wie wichtig ein Redaktionsplan ist sieht man spätestens dann, wenn mehrere Redakteure, freie Mitarbeiter und Journalisten in einer Redaktion zusammenarbeiten müssen. Ohne stringente Planung kollabiert das komplette Redaktionssystem innerhalb weniger Stunden.
Welche Formen von Redaktionsplänen gibt es?
Ein Redaktionsplan ist nicht per Se auf eine Redaktion im wörtlichen Sinne beschränkt. Vielmehr soll ein solcher Plan eine Planungshilfe für anstehende Aufgaben, deren Verteilung und Abarbeitung darstellen. Je nach Informationsdichte und Veröffentlichungsterminen kann hier ganz schnell eine riesige Timeline entstehen. Dies zeigt einmal mehr wie wichtig solch eine Zeitplanung sein kann, damit alle Beteiligten nahtlos und aufeinander abgestimmt arbeiten können. Eine feste Form eines Redaktionsplan gibt es klassischerweise nicht. Die Anforderung ist je nach Anwendung unterschiedlich und muss dementsprechend beachtet und eingearbeitet werden.
Redaktionspläne findet man in vielen Bereichen und Unternehmensstrukturen. So verfügt ein klassischer Zeitschriftenverlag über einen sehr detaillierten Redaktionsplan, in dem die Inhalte teils Wochen oder Monate im Voraus fest eingeplant sind. Vor allen Themenserien müssen von langer Hand geplant und vorbereitet werden, da hier in der Regel auch Recherchen durchgeführt und Fotostrecken vorbereitet werden müssen.
Welche Struktur sollte ein Redaktionsplan haben?
Diese Frage kann nur exemplarisch beantwortet werden. Anhand eines Beispiels möchten wir Ihnen zeigen, welche Inhalte und Arbeitspunkte grundsätzlich in einem Redaktionsplan vorhanden sein sollten und welche optional – je nach Anwendungs- und Themenbereichen – noch mit aufgenommen werden können. Sehen Sie diese Auflistung also als Basisvorlage, die nach Ihren Anforderungen dann auch ergänzt werden sollte:
- Der Arbeitstitel: Wenn Sie in Ihrer Redaktion oder Unternehmen mehrere unterschiedliche Themenbereiche bearbeiten, so sollten Sie für jeden Bereich einen eigenen Redaktionsplan erstellen und diesen optimaler Weise nach dem jeweiligen Thema benennen. Dies könnten Bezeichner wie „Garten“, „Kryptowährung“ oder „Fashion“ sein. So haben Sie die Sicherheit, bei mehreren unterschiedlichen Redaktionsthemen stets den Überblick zu bewahren.
- Das Publikationsdatum: Je nach Zeitvorgabe sollten Sie nun einen Kalender aufbauen, in dem die Publikationszeiten (täglich, wöchentlich oder monatlich) vermerkt werden können. So definieren Sie für jeden Beitrag eine Art „Deadline“, bis zu der ein Beitrag fertiggestellt oder gar veröffentlicht sein muss.
- Verschiedene Deadlines: Neben dem eigentlichen Publikationsdatum findet man in Redaktionen oftmals auch weitere Zeitangaben zu einem Beitrag. Hier können unterschiedliche Aufgabenschritte wie die Rohfassung eines Beitrags, die Korrektur, eine Überarbeitung und die Abgabe separat terminiert und festgehalten werden. Je detaillierter diese Angaben sind, umso planungsfreundlicher wird die Timeline ausfallen.
- Umfang des Beitrags: Eine der wichtigsten Angaben ist die geplante Wortanzahl für einen Beitrag. Hieraus lassen sich dann Umfang, Rechercheaufwand und Erstellungszeit direkt ableiten. Aufgrund dieser Angaben entstehen dann auch schon feste Beitragsslots in dem Redaktionsplan, die eine redaktionelle Planung erleichtern.
- Autor des Beitrags: Eine weitere nötige Angabe ist der einem Beitrag zugeordnete Mitarbeiter, Journalist, Redakteur und/oder auch externer Mitarbeiter wie beispielsweise ein Fotograf. Somit wird eine klare Zuteilung der Aufgaben erreicht und jeder Beteiligte bekommt dadurch auch einen mehr oder weniger festen Arbeitsplan an die Hand. In vielen Redaktionen wird zu jedem Beitrag oftmals auch ein „Korrektor“ mit angegeben, der für die sogenannte Schlussredaktion (Endbearbeitung/Freigabe) eines Beitrags verantwortlich ist.
- Themenbereich oder Kategorie: Wenn eine Redaktion mehrere Themenbereiche bearbeitet, ist eine Kategorisierung oftmals sinnvoll. Somit sollte jedem Beitrag auch gleich eine passende Kategorieangabe hinzugefügt werden.
- Publikationsmedium definieren: Mit dieser Angabe legen Sie den möglichen Veröffentlichungsort eines Beitrags fest. Dies kann der klassische Druck einer Zeitung oder eines Magazins sein, aber auch die neuen Medien oder soziale Kanäle definieren. Hier findet man also Angaben wie Blog, Newsletter, Facebook, Twitter oder Messenger-Apps. Damit wird auch die Arbeitsaufgabe auf mögliche eigene Unterabteilungen (Marketing, Online-Redaktion oder Social-Media-Manager) festgeschrieben.
- Keywords und Hashtags festlegen: Wenn für die Veröffentlichung beispielsweise Online-Medien verwendet werden sollen, so sollte man bereits im Vorfeld beim Roundtable- oder Redaktionsgespräch verschiedenste Keywords oder Hashtags suchen und mit in den Redaktionsplan als feste Minimalvorgaben aufnehmen. So kann sichergestellt werden, dass die Online-Redakteure bereits Arbeitsmaterial haben und die Beitrage entsprechend ausstatten können.
Fazit
Je individueller die Anforderungen in einer Redaktion sind, umso flexibler sollte der Redaktionsplan ausgestattet werden. Jedes Unternehmen oder jede Redaktion braucht einen solchen „Fahrplan“, um in der Hektik des Tagesgeschäfts nicht den Faden zu verlieren. Je größer eine Redaktion ist und umso mehr Mitarbeiter darin involviert sind, umso schwieriger wird ein perfektes Timing bei der Beitragserstellung. Dabei spielt es auch keine Rolle, ob es sich um eine rein redaktionelle Einrichtung handelt oder ein Marketingunternehmen, dass seine Kundenaufträge über einen solchen Redaktionsplan organisiert.
In reinen Marketingunternehmen, bei Bloggern oder Content-Marketern ist ein Redaktionsplan weit mehr als nur eine strukturierte Timeline. Hier werden zudem noch Kampagnenziele und Zielgruppen definiert, um ein optimales Marketing erreichen zu können. Dort gibt es dann auch noch weitere Faktoren wie KPI’s, Call-To-Actions definieren und Statistiken auswerten. Eines sollte der Redaktionsplan auf jeden Fall beinhalten; Genügend Luft und Spielraum in den Planungspunkten, um kurzfristig auf Veränderungen und Neuzugänge reagieren zu können, ohne das gesamte Redaktionstiming zu sprengen. Dies ist eine der wichtigsten Vorgaben für einen guten Redaktionsplan, der im Laufe der Zeit auch durch Anpassungen optimal auf die eigenen Anforderungen anwachsen wird.
