Ein Communication Audit (dt. Kommunikationsprüfung) ist eines der wichtigsten Dinge, die Unternehmen tun können. Jedes Unternehmen muss sicherstellen, dass die Kommunikation so effektiv wie möglich ist. Denn dies ist sehr entscheidend für den Geschäftserfolg. Aber wie führt man solch einen Communications Audit durch? Wir werden den Begriff in diesem Artikel gründlich untersuchen und definieren.
Die Definition eines Communications Audit
Communication Audit ist ein Prozess, den Unternehmen durchlaufen, um festzustellen wie gut ihre Kommunikation ist. Kommunikation beinhaltet, wie ein Unternehmen Informationen sendet und empfängt. Für jede Art von Zielgruppe auf die diese Kommunikation abzielt, muss ein Audit abgeschlossen werden. Somit kann ein Unternehmen seine Stärken und Schwächen bezüglich der Kommunikation herausfinden (sowohl extern als auch intern).
Ziele eines Communication Audit
Ein Unternehmen sollte folgende Dinge zur Kommunikation prüfen, um so einen höheren Erfolg zu erzielen:
- Wer sind die wichtigsten Zielgruppen?
- Wie effektiv wird mit den Zielgruppen kommuniziert?
- Wie viel wissen diese Zielgruppen über Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens?
- Welche Fehler wurden in der Vergangenheit bei der Kommunikation gemacht?
- Wie kann man für eine bessere Kommunikation in der Zukunft sorgen?
Der Prozess eines Communication Audit
Die Durchführung eines Communication Audit erfordert mehrere Schritte. Diese Schritte werden durchgeführt, um zu sehen wie erfolgreich die Prüfung ist.
- Herausfinden, was genau man prüft. Machen Sie eine Liste von allem, einschließlich Corporate Identity-Elemente, Logos, Schilder, Werbematerialien, Broschüren, Ihrer Website, Ihrer Berichterstattung und Ihrer erfolgreichsten PR-Taktiken.
- Welche Art von Nachricht soll verwendet werden, um diese Informationen zu sammeln und das Audit durchzuführen? Dies kann Umfragen, Fokusgruppen oder Interviews umfassen.
- Informationssammlung. Welche Fragen sollten beantwortet werden? Verwenden Sie diese Fragen, um Informationen von Kunden zu sammeln. Neben einzelnen Kunden wäre es auch sinnvoll zu wissen, wie gut die lokale Gemeinschaft über Sie als Ganzes informiert ist.
- Mit Mitarbeitern sprechen, um Feedback von ihnen zu bekommen. Befragen Sie dazu am besten nicht nur Mitarbeiter aus Ihrer Abteilung, sondern auch Mitarbeiter, die weiter unten auf der Unternehmensleiter stehen. Sie werden überrascht sein, wie viel Feedback Sie erhalten werden. Das Ziel sollte sein, dass die Firma eine einzige Stimme mit einer konsistenten Nachricht ist.
- Berichterstattung ansehen. Sie sollten alle Presseausschnitte speichern. Falls Sie dies bisher nicht getan haben, dann sollten sie alle Publikationen suchen in denen Sie sich zurzeit befinden. Anschließend ist es sehr sinnvoll einen Ordner mit Zeitungsausschnitten anzulegen. Eine gute Methode um dies zu prüfen ist Google News Alerts. Diese informieren darüber, ob Ihr Unternehmen in den Nachrichten erwähnt wird. Hierbei kann es allerdings vorkommen, dass Sie sich Druckpublikationen manuell ansehen müssen.
- Analyse basierend auf gesammelte Informationen durchführen. Dazu sollten Sie eine Liste mit Stärken und Schwächen, an denen Sie arbeiten können, erstellen. Hierbei sollten Sie alle zukünftigen Möglichkeiten für eine bessere Kommunikation mit einbeziehen.
- Plan erstellen. Mithilfe der gesammelten Daten und der Analyse können Sie nun Ihren Plan erstellen. Dieser sollte Ihre Ziele klar und deutlich erkennen lassen und in einem einheitlichen Format angelegt werden.
- Kommunikationsplan präsentieren. Sie sollten diesen mit wichtigen Personen aus Ihrem Unternehmen teilen. Es macht keinen Sinn ein Communications Audit durchzuführen und dann die Ergebnisse für sich selbst zu behalten. Präsentieren Sie Ihren neuen Kommunikationsplan Mitarbeitern in Ihrer Organisation, die in der Lage sind diesen Plan durchzusetzen. Denn nur so kann Ihre Unternehmenskommunikation kontinuierlich verbessert werden.
