(openPR) Zentrale Führung der IT, um Geschäftsprozesse zu automatisieren und ihre Effizienz zu erhöhen, ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensführung. Aber gerade bei sensiblen Daten wie die Finanzbuchhaltung erscheint aus Sicherheitsgründen eine doppelte Entscheidung von Vorteil.
Mainz-Kastel – Ansatzpunkte zu Zentralisierung der IT in einem Unternehmen finden man an vielen Stellen. Wobei die Anschaffungs-, Projekt- und später die Betriebskosten im Kostenplan berücksichtig sein müssen, wenn die Zentralisierung der IT im Ergebnis positiv sein soll.
Nach Florian Kölsch, Geschäftsführer der gfdse, muss sich jede Veränderung oder Anpassung, durch eine klare Prozessorientierung auszeichnen. "Die Geschäftsabläufe geben die Anforderungen an die Anpassung vor. Daher müssen diese konsequent durchdacht sein", so die Ausführung von Kölsch.
Kölsch empfiehlt den Unternehmen, soweit wie möglich das Unternehmen auf den Einsatz von Web-Technologien auszurichten, um den kostspieligen Anforderungen der verschiedenen Systeme zu entgehen und damit auch die Möglichkeit zu schaffen sensible Daten auf sichern Servern platzieren zu können.
Dass Geschäftsabläufe über eine zentralisierte Server stabiler und wirtschaftlicher ablaufen, ist bekannt. Das durch Virtualisierung zusätzlich kräftige Einsparungen erzielt werden können, setzt sich in den Unternehmen aber nur langsam durch.
Virtualisierung ermöglicht es, drastisch die Anschaffungs- und Betriebskosten zu senken.
„Zu berücksichtigen ist, das nicht nur Ersparnisse erfolgen sondern die IT-und Daten -Sicherheit, in vielen Fällen mit größerer Wahrscheinlichkeit gewährleistet werden kann, so Kölsch.
Erhebliche Einsparungspotenziale können zudem für das Unternehmen in der Virtualisierung von Speichersystemen stecken, wie zum Beispiel zukünftig die Forderung der Finanzämter zu erfüllen, die gesamten Belege digitalisiert mit einzureichen, was gerade den Mittelstand unter 250 Mitarbeiter betreffen wird.
Professionelles Informationsmanagement mit Softwarewerkzeugen wie Belegarchivierung, werden viele Unternehmen bald mit hören Kosten belasten, gegebenenfalls entsteht ein größerer Rechercheaufwendung in jedem Fall ist man mit rechtlichen Problemen konfrontiert, sagt Florian Kölsch.
Er führt weiter aus, dass sich teure Infrastrukturen für den Mittelstand nicht lohnen. Will man die Forderungen die im Raum stehen und zum Gesetz werden erfüllen, dürften hohe Einstiegsinvestitionen und ein "erheblicher Projektaufwand“ vorhanden sein.
Kölsch empfiehlt deshalb Klein und mittelständischen Unternehmen, sich an verschiedene Serviceanbieter zu wenden die, in punkto Speicherung und Informationsvorhaltung heute schon am Markt präsent sind.
Gerade im Bereich der Finanzbuchhaltung kann das Preis-/Kostenargument für den pragmatischen Ansatz, Daten und Dateien stets verfügbaren und performanten Zugriff zu halten, von Vorteil sein. Kölsch erwähnte, das gerade im Mittelstand auch die Nutzung der Finanzbuchhaltung von verschiedenen Orten aus auch einen Lebenswertvorteil bringt, weil die Unternehmer/in diese Arbeit nicht unbedingt am PC im Büro machen muss: "Die dazu notwendige webbasierte Finanzbuchhaltungssoftware kostet mit Dateimanagement auf einen gesicherten und überwachten Server-Verbund je nach Datenmenge ab 38,-- Euro im Monat, ohne das hierbei noch Zusatzkosten entstehen. Die Installation eines Zuganges geht binnen weniger Stunden über die Bühne."
Zudem, so Kölsch, könnten sich die Unternehmen durch saubere physische Trennung der eigenen Infrastruktur und der sensiblen Daten eine teure und betriebsaufwändige Zugriffskontrolle und weitere kostspielige Abschottungsmechanismen sparen. Wobei eine Grundsicherheit der eigenen Infrastruktur auch vorhanden sein sollte, die aber kostengünstiger ermöglicht werden kann.
Gerade bei der IT-Sicherheit für die sensiblen Finanzbuchhaltungsdaten können Unternehmen durch Nutzen des gfdse Angebotes kräftig sparen. In ein zentrales System, das noch andere Daten beinhaltet, benötigt jedes Unternehmen viele Sicherheitstools, die alle separat überwacht und administriert werden müssen.
Kölsch führt aus, das in diesem Bereich der Vorteil einer Zentralisierung der Finanzbuchhaltung und die Unterlegung mit einem dezentralen System das webbasiert funktioniert eine höhere Sicherheit gewährleistet ist und auch die Möglichkeit gibt andere Organisationswege zu gehen. Besonders wenn man in den Mittelstand hineinblickt, in dem oft Familienangehörige die Buchhaltung machen und dafür die Familie vernachlässigen müssen, weil sie dies im Büro machen. Zusätzlich entsteht mit der webebasierten Finanzbuchhaltung die Möglichkeit flexible die IT-Struktur an die bestehenden Geschäftsabläufe anzupassen.
Die Vorteile laut Kölsch:
geringere Überwachungs- und Administrationskosten
keine Update kosten
keine Konfigurationsrisiken
einfachere sicherheitsstrategische Ausrichtung.
bis zu 70 Prozent niedrigere Anschaffungskosten gegenüber dem Kauf von Einzelsysteme
Zugriffsmöglichkeiten für den Steuerberater oder andere externe Kräfte
Kölsch nennt einen weiteren Vorzug: "Mit Schnittstellen harmoniert diese Plattform auch mit anderen Buchhaltungssystemen und im Konsolidierungstrend im Bereich Sicherheit, damit das vorhanden sein einer umfassenden Zugriffskontrolle. Eine Forderung die in der Zukunft Bedingung für jedes Unternehmen sein werden.
Ein Testzugang kann online eingerichtet werden unter: http://www.accfi.de
Zum Unternehmen „Gesellschaft für Deep Support Economy“:
