(openPR) Düsseldorf, 07. Juli 2006 – Aufträge oder Rechnungen auf elektronischem Weg? Dies ist im Geschäftverkehr gängige Praxis. Doch die schnelle Mailkommunikation verführt zu einem eher leichtfertigen Umgang mit Inhalten und ihrer mitunter geschäftskritischen Bedeutung. Noch existieren in wenigen Unternehmen klare Regeln und Abläufe für die Archivierung von E-Mails, aber der Handlungsdruck wird für den breiten Mittelstand immer größer. „Die revisionssichere Archivierung von E-Mails ist mittlerweile ebenso wichtig wie die Ablage von Briefpost“, bringt Thomas Rick, Geschäftsführer der Behrens & Schuleit GmbH, die neuen Anforderungen für Unternehmen auf den Punkt.
Eine versehentlich gelöschte E-Mail kann mitunter fatale Folgen haben. Eine wachsende Zahl digitaler Inhalte ist handels- oder steuerrechtlich relevant und erfordert eine Abspeicherung in unveränderter Form. Ansonsten drohen hohe Strafzahlungen. Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) erfordern eine zentrale Archivierung von Mails, eine lokale Abspeicherung durch betroffene Mitarbeiter reicht nicht aus.
Der richtige Umgang mit Business-Mails
E-Mails haben sich als zentrales Kommunikationsmittel im Geschäftsalltag etabliert. Die Dokumenten-Manager von Behrens & Schuleit (www.behrens-schuleit.de) wissen, wie Business-Mails rechts-, beweis- und fälschungssicher aufbewahrt werden.
1. Ursprungsmedium bewahren: Ausdrucke von E-Mails haben keine Belegkraft, da eine nachträgliche Verfälschung nicht auszuschließen ist. Digitale Dokumente sind immer dokumentenecht zu archivieren, d.h. im elektronischen Medium.
2. Originalität sichern: Ergänzende Erläuterungen und Bemerkungen gehören nicht in das Ursprungsdokument. Das Handels- und Steuerrecht erfordert eine Vorlage im Original, um vor Gericht oder bei Steuerprüfungen zu bestehen.
3. Vorgänge dokumentieren: Maßgeblich ist nicht nur der Mailtext, sondern auch alle damit verbundenen Mail-Informationen. So müssen beispielsweise alle Absender, Adressaten und Anhänge mit abgespeichert werden.
4. Aufbewahrungsfristen einhalten: Für E-Mails gelten die gleichen Fristen wie für postalische Geschäftskorrespondenz. Per Mail empfangene Rechnungen und Buchungsunterlagen erfordern auch eine Aufbewahrung von zehn Jahren.
Neben einer revisionssicheren Ablage im Dokumenten-Management-System ist für viele Unternehmen eine am Eingangsserver angebundene Mail-Archivierung die Lösung der ersten Wahl. Leistungsstarke Systeme wie die Datensicherungs-Box von DSPconsult identifizieren geschäftsrelevante E-Mails, indexieren sie und legen sie revisionssicher ab – noch vor der Weiterleitung an die Mitarbeiter.
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