(openPR) GibConsult stellt zunehmenden Beratungsbedarf im Bereich Vertrags- und Claim Management fest
Die Zeiten, in denen Unternehmen dem Management von Verträgen nicht die notwendige Bedeutung schenken, scheinen vorbei zu sein. Aufgrund der wachsenden Komplexität der Projekte sowie dem bestehenden Konkurrenz- und Preisdruck wird Vertrags- und Claim Management immer mehr als zentrale Schlüsselaufgabe gesehen. Daher finden in Unternehmen Restrukturierungen statt und es wird angestrebt, intern Know-how in diesen Bereichen aufzubauen. Das internationale Beratungsunternehmen GibConsult kann bei vielen Kundengesprächen in unterschiedlichen Branchen und auch im Zuge der kontinuierlichen Marktbeobachtung diesen Wandel feststellen. „Noch vor ca. drei Jahren wurde von unserem Kunden hauptsächlich die direkte und projektbegleitende Form des Vertragsmanagements gefordert. Das heißt, der GibConsult-Experte sitzt beim Kunden vor Ort und ist Mitglied der Projektteams zur Realisierung der jeweiligen Projektziele.“ erläutert Geschäftsführer Christian Ulrich. Zunehmend werden die Spezialisten von GibConsult jetzt in die Unternehmen geholt, um mit einem externen Blick den Aufbau des internen Vertrags- und Claim Management zu unterstützen und ein auf den Kunden individuell zugeschnittenes System nach dem Vorbild des von GibConsult entwickelten „Total Project Management-Ansatzes“ zu implementieren.
Das direkte und projektbegleitende Vertragsmanagement beinhaltet für den GibConsult-Experten die Aufgabe, die Abwicklung des Projektes proaktiv zu unterstützen und zur Erreichung der Projektziele beizutragen. Die übergeordneten Ziele des Projektes bestehen normalerweise darin, dass Projekt gemäß Spezifikation, im Rahmen des Terminplanes und innerhalb des Kostenbudgets fertigzustellen. Die Realität sieht meistens jedoch anders aus und Projekte sind in der Regel verspätet und verteuert.
Die Probleme, die bei der Projektdurchführung auftreten und auf die GibConsult bei nahezu allen Kundengesprächen trifft, sind sogenannte „Kardinalfehler“. Auch große Unternehmen mit hoher Reputation haben oft mit diesen Fehlern zu kämpfen:
1. Mangelnde Kommunikation unter den Projektbeteiligten
Um komplexe Projekte zu realisieren, müssen umfangreiche und unübersichtliche Schnittstellen gemanagt werden. Der gewisse „Pilotprojekt“-Charakter eines solchen Projektes erschwert die Situation zusätzlich. Oft sind zahlreiche interne Abteilungen eingebunden, die in Form einer Matrix-Organisation an der Durchführung des Projektes mitwirken. Im optimalen Fall ist der Projektleiter über den aktuellen Stand aller Abteilungen informiert, so dass eingehende Briefe von externen Projektbeteiligten, wie zum Beispiel Lieferanten und Kunden zeitnah beantwortet werden können. In vielen Fällen geht es hier bereits um Dinge, die im späteren Verlauf zu wesentlichen Auswirkungen, wie Kostensteigerungen und Zeitverzügen, führen – wenn die Kommunikation zwischen den Abteilungen und dem Projektverantwortlichen nicht stimmt.
Eine wesentliche Aufgabe des proaktiven Vertragsmanagements besteht daher in der zeitnahen Beschaffung aller relevanten Informationen. Dies ist mit sehr viel Aufwand verbunden und der Vertragsmanager muss Hartnäckigkeit beweisen, um die Informationen zu erhalten und aus den vielen „Puzzlestücken“ ein Bild zusammenzusetzen. Die gesammelten Informationen dienen dem Vertragsmanager, neben dem umfassenden Projektüberblick, zur Vorbereitung der Korrespondenz des Projektleiters mit den externen Projektbeteiligten. Er ist somit auch die Kommunikationsschnittstelle im Projekt.
Diese zu erstellende Korrespondenz hat vielfach einen Fristenbezug. In den meisten Projektverträgen sind Fristen zur Beantwortung der Projektkorrespondenz vorgeschrieben. Sollten die Fristen überschritten werden, ist die Auswirkung einer Behinderung und damit die Möglichkeit Mehrkosten durchzusetzen oder eine Bauzeitverlängerung zu erreichen verwirkt. Fehler in der Kommunikation führen im Ergebnis also zu mangelnder Information an den relevanten Schnittstellen und betreffen letztendlich den Projekterfolg unmittelbar.
2. Terminplanung als zentraler Aspekt
In komplexen Projekten stellt die Terminplanung und Verfolgung einen zentralen Aspekt dar. Ein kompletter Terminplan kann aus weit über 10.000 Einzelaktivitäten bestehen. Der Gesamtprojektverantwortliche (EPC Contractor) muss für die rechtzeitige Fertigstellung Sorge tragen, da ansonsten Strafzahlungen oder Schadenersatzansprüche aus entgangenem Gewinn geltend gemacht werden können.
Der Terminplaner muss alle notwendigen Informationen erhalten, die sich auf den zeitlichen Ablauf des Projektes auswirken, um auch unter anderem die Terminpläne der Subunternehmen in den Masterterminplan zu integrieren. Sich anbahnende Verzögerungen müssen deswegen schnellstmöglich erkannt werden, um mit entsprechenden Maßnahmen gegenzusteuern. Aus diesem Grund ist die Terminplanung eines der wichtigsten Instrumente des Vertragsmanagers.
3. Dokumentation wird oft unterschätzt
Die Dokumentation wird oft in ihrer Wichtigkeit unterschätzt. Gerade vor Ort auf der Baustelle sind die Mitarbeiter stark auf die operativen Tätigkeiten fixiert und es wird häufig zu wenig dokumentiert. Jeder Vorfall sollte jedoch dokumentiert werden um ggf. später hieraus eine Forderung abzuleiten, aufzubauen oder abwehren zu können. Man spricht in diesem Zusammenhang oft von der projektbegleitenden Störungsdokumentation. Die Dokumentation kann in Form einer Liste, mit Hilfe von Fotos, als Tagebuch etc. erfolgen und sollte beispielsweise den Zugang zur Baustelle, die Örtlichkeiten, das Vorhandensein von Wasserversorgung, Abwasserentsorgung, Druckluft, Strom sowie Wetterbedingungen, um nur einige wenige zu nennen, erfassen.
Vertragsmanagement als interne Schlüsselkompetenz
Unternehmen nehmen zunehmend wahr, dass das Vertragsmanagement eine entscheidende Rolle einnimmt und bauen intern eigene Kompetenz auf. Das Beratungsunternehmen GibConsult hat auf diesen Wandel reagiert und sein Portfolio an Dienstleistungen angepasst.
Für die professionelle Unterstützung beim Aufbau von internen Vertrags- und Claim Management Abteilungen wurden eigene Prozesse sowie eine Toolbox entwickelt.
Oft wird bei kritischen Projekten anfangs das Projektteam des Kunden operativ durch einen erfahrenen Vertragsmanager der GibConsult unterstützt. Vorhandene Prozesse und Systeme beim Kunden werden dann zunächst analysiert, inwieweit diese geeignet sind, um die Erfordernisse eines professionellen Vertragsmanagements abzudecken. Nach der Analyse-Phase, in der auch Interviews mit den Mitarbeitern des Kunden stattfinden, um deren Kenntnisse festzustellen, kann GibConsult mit der Implementierung von Werkzeugen, Instrumenten und Prozessen aus deren „Werkzeugkasten“ beginnen. Diese werden selbstverständlich den spezifischen Erfordernissen des Geschäftes beim jeweiligen Kunden angepasst. Als nächster Schritt werden die Mitarbeiter mit den neuen Werkzeugen und Prozessen vertraut gemacht und professionell geschult. Der Senior Berater ist während dieser Phase immer noch beim Kunden vor Ort und steht den Mitarbeitern beratend zur Verfügung.
Fazit – Qualifikation ist nicht durch Erfahrung zu ersetzen
Der Beratungsspezialist GibConsult kennt die Anforderungen an qualifizierte Vertragsmanager. GibConsult unterstützt Kunden unter anderem im Aufbau und der Qualifizierung des Personals durch die richtige Personalauswahl, individuelles Training der Beteiligten und personelle Unterstützung durch einen erfahrenen Vertragsmanager. „Keine Qualifikation kann bei komplexen Projekten die Erfahrung ersetzen. Nur durch unsere langjährigen, internationalen Kenntnisse sowie unseren Weitblick und die Rücksicht auf alle notwendigen Faktoren ist es uns möglich, zu entscheiden, wie und wann welche Werkzeuge und Prozesse erforderlich sind“ so Christian Ulrich. „Unser externer Blick auf das Unternehmen ist unabhängig und als externer Berater ist es für uns einfacher auf Probleme und Fallstricke hinzuweisen. Durch unseren „Total Project Management-Ansatz“ – eine ganzheitliche Betrachtung der Projekte – decken wir alle Projektphasen ab und berücksichtigen proaktiv sämtliche Konsequenzen.
Die Dienstleistungen von GibConsult fangen bei der direkten operativen Unterstützung an und gehen über die Ausarbeitung von Claims bis hin zur Unterstützung in Schiedsgerichts- oder Gerichtsverfahren oder zur Hilfe durch Selbsthilfe, indem beim Kunden komplette Abteilungen inklusive Prozessen und Werkzeugen entwickelt, aufgebaut und implementiert werden.
