Projektmethoden sind überbewertet – lesen Sie was wirklich zählt!

(openPR) Ein dynamisches Umfeld, sich ändernde Märkte, Kunden- und Wettbewerbsfaktoren, die Digitalisierung – viele Gründe führen dazu, dass Veränderungen und damit Projekte im Unternehmen immer bedeutender werden. Interne Projekte dienen der Optimierung von Prozessen und Strukturen oder auch einfach nur, um ein neues Gebäude oder eine neue Infrastruktur zu schaffen. Externe Projekte sind bei vielen Unternehmen der Inhalt des Business. In beiden Fällen ist es wichtig, effizient zu sein. Besonders gilt dies natürlich dann, wenn ein nicht unwesentlicher Anteil des Umsatzes durch Kundenprojekte realisiert wird.

Es wird unterstellt, dass kaum einer mehr Projekte „einfach so“ macht, sondern bewusst Methoden oder Herangehensweisen zum Einsatz kommen. Projekte „aus der Hüfte geschossen“ haben das Potenzial des Scheiterns schon in sich, sagt man – ob das stimmt, sehen wir später. Werfen wir aber zunächst einen Blick auf die Methoden. Hier gibt es zwei im Grundsatz differenzierte Ansätze:

- das klassische hierarchische Projektmanagement und
- die agilen Methoden

Das klassische Projektmanagement gibt das Ziel vor, Termin und Kosten sind dann danach auszurichten. Beispiel: Das Unternehmen möchte ein neues Gebäude bauen. Die Rahmenbedingungen des Gebäudes, beispielsweise die Anzahl der Büroarbeitsplätze, der Lager- oder Produktionsfläche sind gegeben. Das Projektmanagement kümmert sich darum, dass dieses Gebäude nun zum entsprechenden Termin und zu den entsprechenden Kosten entsteht. Fokus ist aber immer „das Gebäude“.

Der agile Ansatz hat auch die Projektpyramide mit den Dimensionen Zeit, Ziel(Qualität) und Kosten als Basis. Anders als im klassischen Projektmanagement werden bei den agilen Methoden aber Zeit und Kosten vordefiniert, das Ziel passt sich diesen Rahmenbedingungen an. Diese Herangehensweise ist bei einem Gebäude vielleicht nicht ganz so relevant, hat sich aber im Bereich der Softwareentwicklung und bei allen „weichen Projekten“, wie beispielsweise einer Produktentwicklung, einem Marketingprojekt, bei Change Prozessen u. ä., bewährt.

Beide Varianten haben ihre jeweiligen Vor- und Nachteile, beide Varianten haben Stärken und Schwächen, die je nach Aufgabenstellung im Projekt unterschiedlich ausgeprägt sind. Es lohnt sich daher projektspezifisch zu überlegen, ob klassische oder agile Methoden die bessere Wahl sind.

Ich habe in meinem Berufsleben hunderte Projekte beobachten können. Die meisten waren Kundenprojekte, die in unterschiedlichsten Organisationen durchgeführt wurden. Daher konnte ich auch die verschiedensten methodischen Ansätze in ganz verschiedenen Kulturen und Organisationen beobachten: Der Laissez-faire Ansatz, d.h. Projekte ohne jede Struktur, der klassische Ansatz, Projekte nach einer teilweise sehr stringenten Projektmanagementstruktur und der agile Ansatz, die modernen Methoden zum flexiblen Adaptieren des Ziels.

Meine Erkenntnis durch diese Beobachtung ist, dass keine der Methoden zwingend erfolgsversprechend ist. Andererseits konnte ich beobachten, dass auch ganz ohne Methoden erfolgreiche Projekte durchgeführt wurden.

Diese Beobachtungen habe ich systematisiert. Ich habe mit Projektbeteiligten, Projektleitern, Auftraggebern und Kunden gesprochen. Mein Ergebnis war einerseits wenig überraschend, andererseits aber abweichend vom Versprechen der Methoden: Viel wirksamer als die Auswahl und das Einsetzen der richtigen Methoden ist die Auswahl und der Einsatz des richtigen Personals!

Nichts im Projekt ist so wichtig, wie die richtigen Leute an die richtigen Stellen zu setzen. Und das beginnt schon beim Projektleiter. Die Anzahl der Zertifizierungen des Projektleiters spielen keine so große Rolle zum Erfolg des Projektes. Viel entscheidender ist, ob der Projektleiter für sein Projekt wirklich brennt. Nach meiner Beobachtung kann ein Projektleiter, der vollkommen ohne „gelernte Methoden“ arbeitet, ein Projekt erfolgreich abwickeln, wenn er wirklich davon begeistert ist. Seine Begeisterung wird er dann auch auf sein Projektteam übertragen. Wenn dieses dann auch noch richtig ausgewählt und zusammengesetzt ist, kann einem Projekterfolg kaum noch etwas im Wege stehen. Würde eine Reihenfolge über die Prioritäten erfolgreicher Projekte gebildet, würde sie so aussehen:

1. Auswahl des richtigen Projektleiters
2. Auswahl des richtigen Projektteams
3. Auswahl der richtigen Methode

Schon Augustinus sagte: „Nur wer selbst brennt, kann Feuer in anderen entfachen.“ Achten Sie bei der Auswahl Ihres Projektteams auf solche Mitarbeiter, die auch Lust haben dieses Projekt durchzuführen. Das ist bei Projektleitern natürlich besonders wichtig. Schauen Sie sich nun neben der Qualifikation den speziellen Charakter der Projektteammitglieder an. Optimalerweise haben Sie ein Team mit verschiedenen Ausprägungen zusammengestellt.

Bewährt hat sich das DISG Profil: demnach gibt es Mitarbeiter, die dominant sind, d. h. Manager-Typen (D). Weiterhin gibt es Mitarbeiter, die innovativ sind, d. h. neue Ideen (I) einbringen. Zusätzlich gibt es stetige Mitarbeiter (S), die einen Plan konsequent abarbeiten und letztendlich gewissenhafte Mitarbeiter (G), die auf die Details achten.

Zur richtigen Zuweisung ist es notwendig, neben den Anforderungen an die Projektaufgaben, auch die Fähigkeiten und Fertigkeiten der Mitarbeiter richtig einzuschätzen. Optimalerweise werden dann die passenden Aufgaben auf die entsprechenden Personen delegiert. Wird beispielsweise ein akribischer Tester gesucht, ist dafür natürlich der G-Typ am besten geeignet. Sollte dafür ein I-Typ eingeplant werden, kann von vornherein mit einer geringen Motivation gerechnet werden. Wird dagegen im Projektteam kein I-Typeingeplant, fehlen vielleicht die spritzigen Ideen, um das Projektziel zu erreichen. Natürlich braucht es auch den Manager und den Stetigen, der nach der Abarbeitung der offenen To-Dos schaut oder diese konsequent durchführt.

Zuerst benötigen demnach die Aufgaben im Projekt einer Einstufung nach DISG. Dann können die potentiellen Mitarbeiter für die Aufgaben ausgewählt werden. Die erste Frage ist natürlich, ob diese im entsprechenden Zeitraum verfügbar sind. Ist das geklärt, lässt sich das DISG Profil der Mitarbeiter und die nötige Ausbildung zum Mapping auf die Aufgabe nutzen. Die Einschätzung des Profils der Mitarbeiter kann über einen entsprechenden DISG Fragebogen erfolgen.

Mindestens in Organisationen, die viele Projekte, insbesondere Kundenprojekte, durchführen, bietet sich der Einsatz einer Software zur Ressourcenplanung und -zuordnung an. Hier kann fast automatisch geprüft werden, welche Mitarbeiter zum entsprechenden Termin Zeit haben und ob ihre Fertigkeiten und Fähigkeiten zu den Anforderungen der entsprechenden Aufgabe passen. Neben der Verfügbarkeit (Zeit) und den DISG-Inhalten (Fähigkeiten) kommen natürlich auch noch die Fertigkeiten, das „Gelernte“ dazu.

Ein so ausstaffiertes Projektteam kann kaum scheitern. Ich konnte immer wieder beobachten, wie dynamisch ein gut ausgewähltes Team agiert. Ändern sich die Aufgaben, die Rahmenbestimmungen, werden die Kosten reduziert, wird der Termin verschoben oder fällt ein Teammitglied aus– die anderen schließen die Lücken vollkommen automatisch. Ein richtig zusammengestelltes Projektteam sorgt daher für eine bessere Zielerreichung im Projekt, weniger Eskalationen und Ärger und eine hohe Motivation der Beteiligten. Was will man mehr?

Probieren Sie es aus!
Unternehmen Sie etwas.

Ihr Heiko Rössel