(openPR) Betriebe sagen schon heute der Papierablage den Kampf an
(Mynewsdesk) Nürnberg, 31. März 2014: Digitalisierung und elektronische Vernetzung ermöglichen ganz neue Formen, wie sich kaufmännische Aufgaben erledigen lassen. Auch in Handwerksbetrieben wird dank Software heute schon der Papierablage der Kampf angesagt. Rund 82.000 kleine und mittelständische Unternehmen nutzen beispielsweise bereits die digitale Belegverwaltung der DATEV eG beim Belegaustausch mit ihrem Steuerberater. Per Fax oder Scanner digitalisierte Originaldokumente werden dabei sicher im Rechenzentrum der Nürnberger Genossenschaft abgelegt, wo sie sowohl der Kanzlei als auch dem Unternehmer jederzeit zur Verfügung stehen. Dadurch wird eine virtuelle Büroorganisation aufgebaut, die dem Handwerker einen Zugriff auf seine Daten erlaubt, ob er nun im Büro, auf der Baustelle oder zu Hause ist.
Diese digitale Dokumentenablage lässt sich mit der Lösung DATEV Unternehmen online zu einer flexiblen Plattform für den täglichen Datenaustausch mit dem Steuerberater ausbauen. Etwa 43.000 Betriebe nutzen die über den Browser genutzte Plattform bereits. Sie erteilen auf Basis der digitalen Belege Zahlungsaufträge, führen bei Bedarf ein Kassenbuch, erfassen Lohn- sowie Gehaltsdaten und prüfen ihre Kontoumsätze. Da über Unternehmen online auch dem Steuerberater die Daten sofort vorliegen, kann er gegebenenfalls zeitnah buchen und Auswertungen der Unternehmenskennzahlen sowie beispielsweise der Offenen Posten vorlegen - das erleichtert dem Handwerker die Steuerung des eigenen Betriebes und senkt das Insolvenzrisiko.
Cockpit für die Unternehmenssteuerung
Die komplette Abwicklung kaufmännischer Aufgaben über eine Plattform bietet DATEV Mittelstand pro mit oder ohne Rechnungswesen. Mit dieser Lösung werden das Auftragswesen inklusive Rechnungsschreibung, wahlweise die Finanzbuchführung und der Zahlungsverkehr zusammen mit der digitalen Dokumentenablage zu einer integrierten Lösung zusammengefasst. Das Herzstück ist ein zentraler Arbeitsplatz. Von dort aus werden alle Funktionen und Programmkomponenten für die verschiedenen kaufmännischen Prozesse im Unternehmen gestartet. Zudem erhält der Unternehmer einen schnellen Überblick über die relevanten Unternehmenskennzahlen, etwa zur Auftragslage, dem Stand der Forderungen und Verbindlichkeiten sowie den Salden der Bankkonten. Dabei kann der Anwender meist individuell bestimmen, welche Informationen angezeigt werden und in welcher Anordnung diese auf dem Bildschirm erscheinen.
Auch die Kunden- und Lieferantendaten sind jederzeit im Zugriff. So ist dann auf einen Blick ersichtlich, welche Angebote bei einem Kunden noch offen sind oder wie sich die Situation bei den Offenen Posten aktuell darstellt. Umfangreiche Suchfunktionen sowie Sortier- und Gruppierungsmöglichkeiten der angezeigten Listen erleichtern das individuelle Arbeiten.
DATEV-Software mit branchenspezifischen Lösungen kombinieren
DATEV-Software für Unternehmen ist branchenunabhängig und lässt sich mit Anwendungen, die den spezifischen Anforderungen einzelner Branchen gerecht werden, verknüpfen. Auf ihren Internetseiten unter http://www.datev.de/marktplatz weist die Genossenschaft auf Lösungen von DATEV-Softwarepartnern hin, die optimal auf die DATEV-Anwendungen abgestimmt sind.
Datenschutz und IT-Sicherheit haben bei den Lösungen der DATEV höchste Priorität. Deshalb basieren die Online-Versionen auf einem Trusted-Cloud-Konzept, bei dem Anbieter und Anwender in einer festen Geschäftsbeziehung zueinander stehen und der Zugriff auf Daten und Anwendungen besonders abgesichert ist. Unternehmer erhalten damit eine Lösung, die höchstmögliche Sicherheit bietet und sie mittelfristig von der Papierablage befreit.
Eingescannte Rechnungen können meist weggeworfen werden
Bisher wurden eingescannte Belege, wie etwa Eingangsrechnungen auf Papier, dennoch in Aktenordnern archiviert. Denn einschlägige Gesetze und Richtlinien lassen das Vernichten der Papier-Originale zwar unter bestimmten Umständen zu - fördern damit aber rechtliche Unsicherheit. Dieses Problem wollte die DATEV angehen, denn schließlich geht es dabei um die aktuell teuerste Bürokratievorschrift: Auf 3,2 Milliarden Euro pro Jahr schätzt das Statistische Bundesamt allein die Aufwendungen für das Aufbewahren von Rechnungen.
In einer Simulationsstudie haben sich deshalb das Institut für Wirtschaftsrecht der Universität Kassel und die DATEV im Herbst 2013 ausführlich mit dieser Frage beschäftigt. Zwei Tage lang wurden dazu in Nürnberg insgesamt 14 Gerichtsverhandlungen simuliert, in denen es um die Beweiskraft digitaler Belege ging. Das Ergebnis der Studie ist eine gute Nachricht für Kanzleien und Unternehmen: Demnach reicht in der Regel die digitale Kopie eines Papierbelegs aus, um auch vor Gericht, etwa bei einer Auseinandersetzung mit dem Finanzamt, zu bestehen. Hilfreich ist jedoch eine saubere Dokumentation der Verfahren rund um die Scanprozesse.
Bei einem sorgfältigen Umgang und entsprechender organisatorischer Gestaltung ist es somit künftig möglich, zumindest unterschriftslose Belege nach einem sicheren Scan und sicherer elektronischer Archivierung zu vernichten, ohne dabei den Beweiswert zu beschneiden. Im Regelfall dürften selbst eigenhändig ohne besondere Vorkehrungen eingescannten Belege nicht zu einem Rechtsnachteil führen.
Geordnete Abläufe im Büro erhöhen den Beweiswert
Misstrauisch werden Gerichte allerdings, wenn weitere Umstände auf eine Manipulation der gescannten Belege hindeuten, wie etwa Abweichungen im Schriftbild oder ein unterschiedliches Aussehen von Rechnungen des gleichen Rechnungsausstellers. Dann prüft das Gericht, wer mit welchem plausiblen Motiv und mit welchen Mitteln das Originaldokument hätte fälschen oder verfälschen können beziehungsweise mit welchen Verfahren das Dokument gescannt wurde und welche Maßnahmen zur Qualitätssicherung dabei berücksichtigt wurden.
Wurden beim Scan solche Maßnahmen durchgeführt (z.B. Verfahrensvorgaben, Verantwortungszuweisungen, stichprobenartige Sichtkontrollen), erhöht dies den Beweiswert. Zusätzliche elektronische Sicherungsmittel (Zeitstempel, Signaturen) können je nach Qualität die Zweifel erschüttern oder sogar widerlegen.
Diese und weitere Pressemitteilungen finden Sie unter: http://www.datev.de/portal/ShowPage.do?pid=dpi&nid=158717
http://www.themenportal.de/wirtschaft/datev-setzt-auf-digitale-loesungen-im-handwerk-54924
