(openPR) Unternehmen erkennen Kosteneinsparungs-Potential
Hamburg, 30.11.2016. Immer mehr Unternehmen digitalisieren ihre Finanzbuchhaltung und entledigen sich so jeder Menge Papierakten. Auch kleinere und mittelständische Unternehmen gehen dazu über, ihre Belege online zu erfassen, um sich das Sammeln, Sortieren und Verteilen von Dokumenten zu ersparen und die Daten schneller und effizienter auswerten zu können. Die ordnungsgemäße Digitalisierung impliziert die von der Finanzverwaltung geforderte revisionssichere Archivierung und verspricht eine erhebliche Kosten- und Zeiteinsparung.
Standard sei die digitale Finanzbuchhaltung leider noch nicht, erklärt Andrea Jüschke, Partnerin bei der Steuerberatungsgesellschaft Ritter + Partner aus Hamburg. Aber die Digitalisierung sei auch im Bereich des Finanz- und Rechnungswesens eindeutig auf dem Vormarsch und nicht mehr aufzuhalten. „Die Vorteile, die sich für die Unternehmen durch den Umstieg von Papier- auf elektronische Datenbelege ergeben, sind einfach zu gewichtig, als dass man sie ignorieren kann“, erklärt die erfahrene Steuerexpertin. „Das stärkste Argument, was für den Umstieg auf eine digitale Finanzbuchhaltung spricht, ist das Thema Kostenersparnis. Wenn ich die eingehenden Belege scanne, kann ich sie mit der von uns empfohlenen Software gleich entsprechend verschlagworten und ablegen. So spart das Personal Zeit und das Unternehmen letzten Endes Kosten. Die Abläufe werden wesentlich vereinfacht und ich brauche kein Archiv mehr, so dass ich meine Raumkosten deutlich minimieren kann. Die Digitalisierung reduziert nicht nur die Betriebskosten, sondern sorgt auch dafür, dass im Falle einer Buchprüfung ggf. niedrigere externe Beratungskosten anfallen, da das Suchen nach Daten und die Rückfragen zu Belegzuordnungen geringer ausfallen.“
Eine der wichtigsten Fragen, die die Mandanten der Hamburger Kanzlei häufig stellen, gilt der Rechtssicherheit. Hartmut Geiler, ebenfalls Partner bei Ritter + Partner, erläutert den Hintergrund: „Das Finanzamt fordert zu Recht eine Datenablage nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB). Zudem müssen die Belege revisionssicher archiviert sein. Viele Unternehmen denken zunächst, dass das mit der digitalen Finanzbuchhaltung eine Herausforderung sei, aber genau das Gegenteil ist der Fall! Die elektronische Archivierung ist sicherer gegen Manipulation als Papier und unterliegt außerdem strengen technischen Sicherheitsmaßnahmen. Zudem ist hier die Wahrscheinlichkeit, dass ein Beleg verloren geht, erheblich geringer als bei der Buchhaltung von Papierdokumenten. Die Finanzverwaltung freut sich daher über jedes Unternehmen, das seine Buchhaltung digitalisiert, weil der Aufwand für Rückfragen im Falle einer Betriebsprüfung viel geringer für die Finanzbeamten ist.“
Andrea Jüschke und Hartmut Geiler empfehlen ihren Mandanten allerdings auch ganz klar, nur mit zertifizierter Software zu digitalisieren. Für die Mandanten von Ritter + Partner gibt es daher eine Software-Empfehlung für „Unternehmen Online“ von der datev, da diese Lösung GoB und Revisionssicherheit berücksichtigt und der Kanzlei den Zugriff auf die Daten ermöglicht, so dass sich der Aufwand für den Steuerberater und somit die Kosten für den Mandanten langfristig reduzieren können. In puncto Hardware erhalten die Mandanten der Hamburger Kanzlei eine Liste mit empfohlenen und zur Software kompatiblen Scannern. „Unsere Mandanten werden zudem von uns an die Digitalisierung herangeführt und eingewiesen, so dass nichts schiefgehen kann“, erläutert Andrea Jüschke die Modernisierung des Arbeitsablaufes. Und Hartmut Geiler ergänzt: „In der Regel erfolgt die Umstellung innerhalb kürzester Zeit und die Mitarbeiter freuen sich alle über die Arbeitserleichterung - und die Geschäftsführung über die besseren Auswertungsmöglichkeiten.“
