Zeitkonto ohne Kredit - Negatives Zeitmanagement: Vom Multitasking zum Stressfaktor

(openPR) Schweinfurt im Juli 2016. Heutzutage nimmt der Beruf mehr denn je einen Großteil des Tages in Anspruch. In Sachen Freizeitgestaltung verzetteln sich zusätzlich viele zwischen Terminen und Aufgaben des Alltags. Als Folge droht der kräftezehrende Stress den meisten schließlich über den Kopf zu wachsen. Optimiertes Zeitmanagement heißt hier das Zauberwort, das neue Freiräume und Erholungsphasen verspricht – so zumindest in der Theorie. Jürgen Höller, Europas führender Erfolgs- und Motivationsexperte, kennt jedoch die Gefahren des aktuellen Trends: „Ständige Zeitoptimierung bringt viele an die persönlichen Grenzen und schafft zusätzlich neuen Leistungsdruck. Zeitoptimierung nutzt daher nur dem, der sie in Maßen einzusetzen weiß.“

Qualität vor Quantität
Mit ausgebranntem Akku erbringt niemand gute Arbeitsleistungen und einzelne Abläufe benötigen letztendlich sogar mehr Arbeitszeit. Im Hinblick auf das Zeitmanagement wirkt sich die Situation dann kontraproduktiv aus. Jürgen Höller rät: „Wichtig ist es, seine Ziele klar zu definieren und einzelne Aufgaben immer nach Prioritäten strategisch aufzulisten. Nach dem Eisenhower-Prinzip sollte eine vernünftige Zeitplanung das Wichtige vom Eiligen unterscheiden und in ausgewogener Relation zueinander angehen. Wer sich nämlich vorrangig nur mit dringenden Aspekten beschäftigt, vernachlässigt daneben die wirklich wichtigen Aufgaben. Erfolgreiche Zeitoptimierer müssen zudem lernen, alle übrigen Punkte in den Hintergrund zu stellen. Wichtig ist es vor allem, die zeitliche Einteilung den Prioritäten anzupassen.“ Der Experte rät beruflich wie privat zur Erstellung einer Wochenliste, die alle anstehenden Aufgaben erfasst. „Eine gute Übersicht schafft Klarheit in den Gedanken. Die Erledigung der Aufgaben erfolgt zudem viel effektiver, da Nutzer an leistungsstarken Tagen mehr Punkte abarbeiten und sich an schwächeren Tagen dann etwas schonen dürfen.“

Zeiteffizienz in Maßen
Wer Arbeitszeit und Aktivitäten optimal organisiert, spart damit in der Regel viel Zeit ein. Bei zu viel Übereifer ist jedoch Vorsicht geboten! Zu enge Zeitfenster und strenge Ablaufpläne führen schnell dazu, dass die Koordination mehr zusätzliche Arbeit als Erleichterung einbringt. Zwanghafte Planung kostet letztendlich zusätzliche Zeit und verursacht immensen physischen und psychischen Stress. Gewonnene Zeit wird lediglich genutzt, um die Extrabelastung wieder auszugleichen. „Arbeitsabläufe sollten nur optimiert werden, wenn sie sich auch sinnvoll verbinden lassen. Wartezeiten vor Meetings nutze ich beispielsweise effektiv, um E-Mails zu beantworten, und längere Autostrecken für Telefonate oder Diktate. Um kreativ zu arbeiten, muss ich meine Aufmerksamkeit jedoch einer Sache vollständig widmen. Nur so kann ich mich voll konzentrieren. Multitasking bietet einen Mehrwert also nur dann, wenn es die Qualität der Arbeit nicht herabsetzt.“

Nie mehr unter Stress
In der Ruhe liegt bekanntlich die Kraft. Wem auffällt, dass er die Dinge lieber nacheinander erledigt, sollte auch so verfahren und sich nicht mit unnötigem Zeitmanagement quälen. Eine individuelle Herangehensweise führt zu einem optimalen Ergebnis. Jürgen Höller weiß: „Der eigene Rhythmus entscheidet. Jeder hat unterschiedliche Stärken und ist beispielsweise zu verschiedenen Tageszeiten am leistungsfähigsten. Die Bemühungen eines Morgenmenschen, sich etwa zu nächtlicher Schreibtischarbeit zu zwingen, sind daher wenig erfolgsversprechend.“ Zeitmanagement lässt sich jedoch auch lernen. Es gilt vor allem der Grundsatz Qualität vor Quantität. „Niemand sollte unangenehme Aufgaben mehr aufschieben. Ganz im Gegenteil. Wer es schafft, aus seiner Komfortzone auszubrechen und Unangenehmes als Erstes zu erledigen, lässt Leistungsdruck gar nicht erst entstehen. Darüber hinaus liefern kleine Erfolgserlebnisse neuen Schwung für die weiteren Aufgaben. Mit der Gewissheit, die unbeliebten Punkte auf dem Wochenplan schon abgearbeitet zu haben, gehen die übrigen Projekte viel leichter von der Hand.

Freizeit nicht vernachlässigen
Zeitoptimierer sollten gewonnene Zeit nicht mit noch mehr Arbeit füllen! Genau das möchte ein effektives Management schließlich umgehen. Der Experte kennt die Gefahr: „Viele haben verlernt, ihre Freizeit zur Erholung zu nutzen. Die meisten sehen gewonnene Zeit als Aufforderung, sich neue Termine einzuplanen. Laden sich die eigenen Akkus jedoch zwischendurch nicht wieder vollständig auf, droht im schlimmsten Fall ein Burnout. Jeder sollte daher für sich selbst wieder lernen, auch einmal nichts tun zu dürfen und die Seele baumeln zu lassen. Für die Regeneration von Geist und Körper und schließlich auch für die allgemeine Leistungsfähigkeit ist dies unbedingt notwendig.“
Weitere Informationen unter www.juergenhoeller.com