Das Pressefach gehört zu den kleinen, aber wichtigen Bestandteilen von Marketing- und PR-Maßnahmen auf Messen. Der Messeveranstalter oder ein entsprechendes Service-Unternehmen bietet die Fächer für die Dauer der Ausstellung an. Die Kosten dafür sind zum Teil bereits in den Standgebühren enthalten, zum Teil werden sie extra erhoben. Auf jeden Fall sollte ein Pressefach rechtzeitig reserviert werden, um seine Möglichkeiten auch tatsächlich ausschöpfen zu können.
Wozu dient das Pressefach?
Pressefächer werden üblicherweise in der Presselounge bereitgestellt, wo sich sich die berichtenden Journalisten treffen und bei der Messe akkreditieren lassen. Da dies für die Medienvertreter in der Regel der erste Ort ist, an dem sie sich informieren und orientieren, macht es Sinn, mit den Pressemappen von Beginn an präsent zu sein. Diese werden von den ausstellenden Firmen in den Fächern abgelegt, so dass sich dort jeder Journalist selbst bedienen kann. Bewährt haben sich handliche Mappenformate etwa in B4. Die Zahl bereitgestellter Pressemappen hängt sowohl von der Größe und der Bedeutung der Messe als auch des jeweiligen Unternehmens ab. Normalerweise werden 50 bis 100 Exemplare im Verlauf einer Ausstellung von den Medienvertretern mitgenommen, bei großen internationalen Messen können es auch deutlich mehr sein.
Ergänzung oder Alternative – das Online-Pressefach
Neben dem gewohnten, „analogen“ Pressefach bieten die Messeveranstalter seit einigen Jahren auch Online-Pressefächer an, über die sich Journalisten bereits im Vorfeld Informationen besorgen können. Dafür fallen meist keine Gebühren an. Hier können alle relevanten Dokumente und Fotos hochgeladen und auch direkte Links zur Webseite oder zu Landingpages angegeben werden.
Inhalt eines Pressefachs
In die Pressemappe kommen Datenblätter zum Unternehmen und zu den Produkten oder Dienstleistungen, aktuelle Pressemitteilungen und eventuell weitere Informationen. Auf dem Cover der Mappe und auch auf jeder Einlage sollte gut sichtbar die Hallen- und Standnummer des Ausstellers aufgedruckt sein, damit er schnell gefunden werden kann. Während der Messe sollte regelmäßig überprüft werden, ob das Pressefach stets ausreichend gefüllt ist. Auf internationalen Ausstellungen bietet es sich an, ein zweites Pressefach beispielsweise mit ins Englische übersetzten Informationen anzumieten.
