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FIRMENPORTRAIT

SmartBase GmbH

KI-Sprachdokumentation für die Sozialwirtschaft



SmartBase entwickelt IDA, eine KI-Sprachdokumentationslösung für Einrichtungen der Jugendhilfe, Pflege und Eingliederungshilfe. Fachkräfte sprechen ein, IDA strukturiert automatisch. Einrichtungen mit bis zu 50 Mitarbeitenden benötigen damit allein im ersten Monat knapp 400 Stunden weniger Dokumentationsaufwand.



Das Unternehmen

SmartBase GmbH wurde 2025 im Ruhrgebiet gegründet. Die beiden Gründer kennen die Sozialwirtschaft aus unterschiedlichen Blickwinkeln, und genau das ist der Kern von IDA.

Steven Braun ist Sozialpsychologe und hat selbst in der vollstationären Arbeit gearbeitet. Er weiß, was es bedeutet, wenn Fachkräfte am Ende einer langen Schicht noch Berichte tippen. Dieses Bild hat ihn nicht losgelassen. 2025 hat er SmartBase gegründet, um es zu verändern.

Dario Santos leitet als Head of Engineering das Entwicklerteam. Er hat IDA technisch aufgebaut, vom Sprachmodell über die DSGVO-konforme Infrastruktur bis zur KI-gestützten Tourenplanung. Bevor er die erste Zeile Code für IDA geschrieben hat, ist er in Einrichtungen mitgelaufen: Jugendhilfe, Pflege, ambulant, vollstationär. Er wollte verstehen, für wen er baut.

Zusammen stehen sie für ein Unternehmen, das Software aus der Praxis heraus entwickelt.



Das Produkt: IDA

IDA steht für Intelligente Dokumentation Automatisiert. Die Lösung verbindet KI-gestützte Spracherkennung mit dem Fachvokabular der Sozialwirtschaft: SGB VIII, BTHG, SIS, SGB XI, HKP. Fachkräfte sprechen während oder nach dem Gespräch ein, IDA erstellt den strukturierten, rechtssicheren Bericht automatisch.

IDA läuft browserbasiert, ohne Installation, auf jedem Gerät. Die Einführung dauert keine zwei Wochen. Die Infrastruktur liegt auf eigenen Servern in Deutschland, DSGVO-konform, ohne Drittlandübermittlung.

Neben der Dokumentation bietet IDA KI-gestützte Tourenplanung mit Qualifikationsabgleich, pflegespezifische Abrechnung sowie Module für Schichtplanung und Stammdatenverwaltung. Durch eine intelligente Modulbauweise können individuelle Anpassungen und Erweiterungen für Kunden vorgenommen werden, ohne dass Zusatzkosten entstehen. So wird IDA auf jeden Bereich und jeden Kunden passgenau weiterentwickelt.



Kennzahlen und Fakten

Gründung: 2025

Standort: Hattingen, Ruhrgebiet

Zielgruppe: Jugendhilfe, Pflege, Eingliederungshilfe

Einführungszeit: Eine Woche bis zum laufenden System

Nachgewiesene Ersparnis: Knapp 400 Stunden Dokumentationsaufwand im ersten Monat (Einrichtungen bis 50 MA)

Infrastruktur: Eigene Server Deutschland, DSGVO-konform

Website: www.ai-smartbase.de und www.ida-smartbase.de



„Technologie ist nicht der Punkt. Menschen sind es. Wir bauen IDA, weil Fachkräfte ihre Zeit für Menschen benötigen, und nicht für Schreibtischarbeit.“

Steven Braun, Geschäftsführer SmartBase GmbH



Pressekontakt

SmartBase GmbH

Steven Braun

info@ai-smartbase.de