(openPR) OpenText Extended ECM ermöglicht Büroarbeit mit SAP
Flexible Integration von SAP-Transaktionen und Content
Mit Extended ECM (xECM) wurde der Integrationsgedanke SAP-ECM ein beträchtliches Stück vorangebracht. Neu ist die Möglichkeit, die elektronische Bürokommunikation eng mit dem SAP-Prozessablauf zu verbinden. Schwach strukturierter Content, z.B. Geschäftsdokumente, Mails, Scans, Bilder etc. können SAP-Transaktionen, -Geschäftsobjekten und –Strukturen flexibel zugeordnet werden.
Durch xECM wird vor allem die heute bestehende Kluft zwischen strukturiertem und unstrukturiertem Content, die seither meist in unterschiedlichen Applikationen bzw. IT-Systemen verwaltet werden, überbrückt. Ein wesentlicher Vorteil ist, dass Geschäftsdokumente und elektronische Bürokommunikation auch weiterhin in den weit verbreiteten MS Office-Anwendungen flexibel abgewickelt werden können.
Über den ECM-Workspace können die entsprechenden Geschäftsobjekte „Office-like“ in ECM-Verzeichnisstrukturen abgelegt werden. Im Hintergrund ist der ECM-Workspace, z.B. im Fall einer Kundenauftragsakte, mit dem SAP SD-Auftrag verknüpft ohne dass der Anwender außerhalb von SAP etwas davon merkt. Die Dokumente zum Kundenauftrag bleiben dabei immer im Kontext der dazugehörigen SAP-Strukturen und -Prozesse. Mittels SAP GUI bzw. Web-Client erhalten die Prozessbeteiligten in ihrer vertrauten Benutzerumgebung genau diejenigen Informationen, die sie für die jeweilige Rolle benötigen.
Flexible SAP-ECM-Integration – Powered by B&IT
Die Flexibilität der Integration ECM – SAP ist gerade bei international agierenden Konzernen nach wie vor eine Herausforderung, da es selbst bei hoch standardisierten SAP-Prozessen bei den weltweiten Niederlassungen je nach lokaler Firmengröße und Geschäftsmodell zu abweichenden Organisationen und Strukturen kommt.
Abhilfe schafft das von B&IT entwickelte xECM-Template, das es erlaubt, den jeweiligen ECM-Workspace aus dem entsprechenden SAP-Geschäftsobjekt zu generieren. Durch Parametrierung auf der SAP-Seite werden die zum SAP-Geschäftsobjekt passenden ECM-Verzeichnisstrukturen vom System automatisch angelegt. Analoges gilt für die Benutzerberechtigungen.
Rascher zum Ziel mit dem xECM-Template
Durch die Parametrisierung auf Basis des xECM-Templates von B&IT werden Sonderlösungen für einzelne Buchungskreise bzw. Werke vermieden. Stattdessen wird die Konfiguration des xECM-Templates von B&IT-Experten für den nächsten Anwendungsfall ergänzt. Damit bleiben beim mehrfachen Einsatz der xECM-Lösung an verschiedenen Standorten des Unternehmens die Kosten im Rahmen. Zugleich wird die IT-seitige Wartbarkeit sichergestellt.
Das xECM-Template ermöglicht Customizing, geht weit über den Lieferumfang der Standard-Software von SAP und OpenText hinaus und reduziert den Projektaufwand und die Projektdauer beträchtlich. Neue prozessspezifische xECM-Szenarien können mit dem xECM-Template rasch und flexibel konzipiert und implementiert werden.
Wichtige Leistungsmerkmale zu xECM
• Flexibler Zugriff auf den ECM-Workspace über das Web (Internet Explorer), über MS Outlook Mail bzw. via App (OpenText Tempo Box)
• Volltextsuche
• Dokumentenmanagement (DMS) und Workflow
• Team-Kooperation
• Automatisierte Freigabeprozesse, elektronische Unterschrift via Smartphone wird mittels Zusatzsoftware integriert
• Elektronischer Dokumentenversand / Mailversand an Geschäftspartner
Vorteile
• Zeitersparnis durch schnelleres Auffinden der Dokumente mit der gesuchten Information
• Verbesserte Auskunftsfähigkeit gegenüber externen Partnern durch konsistente Information – Sämtliche Prozessbeteiligte greifen auf die gleiche Informationsbasis zu, z.B. bei der Kommunikation mit Kunden oder Lieferanten
• Papierloser Prozess - Einfacher Zugriff auf Dokumente bzw. unstrukturierten Content aus dem SAP-Prozess heraus
• Strukturierte und konsistente Dokumentenablage als Grundlage für die Einhaltung von Gesetzen und Regularien
• Auch Anwender außerhalb von SAP können die entsprechenden ECM-Workspaces nutzen
• Deutliche Reduktion des Aufwands und der Komplexität bei mehrfachem Einsatz des ECM-Workspace bei mehreren Niederlassungen des Konzerns durch Verwendung des von B&IT entwickelten xECM-Template
• Zentrale Datensicherung und –archivierung
Lösungsszenarien xECM-SAP (Auswahl)
• Auftragsakte (SD)
• Bestellakte (MM)
• Fertigungsauftragsakte (PP)
• Instandhaltungsakte (PM)
• Projekt Portfolio Management (PPM)
B&IT-Assessment zur Einsatzanalyse und Detailkonzeption
• Einsatzanalyse z.B. im Vertrieb (Land: Deutschland)
• Aufwand ca. 5 Tage einschließlich der Erarbeitung eines fünfseitigen Workshop-Resultats
• Davon ca. zwei Workshop-Tage vor Ort
• Workshop-Durchführung durch langjährig erfahrene SAP-ECM-Berater mit Hands On-Erfahrung bei weltweiten xECM-Projekten
