(openPR) Der Managed Service Provider helpIT & more im österreichischen Klagenfurt bedient als IT- und TK-Systemhaus KMUs verschiedenster Branchen. Das Unternehmen arbeitete in der Vergangenheit mit vielen Insellösungen. Mit dem Umstieg auf das ERP-System MKS Goliath.NET der MKS AG in Friedrichshafen und der ITscope GmbH aus Karlsruhe als Mandantenlieferanten für BestBuy, wurden alle Prozesse im Unternehmen transparenter und die Abläufe effizienter.
Das Kundenspektrum des Systemhauses helpIT & more GmbH umfasst nahezu alle Branchen freiberuflich tätiger Unternehmer sowie kleiner und mittelständischer Firmen. Die sieben Mitarbeiter, Techniker und Verkäufer, des österreichischen Managed Service Provider sind vor allem im Bundesland Kärnten unterwegs. Im zurückliegenden Geschäftsjahr erwirtschaftet das Unternehmen etwa 500 000 Euro. Der jährliche Umsatzzuwachs liegt bei rund zehn Prozent.
„Zu unseren etwa 800 Kunden, davon ungefähr 300 Stammkunden, gehören Steuerberater ebenso wie Speditionen, produzierendes Gewerbe oder auch eine kleine Privatklinik. Für sie sind wir Ansprechpartner für alle Bedürfnisse bei IT- und Kommunikationsthemen“, erklärt Thomas Hartmann, der zusammen mit Jürgen Jank das 2004 gegründete Unternehmen führt. Zum Leistungsportfolio des Systemhauses gehören Beratung, Installation und Wartung sowie nahezu alle Aufgabe im IT- und TK-Umfeld. Außerdem gehören dazu verschiedene Warenwirtschaftssysteme, Securitylösungen, VoIP-Telefonanlagen, Zeiterfassungssysteme, Registrierkassen und ITK-Produkte ebenso wie Druck- und Kopierlösungen. Nach der Integration des ERP-Systems MKS Goliath.NET, mit Unterstützung durch die Artikelsuch- und Preisvergleichslösung von ITscope, plant die Geschäftsführung, die MKS-Lösung auch ihren Kunden anzubieten.
Herausforderung
Die vorhandenen und regelmäßig erweiterten Systeme bei helpIT & more waren im Laufe der Zeit dem Kundenzuwachs und kontinuierlichen Ausbau des Leistungsportfolios nicht mehr gewachsen. Das Problem: Hoher Zeitaufwand durch viele, wenig produktive Insellösungen. Und: Bei einigen Produkten gab es keine Schnittstellen mehr. Folglich wurde nach einer wirtschaftlichen Lösung gesucht, um zum Beispiel Einkauf und Artikelpflege, Technikereinsatz und Zeiterfassung zu optimieren sowie den Servicebereich zu unterstützen. Außerdem sollte sie ausbaubar sein, um weitere Softwarelösungen per Schnittstellen integrieren zu können. „Als Managed Service Provider suchten wir nach einer Lösung, bei der wir unter anderem auch Tätigkeiten und Zeiten auf Verträge oder Aufträge buchen können, über eine Bankenschnittstelle zu der in Österreich üblichen Banking-Software „ELBA“ verfügen, und nicht zuletzt die Buchhaltung wieder im Haus machen können“, ergänzt Geschäftsführer Thomas Hartmann das Anforderungsprofil.
Das Systemhaus informierte sich 2016 über ERP-Lösungen verschiedener Anbieter. Doch die meisten Systeme, so Hartmann, waren entweder zu alt oder unvollständig. „Wir haben kein komplexes System vorgefunden, das alle notwendigen technischen und kaufmännischen Funktionen gleichermaßen abdeckt und über die aktuellen Standards verfügt. Bei MKS merkten wir gleich, dass die ihr Programm von der Pike auf neu programmiert hatten und damit eine vollumfängliche ERP-Lösung anbieten.“
Hartmann und Jank entschieden sich für MKS Goliath.NET. Zusätzlich entschieden sie sich für ITsope, deren Lösung speziell auch Systemhäusern die Möglichkeit bietet, einfach, übersichtlich und auf einem Blick alle Lieferanten vergleichen zu können. Zudem verfügt ITscope über anerkannt hohe Kompetenz als Entwickler von B2B-Handelsplattformen. Die Umstellung von vielen Insellösungen zu dem ganzheitlichen MKS-System war für 2016/2017 geplant. Dauer: Etwa ein Monat. Ein straffer Zeitrahmen, wie Hartmann sagt, aber aufgrund der effizienten Zusammenarbeit mit dem Friedrichshafener und dem Karlsruher Unternehmen gut zu schaffen – obwohl die helpIT einige Besonderheiten im Anforderungskatalog hatte. So die Electronic Banking Funktion. Die in Deutschland übliche und im MKS Goliath.NET integrierte Schnittstelle zu Windata funktioniert bei den meisten österreichischen Banken nicht. Dort ist die Banking-Software Elba Standard. Also entwickelten HelpIT und MKS in Zusammenarbeit mit Windata eine Lösung, mit der die Daten von Elba an Windata und von dort an Goliath.NET übergeben werden können. „Das haben MKS und Windata eloquent und schnell gelöst“, betont Hartmann zufrieden.
Eine andere Herausforderung bestand darin, Artikelsuche und Preisvergleich in BestBuy von MKS Goliath.NET auch über ITscope in den Datenbestand zu übernehmen. Bis dahin musste jeder Artikel gesondert angelegt werden, was sehr viel Zeitaufwand bedeutete. ITscope, so Hartmann, bot für das Systemhaus die ideale Suchfunktion. Ziel war es, ITscope als Metadatenlieferanten in BestBuy zu integrieren. Hartmann: „So liefere ich ITscope die Daten meiner Lieferanten, also Distributoren, und ITscope holt für mich die Preislisten bei den Lieferanten ab, inklusive der Lagerbestände und Verfügbarkeit. Zusätzlich erhalte ich die Preisentwicklung bei den Distributoren sowie Datenblätter, Bilder und Zubehördaten der Produkte sowie Marketingtexte. Diese Informationen gebe ich an Goliath.“ Außerdem sind auch die Listenpreise von Fremdanbietern, also nicht nur die der eigenen Distributoren in ITscope vorhanden. „Hat einer meiner Distributoren den Artikel nicht im Angebot, kann ich nach Rückfrage den Distributor zu meinen Lieferanten hinzufügen.“
Fazit
Trotz der Komplexität der Anforderungen war der Managed Service Provider helpIT & more in der Lage, planmäßig innerhalb eines Monats auf MKS Goliath.NET und ITscope umzustellen. Als Vorteil zeigte sich, dass das Unternehmen zuvor das System testen konnte. Die Schulung fand über die Webinare der MKS AG statt, zusätzlich gab es noch direkte Beratungen durch die jeweiligen Spezialisten. „Auch wenn wir sicherlich noch die eine oder andere Schnittstelle in Zusammenarbeit mit MKS hinzufügen werden, haben wir jetzt eine Lösung installiert, die von allen, Technikern und Beratern gleichermaßen genutzt wird.“ Als Gewinn führt Hartmann vor allem eine deutlich effizientere und komplexere Abwicklung aller anfallenden Aufgaben an. Besonders wichtig ist, dass jetzt die Buchhaltung im Haus erfolgt. Gerade kleinere Unternehmen benötigen jederzeit Einblick und Zugriff auf alle Auftrags- und Abwicklungsprozesse. „Wir wissen und zeichnen jetzt Sachen auf, die wir früher nicht aufgezeichnet haben und auch nicht wussten. Der Überblick ist größer und die Genauigkeit besser geworden. Das ist ein absolutes Qualitätsmerkmal. Deshalb werden wir das ERP-System nicht nur selbst nutzen, sondern es auch unseren Kunden anbieten.“
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