(openPR) Kaarst, den 12. Mai 2015. Mit dem IT-Tool DOC.pilot der fidis GmbH aus Kaarst lassen sich ab sofort auch solche elektronischen Rechnungen auslesen, die im ZUGFeRD-Format erstellt wurden. Das beschleunigt das Bearbeiten von Rechnungen im Factoringgeschäft erheblich. Gleichzeitig steigt die Zuverlässigkeit beim Erfassen der Inhalte. ZUGFeRD ist ein neues einheitliches Format für elektronische pdf-Rechnungen. DOC.pilot ist ein IT-Tool zur Massenverarbeitung von Belegen insbesondere für Factoring-Gesellschaften. Mit dem neuen Release erkennt das Instrument, ob eine Rechnung im ZUGFeRD-Format erstellt wurde und liest die Datei entsprechend aus.
„Das Potenzial des ZUGFeRD-Formates ist gewaltig – erstmals liegt ein einheitliches und vertrauenswürdiges Format für pdf-Rechnungen vor“, erklärt Reiner Hirschberg, Geschäftsführer der fidis GmbH. „Für Factoringunternehmen ist das eine enorme Chance, aber auch Herausforderung: Sie brauchen leistungsstarke Systeme, mit denen sie das Format sicher und schnell auslesen. Mit DOC.pilot können unsere Kunden ZUGFeRD jetzt nahtlos in die laufenden Prozesse integrieren.“
Mit dem neuen Release erzeugt DOC.pilot in weniger als fünf Minuten relevante Beleginformationen von 2.000 Rechnungen für die weitere Bearbeitung. Das System erkennt automatisch, ob bspw. die Angaben zu Rechnungsnummer, Bankverbindung und Abtretungsvermerk richtig sind und stellt relevante Buchungsinformationen dem Factoringsystem FACT.pilot zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.
DOC.pilot erzeugt beim Auslesen der XML-Datei strukturierte CSV (Comma-separated values)-Dateien mit allen im Dokument enthaltenen Daten. Zuvor ausgewählte Elemente, wie Briefkopf, Rechnungsnummer oder Abtretungsvermerk, werden in einem zweiten Schritt inhaltlich auf Richtigkeit hin überprüft. Erkennt das System einen Fehler bei den buchhalterischen Informationen, wird eine Fehlermeldung generiert und zusammen mit dem Dokument weitergegeben. Ist die Konvertierung abgeschlossen, werden die buchungsrelevanten Daten zusammen mit dem Ursprungsdokument auf einem FTP-Server abgelegt und können von dort zur automatischen Verarbeitung abgeholt werden. Innerhalb von fünf Minuten lassen sich auf diese Weise bis zu 2.000 Rechnungen verarbeiten. DOC.pilot ist frei konfigurierbar und kann flexibel jedem beliebigen Briefformular angepasst werden.
ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt, um den Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen Unternehmen zu erleichtern. Das Format integriert in einem PDF-Dokument Rechnungsdaten im XML-Format: Die Rechnungen werden so zwar im PDF-Format verschickt; die Daten werden aber zusätzlich in einer standardisierten XML-Struktur übertragen, die ins PDF eingebettet ist. Optisch ist die Rechnung daher nicht von einer gewöhnlichen PDF-Rechnung zu unterscheiden.
