(openPR) Heute ist die Kommunikation per E-Mail in der Geschäftswelt Standard. Leider gehört zum Standard aber auch, dass mal eben auf die Schnelle eine flüchtige Botschaft an den Geschäftspartner in die Tastatur gehackt wird – weder an die richtige Anrede, noch an Rechtschreibung und Satzaufbau wird ein Gedanke verschwendet. Hauptsache, die Nachricht ist raus. Nur jedes fünfte deutsche Unternehmen überprüft seinen Erfolg durch den digitalen Kommunikationskanal über die erfolgreiche Zustellung hinaus. Was können Unternehmen besser machen?
Nutzung und Trends in der E-Mail-Kommunikation deutscher Unternehmen
E-Mail gilt als unsicher
Die Kommunikation per E-Mail ist aus dem Geschäftsleben nicht mehr wegzudenken – immerhin nutzen 81 Prozent der Teilnehmer einer Umfrage diesen Kommunikationskanal und elf Prozent planen zumindest die Einführung. Für das Marketing nutzen bereits 55 Prozent der Unternehmen die E-Mal und für den Service 61 Prozent.
Trotz dieser unstrittigen festen Etablierung als Kommunikationsmittel überprüfen aber immer noch zu wenige Unternehmen den Erfolg anhand differenzierter Kennzahlen. Wichtige Kriterien für diese Erfolgsmessung sind mit 22 Prozent die Anzahl der Klicks und 27 Prozent die Öffnungsrate. Solch eine Kontrolle nimmt nur jedes zweite Unternehmen vor.
Ein großes Problem des digitalen Kanals ist sein schlechter Ruf: Immerhin 81 Prozent der befragten Unternehmen haben ein ungutes Sicherheitsgefühl und halten die Sicherheit für verbesserungswürdig. 58 Prozent ergreifen aktuell Maßnahmen, um die Kommunikation sicherer zu gestalten, indem etwa dreiviertel auf gängige Sicherheitsstandards setzen und jedes zweite Unternehmen verwendet technische Lösungen, die dabei helfen, gefälschte Mails zu erkennen.
Nur drei Prozent halten eine personalisierte Ansprache in der E-Mail als wichtig oder sehr wichtig. Aktuell nutzen 34,4 Prozent der Handelsunternehmen individualisierte –E-Mails. Doch E-Mail-Marketing ist nachweislich nur dann nachhaltig, wenn der Kunde auch persönlich angesprochen wird. Wie also sieht die perfekte E-Mail im Geschäftsleben aus?
Checkliste: 6 Tipps für einen effizienten Geschäftsmailverkehr
1. Eine E-Mail ist die Visitenkarte des Unternehmens. Daher ist eine Mail klar und verständlich und ohne Schreibfehler zu verfassen. Auch im E-Mail Verkehr gelten die Regeln des Anstands und der Rechtschreibung. Dazu gehört auch, dass der Empfänger korrekt angesprochen wird. Eine saubere Gestaltung erhöht zudem noch die Lesbarkeit.
2. Der Empfänger der Nachricht möchte gut organisiert sein – dafür trägt eine aussagekräftige Betreffzeile wesentlich mit bei. Nur so weiß der Empfänger auf einen Blick, um was es geht und kann die Eingänge in seinem Postfach entsprechend ablegen.
3. Eine Business-Mail muss klar und unmissverständlich formuliert sein – Smileys, Abkürzungen oder Ausdrücke aus dem Privatbereich sind hier fehl am Platz.
4. Die Senden Taste ist manchmal viel zu schnell gedrückt und gesendet ist gesendet. Eine Mail kann – einmal versendet – nicht wieder zurückgeholt werden, wenn nachträglich noch ein Fehler gefunden wird. Ganz oft verspricht der Text einen Anhang, der dann vergessen wird. Das alles kann verhindert werden, wenn die Adresszeile erst nach einer Kontrolle der Mail gesetzt wird.
5. Ordner helfen, den eigenen Posteingang übersichtlich zu halten. Moderne E-Mail-Programme verfügen dafür Automatismen, so können beispielsweise Newsletter sofort in einen dafür bestimmten Ordner eingehen.
6. Die Funktionen „allen Antworten“ oder „CC“ sollten nur sparsam eingesetzt werden, um zu verhindern, dass eine Informationslawine anrollt. Nur Empfänger, die wirklich wichtig sind, sollten auch mit als Adressat aufgenommen werden.
