(openPR) München - 30. März 2006 – Stellent GmbH, die deutsche Niederlassung der Stellent, Inc. (Nasdaq: STEL), einem führenden Anbieter von Content Management-Lösungen, kündigt Stellent® Universal Records Management™ an, eine neue Applikation, die auf einer verteilten Architektur aufbaut und Unternehmen in die Lage versetzt, Löschungs- und Aufbewahrungsregeln für Records in konsistenter und rechtsgültiger Weise im gesamten Unternehmen anzuwenden.
Stellent Universal Records Management ermöglicht die Definition, Verwaltung und Ausführung von Regeln für Records und die Speicherung für alle Unternehmensinhalte aus einer einzigen Applikation. Das System ist eine vollständige DoD (Department of Defense) 5015.2- und 4-konforme Records Management-Applikation für elektronisches und physikalisches Records Management. Neben der Verwaltung von Records im Stellent Repository nutzt Stellent Universal Records Management eine Agenten-Architektur, um Löschungs- und Aufbewahrungsregeln für Records in Applikationen und Repositories überall im Unternehmen anzuwenden. Durch diese zusätzliche Funktionalität können Inhalte an ihren originären Ablageorten verbleiben und müssen nicht in ein zentrales Repository für Records und Retention Management verschoben werden; die Aufbewahrungsrichtlinien werden an den Speicherorten angewandt, an denen sich der Content befindet; dort wird auch der Verbleib aller Inhalte verwaltet, nicht nur derjenigen, die explizit als Records deklariert sind. Die Agenten melden auch Informationen zurück zum Stellent Server und ermöglichen dadurch die Pflege eines aktuellen Kataloges aller kritischen Unternehmensinhalte. Dieser Server erleichtert so die Möglichkeiten der Bereitstellung von Dokumenten im Zuge gerichtlicher Nachforschungen und verhindert die unbeabsichtigte oder vorsätzliche Löschung von Informationen, die für Prozesse oder Audits aufbewahrt werden müssen.
Gartner empfiehlt Unternehmen in seinem aktuellen Report “MarketScope for Records Management, 2005”, bei der Auswahl von Records Management-Anbietern „auf mehr als nur die elementaren Records Management–Funktionalitäten zu achten. Die Integration mit ECM, Email-Archivierung und Compliance seien unverzichtbar. Ebenfalls zu berücksichtigen sei die Fähigkeit, Records Management über mehrere Content Repositories vereinheitlichen zu können und die Möglichkeit, sich zwischen einem verteilten oder zentralisierten Ansatz für Records Management entscheiden zu können.”
“Content befindet sich zunehmend in zahlreichen unterschiedlichen IT-Systemen eines Unternehmens,” erklärt Sue Feldman, Research Vice President bei IDC. “Die Unternehmen müssen einen Weg finden, alle diese Applikationen und Repositories abzugleichen, um Records und Retention Management sowie e-Discovery Prozesse optimieren zu können. Die Verwaltung von Dateien an der Stelle, an der sie erstellt wurden, ist eine praktikable Option, die nur minimalen Einfluss auf Applikationen und Endanwender hat. Inhalte bleiben einfach in der Umgebung, aus der sie stammen, bis eine entsprechende Richtlinie verlangt, dass sie in ein spezifisches Records Management Repository verschoben werden sollen.”
Einsatz von Third-Party-Applikationen mit Records und Retention Management
Die Agenten-Architektur ermöglicht Stellent Universal Records Management die Anwendung von Löschungs- und Aufbewahrungs-Regeln für Inhalte in nahezu jedem Repository oder Applikation. Die Agenten-API’s (Application Programming Interfaces) sind offen und bereits veröffentlicht.
Stellent arbeitet außerdem mit führenden Lösungsanbietern zusammen, um Agenten zu entwickeln, die die Anwendung von Löschungs- und Aufbewahrungsregeln sowie Überprüfungen für Inhalte innerhalb ihrer Applikationen ermöglichen. Die individuellen Applikationen werden weiterhin ihre Funktionen erfüllen, aber in einer Art und Weise, die mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmt. Die ersten Agenten die Stellent auf den Markt bringen wird, sind für Symantec Enterprise Vault und Microsoft SharePoint Server sowie für Windows, Unix und Linux File Server. Diese Agenten decken die Mehrheit der relevanten Inhalte in den meisten Unternehmen ab. Kunden und Partner können zudem das offene API nutzen, um selbst Agenten für ihre eigenen kommerziellen oder spezifischen Applikationen zu entwickeln.
Zentralisierung und Vereinfachung von Records und Retention Management
Das Stellent-System automatisiert nun viele Aufgaben der Records Manager und ermöglicht eine bessere Konsistenz und Kontrolle über die Records Management-Prozesse, wobei die Records Manager entscheiden können, ob Records an ihrem aktuellen Speicherort verbleiben oder ob sie in das Universal Records Management Repository verschoben werden. Mit der Stellent-Lösung werden nicht nur Aufbewahrungsregeln zentralisiert, es stehen darüber hinaus auch umfangreiche Verwaltungsfunktionen zur Verfügung, die weit über jene hinaus gehen, die typischerweise in einzelnen Applikationen und Speichersystemen vorhanden sind. Aufbewahrungsregeln basieren nicht nur auf Größe oder Alter einer Datei, sondern auf deutlich mehr unterschiedlichen Kriterien wie Dokumentenstatus, Anwenderinformationen, Zugriffsrechten, Veröffentlichungsregeln und beliebigen anderen Metadaten.
Minderung juristischer Risiken und Vereinfachung von Compliance
Stellent Universal Records Management erstellt einen durchsuchbaren Katalog mit allen wichtigen Inhalten einer Organisation und der Möglichkeit, relevante Inhalte zu sperren und diese wenn nötig, in das zentrale Repository zu verschieben oder zu kopieren. Die Stellent-Lösung optimiert in proaktiver Weise die Anwendungsumgebung, indem Inhalte katalogisiert und die Mengen, die verwaltet und gesucht werden müssen, reduziert werden. Zusätzlich werden alle Aktionen aufgezeichnet und sind damit für Audits und Prozesse verfügbar.
Reduzierung von Kosten für IT und weit verteiltem Content
Zwei der größten Herausforderungen, mit denen IT-Abteilungen heute konfrontiert sind, ist die Aufbewahrung steigender Mengen von Inhalten und, sicherzustellen, daß Applikationen und Suchfunktionen angesichts der rapide anwachsenden Mengen von Inhalten effektiv angewandt werden können. Stellent Universal Records Management unterstützt IT-Mitarbeiter dabei, indem Aufbewahrungsfristen und –Regeln für Inhalte eingerichtet werden können, die systematisch den Verbleib von veralteten oder wenig genutzten Inhalten erleichtern. Das Löschen unnötiger Informationen reduziert die Kosten für die Speicherung von Inhalten und erhöht die Performance von Suchfunktionen und anderen Applikationen.
Weitere Details über Stellent Universal Records Management sind in einem Online Seminar am 11. und 13. April 2006 zu erfahren. Registrierung über www.stellent.com/seminarURM .
Informationen über Stellent
Stellent, Inc. gehört zu den weltweit führenden Anbietern von skalierbaren Business Content Management-Lösungen und ermöglicht seinen Kunden die Implementierung webbasierter, geschäftsbereichspezifischer und unternehmensweiter Content Management-Initiativen. Das Content Management-System von Stellent basiert auf einer homogenen Server-Architektur, auf der Applikationen für Web Content Management, Dokumenten-Management, Collaboration, Records Management und Digital Asset Management aufbauen. Zu den mehr als 4.000 Kunden gehören zahlreiche Global 2000-Unternehmen, darunter Procter & Gamble, Merrill Lynch, GlaxoSmithKline, Bayer, Coca-Cola FEMSA und Genzyme Corp. Neben den Headquarters in Eden Prairie, Minn. (USA), verfügt Stellent über zahlreiche Standorte in den Vereinigten Staaten, Europa und dem asiatisch-pazifischen Raum. Weitere Informationen sind im Internet unter www.stellent.com und www.stellent.de zu finden.
