(openPR) Kein Projekt gedeiht im luftleeren Raum. Verschiedenste Faktoren beeinflussen den Projekterfolg – nicht alle liegen in der Hand des Projektleiters. Faktoren wie Projektkultur, Regularien, Ressourcenverfügbarkeit und viele andere Aspekte spielen eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, Projekte erfolgreich gestalten zu können. Die Studie „Ökosystem Projekt – Projektumfeldstudie (2018)“ von Prof. Dr. Ayelt Koblenz von der Hochschule Koblenz in Kooperation mit dem Projekt Magazin zeigt, welche Projektumfeldfaktoren relevant sind und wie es in den Unternehmen um diese Faktoren bestellt ist. Im Fokus stehen Erfahrungen und Einschätzungen von Projektleitern, Projektteammitgliedern, Auftraggebern, Kunden und PMO-Mitarbeitern.
Wichtige Zielsetzung der Studie war es, zu prüfen, welche Faktoren als relevant für den Projekt- „Nährboden“ bewertet werden. Hierfür bewerteten die Studienteilnehmer 60 Erfolgsfaktoren aus elf verschiedenen Kategorien. Diese Kategorien umfassen das Projektteam, interne sowie externe Experten, Berater und Dienstleister, den Auftraggeber, die Kultur und Infrastruktur, Projektmanagement-Prozesse sowie Methoden-Support, Budgetierung, Personalentwicklung und das Organizational-Change-Management.
In einer Online-Befragung unter mehr als 700 Projektleitern, Projektteammitgliedern, Auftraggebern, Kunden, PMO-Mitarbeitern ergab sich das folgende Bild bzgl. des „Ökosystem Projekt“.
Schlüsselergebnisse der Studie
• „Verbindlichkeit in Entscheidungen“ und „Verlässlichkeit“ werden höchste Relevanz für den Projekterfolg zugeschrieben.
• Das allgemeine „Engagement“ im Unternehmen wird von allen Faktoren des Projektumfelds / von allen Umfeldfaktoren des Projekts durchschnittlich am positivsten bewertet.
• Bei der „Verbindlichkeit in Entscheidungen“ gibt es die größte Diskrepanz zwischen Relevanz und Eigenbewertung in den Unternehmen.
• „Erreichung der Qualitätsanforderungen“ ist wichtiger als „Nutzenstiftung des Projektergebnisses“ als ein Projekterfolgskriterium.
• „Nutzen der Projektergebnisse“ ist für Auftraggeber deutlich wichtiger als für Gesamtfeld der Teilnehmer; jedoch noch weniger wichtig für PMO-Vertreter.
• „(Organizational) Change Management“ hat durchschnittlich den geringsten Reifegrad in den Unternehmen.
• Anwender agiler Methodiken bewerten ihren Projekterfolg deutlich besser als Vertreter des klassischen Projektmanagements.
Das PMO muss handeln, um akzeptierter und gefragter Partner innerhalb und außerhalb der Organisation zu bleiben.
Basierend auf den Studienergebnissen leitet das Studienteam daraus folgende Implikationen für das PMO ab:
• Fragen Sie Ihre Kunden Entsprechen die Leistungen des PMOs den Bedürfnissen und Wünschen?
• Prüfen Sie Ihren Fokus Greifen die Ausrichtung und Angebote des PMOs die wirklich relevanten Aspekte auf? („Harte“ und „weiche“ Faktoren, Projektteam und Auftraggeber und Umfeld. Prüfen Sie die Einbindung neutraler Perspektiven.)
• Agile Potenziale heben Prüfen Sie mögliche Potenziale agiler Methoden auf den Ebenen Organisation, Projektportfolio und Projekt.
• Teamaufstellung und –ausrichtung hinterfragen Sind Team und System schon heute auch für Change und Musteränderung versus Administration und Methodenexpertise aufgestellt?
Project Management Offices sollten diese Empfehlungen auf Basis der Erhebungsergebnisse in Betracht ziehen, um so auch künftig akzeptierte und gefragte Partner „auf Augenhöhe“ innerhalb und außerhalb der Organisation zu sein.
Zitate Prof. Komus zu den Studienergebnissen zur Publikation:
„Wie in früheren Studien bestätigt sich auch hier, dass die Anwender agiler und hybrider Methoden zufriedener mit ihren Projekten sind, als die Anwender des klassischen Projektmanagements. Unternehmen, die agile Methoden noch nicht in ihr aktives Methodenportfolio aufgenommen haben, sollten dies unbedingt in Betracht ziehen.“
„Die größten Defizite finden sich im Projektumfeld in den Kultur-Themen wie beispielsweise der Verbindlichkeit in Entscheidungen und der Entscheidungsfreudigkeit. Genauere bzw. klarere Vorgaben seitens des Auftraggebers weisen ebenfalls einen hohen Einfluss auf den (eingeschätzten) Projekterfolg aus.“
„Es zeigt sich wieder einmal, dass die klar vermittel- und überprüfbaren Faktoren, beispielsweise der korrekte Einsatz von Methoden wie Gantt-Diagramm, Projektstrukturplan etc., nur selten die Faktoren sind, die in der Praxis den Unterschied machen – vielleicht genau deshalb, weil die „harten“ Faktoren im Gegensatz zu den „weichen“ Faktoren besser zu beherrschen, eindeutig und klar zu vermitteln sowie zuverlässig zu bearbeiten sind.“
Zur Studie
Die Studie wurde in Form einer Online-Befragung im vierten Quartal 2017 von Prof. Dr. Ayelt Komus, Professor an der Hochschule Koblenz, in Kooperation mit dem Projekt Magazin durchgeführt. Insgesamt nahmen über 700 Personen an der Umfrage teil. Der Studienbericht steht auf Wunsch gerne zur Verfügung unter https://www.process-and-project.net/studien/projektumfeldstudie/ oder per E-Mail an
.Wir freuen uns über eine Berücksichtigung in Ihren Publikationen.
