(openPR) Wien | Lengerich, 13. März 2014 – Der weltweite Technologiepartner für die Herstellung von flexiblen Verpackungsmaschinen Windmöller & Hölscher arbeitet seit Jahren mit dem Lösungsanbieter POOL4TOOL zusammen, um die Effizienz im Einkauf zu steigern. Die Optimierungsschritte umfassen das strategische Lieferantenmanagement, eSourcing sowie die kontinuierliche Verbesserung der Lieferanten-Performance.
Die Windmöller & Hölscher KG, ein führender Spezialist für High-Tech-Maschinen zur Erzeugung von Verpackungsmaterial, hat seine Lieferanten bestens „im Griff“. Das muss auch so sein. Denn die geballte Innovationskraft des Unternehmens spiegelt sich in der Einkaufsabteilung mit ihren 35 Mitarbeitern durch beeindruckende Zahlen wider: Das jährliche Einkaufsvolumen beläuft sich auf mehr als 200 Millionen Euro, wobei mehr als 16.000 Angebote pro Jahr von Lieferanten eingeholt werden – sowohl für zeichnungsgebundene Teile als auch für Katalogteile. Diese hohe Anzahl entsteht deshalb, weil das dynamische Unternehmen seine Produkte einerseits ständig weiterentwickelt und andererseits mittels modularer Bauweise auf individuelle Kundenanforderungen im Rahmen des Customizings detailgenau eingeht. Zudem werden überwiegend Kleinserien mit bis zu 60 Units gefertigt, da es sich um hochwertige Sondermaschinen handelt. So werden pro Monat gut 1.000 Neuteile wie etwa elektronische Komponenten, Walzen, Hebel oder Schutzbleche benötigt. „Wir kommen auf die erstaunlich hohe Summe von 16.000 Anfragen pro Jahr, wobei in der Regel noch mehrere Materialpositionen in einer Anfrage zusammengefasst werden“, erklärt Herbert Fischer, Beschaffungsmanager bei Windmöller & Hölscher. „Ohne Automatisierung wäre der Aufwand nicht mehr zu bewältigen“, betont Fischer mit einem kurzen Blick auf die Vergangenheit.
Portal erleichtert Lieferanten-Kommunikation
Die Zusammenarbeit mit Lösungsanbieter POOL4TOOL startete bereits im Jahr 2007. Seither setzt Windmöller & Hölscher einen Optimierungsschritt nach dem anderen. Schon damals wurden die ersten Prozesse, z.B. Lieferantenregistrierung, auf POOL4TOOL überführt und dadurch die Grundlage für Verbesserungen in den Bereichen eSourcing und Qualitätsmanagement geschaffen. Der nächste Schritt war die Automatisierung des Angebotsanfrageprozesses durch die Implementierung der RFQ-Lösung (Request for Quotation) von POOL4TOOL. Der automatisierte Anfrageprozess hilft dem Unternehmen, neue Beschaffungsstrategien schneller umzusetzen – etwa wenn es darum geht den Anteil von Lieferanten aus bestimmten Regionen zu erhöhen oder Kleinstmengen effizient an Großaufträge zu koppeln. Durch den gänzlichen Entfall der herkömmlichen Bearbeitung per E-Mail oder Fax und der manuellen Dateneingabe in das SAP-System, konnte die Quote je Einkäufer drastisch erhöht werden. Die Einkaufsabteilung von Windmöller & Hölscher profitiert vor allem von der 100%-igen und reibungslosen SAP-Ankoppelung des Lieferantenportals. SAP ist nach wie vor als führendes ERP-System im Einsatz.
Erstklassige Lieferanten-Performance
Für die Messung der Lieferanten-Performance und das Reklamationsmanagement setzt Windmöller & Hölscher das POOL4TOOL-Modul QDX ein. Von den rund 3.000 auftretenden Mängeln pro Jahr – vom gebrochenen Bauteil bis zur defekten Elektronikkomponente – laufen mehr als 2.000, nämlich alle relevanten Beanstandungen, über das Portal. Dabei wird die Reklamation, wie zuvor, zunächst in SAP als führendes System angelegt und gegebenenfalls durch Bilder und Berichte ergänzt. Nach Freigabe werden die kompletten Dokumente einschließlich der Mängelrüge an POOL4TOOL übertragen. Der Lieferant wird davon automatisch benachrichtigt und muss den in QDX verfügbaren 8D-Mängelreport ausfüllen. Alle Eingaben werden dabei rechtsgültig dokumentiert und schließlich in das SAP-System überspielt. Dieser Automatisierungsschritt bringt Windmöller & Hölscher einen messbaren finanziellen Vorteil. Während früher nur knapp 80 % der Reklamationen einer Lösung zugeführt werden konnten, liegt der Anteil heute bei über 95 %, weil aufgrund des integrierten Workflows mit mehrstufigem Mahnsystem keine Fristen mehr versäumt werden.
Zudem bietet diese Lösung die Datenbasis für eine aussagekräftige Analyse der Lieferanten-Performance und weiterführend für ein umfassendes Lieferanten-Rating. Dazu wurde das QDX-Modul von POOL4TOOL um grafische Features erweitert. Auf dem Portal kann jeder Lieferant jederzeit seinen Performance-Report einsehen und darauf entsprechend reagieren. „Je zeitnaher die Lieferanten von Beanstandungen in Kenntnis gesetzt werden, desto schneller können sie Mängel beheben. Die Reaktionszeit unserer Lieferanten hat sich durch die Nutzung von POOL4TOOL deutlich verbessert. Häufig werden defekte Teile innerhalb von 24 Stunden ersetzt, was sich auch auf unsere eigene Termintreue positiv auswirkt“, freut sich Herbert Fischer, Beschaffungsmanager von Windmöller & Hölscher. Alle zwei Jahre wird auf der Datenbasis des QDX-Moduls von POOL4TOOL ein internes Lieferanten-Rating erstellt, wo die vorhandenen Kennzahlen um wichtige Soft-Facts durch den Einkäufer ergänzt werden. Eine Bewertung über die Kennzahlen hinaus begünstigt eine langjährige und erfolgreiche Zusammenarbeit mit den Lieferanten.
