Digitalisierte Rechnungen am Monitor korrigieren und automatisch anpassen

(openPR) Einzige Lösung zur digitalen Rechnungsprüfung und -korrektur direkt am Monitor / Keine Client-Installation notwendig / Automatische Berechnung veränderter Summen auf Positionsebene / Zwei Viewer zum Blättern und Bearbeiten von Rechnungen auch nach § 13 b UStG (Steuerschuldumkehr für Bauleistende)

Mannheim, xx. November 2016 – Die JobRouter AG, einer der weltweit führenden Hersteller von Workflow-Management-Systemen, erweitert die modulare JobRouter® 4.0 Suite um eine bisher einmalige Komponente für den Bausektor. JobMind Bau unterstützt Verantwortliche bei der Rechnungsprüfung und -korrektur, indem auch eingescannte Rechnungen analysiert und Preis- sowie Mengenangaben direkt am Bildschirm angepasst werden können. Mit Hilfe von zwei integrierten Viewern blättern Anwender ihre Rechnungen gleichzeitig durch und bearbeiten diese parallel. Verantwortliche sind so in der Lage, Fehler oder Unstimmigkeiten direkt im Dokument zu erkennen und zu korrigieren, das Programm berechnet die Zwischensummen daraufhin automatisch.

JobMind* Bau erweitert fortan die JobRouter®-Workflow-Suite um eine spezifische Lösung für die Baubranche. Diese ermöglicht es, alle Rechnungen zu korrigieren und automatisch anzupassen, was die Rechnungsprüfung deutlich vereinfacht und zeitlich optimiert. Während im Regelfall die Bauleiter selbst mehrseitige Rechnungen manuell prüfen und korrigieren müssen, übernimmt das Modul JobMind Bau diese Schritte jetzt automatisch. Es bezieht alle Zwischensummen, Rabatte und Gesamtsummen ein, prüft diese und ändert die Werte entsprechend ab. Das bedeutet, dass Rechnungen vor oder nach dem Ändern nicht mehr ausgedruckt und neu eingescannt werden müssen. Denn die eingescannte oder elektronische Eingangsrechnung wird mit Hilfe der verwendeten OCR-Technologie bereits vollständig erfasst. Indem das System die Positionsebenen ausliest, können alle Korrekturen sowie Anmerkungen an den Rechnungsdaten direkt am Bildschirm vorgenommen werden. JobMind Bau analysiert im Hintergrund jede Eingabe und gleicht die Rechnungssumme mehrfach ab, wodurch Fehler minimiert und die Effizienz gesteigert werden.

„Als führender Spezialist für Bausoftware kennen wir die Heraus- und Anforderungen der Branche sehr gut. Unsere Lösungen müssen agil sein, die unterschiedlichen Geschäftsprozesse effizient und transparent abbilden. Deshalb haben wir uns schon früh für eine Zusammenarbeit mit JobRouter® entschieden, die sich durch das Modul JobMind Bau nochmals intensiviert hat. JobMind Bau deckt einen Bedarf, der lange sehr umständlich und aufwendig adressiert wurde – das haben wir sofort erkannt“, bestätigt Thorsten Sprenger, Vertrieb DMS, Workflow, Freiformerkennung und Portallösungen bei NEVARIS Bausoftware. „Heute setzt bereits eine Vielzahl unserer Kunden auf das neue Modul und wir erhalten eine sehr positive Resonanz. Denn JobMind Bau revolutioniert die Rechnungsprüfung: Es wertet sogar komplexe Rechnungen intelligent aus, bei denen zahlreiche Dokumente gesichtet werden. Das macht vieles einfacher und beschleunigt die Prozesse auf beiden Seiten. Händisch geänderte Originalbelege müssen z.B. nicht mehr zurückgesendet und neu ausgestellt werden, der Empfänger erhält die verbesserte Originalrechnung als lesbare PDF. Das spart Zeit und Kosten.“

Darüber hinaus gibt das JobMind Bau System alle veränderten Summen, Positionen und Werte in einen JobRouter®-Prozess zurück, so dass diese erneut bearbeitet werden können. Der integrierte Viewer und die Kopfdaten, welche zentral angezeigt und mit dem Modul JobMind Head** ausgelesen werden, erleichtern den Überblick und helfen bei der Orientierung. Der Viewer zeigt einerseits die zu bearbeitende Rechnung an, andererseits bietet er eine Vorschau-Funktion, mit der die Originalrechnung und die jeweils relevanten Dokumente zur Rechnungsprüfung eingesehen werden können.

„Digitalisierte Prozesse können nicht allein die Rechnungsprüfung optimieren. Sie setzen überall dort an, wo Abläufe oder Prozesse zu komplex werden und viele Ressourcen vereinnahmen: Digitale Bauakte, Archivierung oder Bestellauftrag sind nur der Anfang. Kommen rechtliche Vorgaben hinzu, wie § 13 b UStG, wird es für Unternehmen immer wichtiger, ihre Prozesse dahingehend umzustellen und sich abzusichern. Diese Regelung besagt, dass sich die Steuerschuld bei bestimmten Bau- und Gebäudereinigungsleistungen auf den Leistungsempfänger verlagert. Das hat zu Verwirrung und Unklarheiten geführt - ein Grund mehr für den Empfänger, eingehende Rechnungen mit Sorgfalt zu prüfen. JobMind Bau erleichtert diese Aufgabe maßgeblich“, erklärt Axel Ensinger, Vorstand Produkt & Technologie bei der JobRouter AG. „Das Modul strafft den Rechnungsprüfungsprozess und automatisiert diesen soweit, dass Bauleiter Vertrauen aufbauen und ihre Schritte schneller erledigen können. Jetzt, da Digitalisierung alle Unternehmensbereiche durchzieht, wird ein vernetzter, automatisierter Ansatz auch im Bauwesen immer wichtiger, um effizient zu wirtschaften.“

Im Hinblick auf die Umkehrung der Steuerschuld nach § 13 b UStG kann der Rechnungsempfänger mit JobMind Bau sicher sein, dass alle Leistungen, auf denen seine Steuerschuld beruht, korrekt erfasst und abgerechnet sind. Darüber hinaus umfasst das Modul folgende Funktionen:

1. Automatische Analyse
JobMind Bau analysiert die Eingangsrechnung automatisch. Dafür nutzt JobRouter® die OCR-Technologie und extrahiert so alle Informationen aus dem Beleg, um diese dann mittels JobMind-Technologie auszulesen.

2. Zwei Viewer für einen besseren Überblick
JobMind Bau arbeitet mit zwei parallelen Viewern. Anwender können auf einem Viewer das Rechnungsdokument durchblättern und mit Hilfe des anderen Viewers Korrekturen auf der Rechnung eingeben oder Kommentare und Annotationen einfügen. Die Rechnungsansicht lässt sich dabei beliebig skalieren.

3. Manuelle Nacherfassung
Der Sachbearbeiter kann die digitalisierte Rechnung sofort sichten und über den Dialog gegebenenfalls erneut korrigieren, fehlende Rechnungsinformationen ergänzen oder neu definieren. Wird beispielsweise der Übertrag als solcher markiert, korrigiert er sich anschließend automatisch.

4. Korrektur und Freigabe
JobMind Bau berechnet alle Zwischensummen, Überträge und Gesamtsummen der Rechnung. Bauleiter müssen folglich nicht länger manuell nachrechnen, dieser Schritt entfällt. Sie können sich darauf konzentrieren, die vom System erfasste und korrekturfähige Rechnung direkt zu bearbeiten und die Rechnungspositionen soweit nötig zu ändern.

5. Export der korrigierten Rechnung und der Daten
JobMind Bau bietet an, die finale Rechnung im Anschluss als PDF-Datei zu exportieren und zu versenden. Die extrahierten Rechnungsdaten können darüber hinaus in einen JobRouter®-Prozess überführt, weiterverarbeitet sowie dauerhaft rechtskonform archiviert werden.

6. Sichtung von Anhängen und weiteren Dokumenten
Oft sind nicht allein die Rechnungen wichtig: Ebenso können weitere relevante Dokumente oder Dateien im JobMind Bau-Viewer eingesehen werden.

Weitere Informationen zu JobMind Bau und anderen JobRouter®-Modulen erhalten Sie unter http://www.jobrouter-workflow.com/de/module-vielfalt.html.

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*Die JobMind-Technologie ist die Basis der dritten JobRouter®-Produktfamilie. Sie vereint Lösungen zur intelligenten Belegerkennung sowie Bearbeitung und Auswertung von Dokumenten, die im Workflow abgebildet werden können.

**JobMind Head liest sämtliche Kopfdaten einer Rechnung automatisch aus und übergibt die ermittelten Daten direkt an einen JobRouter®-Prozess. Zusätzlich ist eine automatische Lieferantenerkennung integriert, welche den Lieferanten auf Basis von vorhandenen Lieferantenstammdaten ermittelt.