(openPR) Frankfurt, den 12. Dezember 2013 - Schritt für Schritt hat sich die virtuelle Teamarbeit in zahlreichen Unternehmen etabliert. Vor allem im Bereich des Webconferencing hat sich mit wachsender Popularität viel getan. Webcasts, Webinare und das gemeinsame Bearbeiten von digitalen Dokumenten sind die am häufigsten genutzten Formen. Sie alle haben gemeinsam, dass sie die Produktivität der Beteiligten steigern, Reisezeiten und -kosten reduzieren und den CO2-Austoß durch die Verringerung von Geschäftsreisen senken. Um die Effizienz und die Effektivität durch virtuelle Teamarbeit zu steigern, nennt Arkadin, einer der weltweit größten und wachstumsstärksten Serviceprovider für standortunabhängige Zusammenarbeit, zehn Tipps für Unternehmen und deren Mitarbeiter.
1.) Webconferencing vom Schreibtisch aus nutzen – Zeitgemäße Lösungen machen speziell konzipierte Telekonferenz-Räume überflüssig und können jederzeit von praktisch jedem Computer aus genutzt werden.
2.) Geschäftsreisen auf Zweckmäßigkeit prüfen – Warum Reisen, wenn dadurch viel Zeit verloren geht und so der Stress letztendlich zunimmt? Webconferencing-Tools eignen sich nicht nur für den Austausch mit Kollegen und Mitarbeitern, sondern auch für die Kommunikation mit Kunden und Partnern.
3.) Webconferencing mobil nutzen – Viele Mitarbeiter sind zunehmend mobil und nutzen sowohl privat als auch beruflich Smartphones und Tablets. Auch Webconferencing ist mit den entsprechenden Apps sehr gut mobil möglich.
4.) Virtuelles Lernen fördern – Der Einsatz von Webconferencing für interne Trainings ermöglicht mehr und auch kürzere Trainingseinheiten. Die Qualifikation der Mitarbeiter kann schneller und maßgeblich verbessert werden.
5.) Besseren technischen Support bieten – Formen von Webconferencing können von den Experten des Technischen Supports, also beispielsweise des IT Service Desks, ebenfalls genutzt werden um Mitarbeitern oder Kunden zu helfen. Dies ist eine sehr wirtschaftliche Alternative.
6.) Exklusive Inhalte anbieten – In vielen Fällen eignen sich Webkonferenzen oder Webcasts um beispielsweise neue Produkte gleichzeitig einer großen Zahl an Menschen auf sehr attraktive und „greifbare“ Weise zu präsentieren.
7.) Multimedia-Inhalte nutzen – Videos und andere Multimedia-Formate werten Webkonferenzen auf und helfen dabei, Webmeetings mit virtuellen Inhalten anschaulich zu gestalten.
8.) Zusammenarbeit fördern – Dokumente sollten so angelegt sein, dass sie praktisch und sinnvoll gemeinschaftlich betrachtet und bearbeitet werden können. Dies bedeutet beispielsweise eine einheitliche Verwendung von Symbolen und Layouts.
9.) Alle Möglichkeiten nutzen– Webkonferenzen bieten durch Umfragefunktionen, Frage-Antwort-Module und andere interaktive Anwendungen die Möglichkeit, ohne Ausnahme jeden Teilnehmer eines Meetings aktiv einzubinden. So entstehen neue Dynamiken innerhalb von Teams, die zu neuen und besseren Ergebnissen führen.
10.) Aufzeichnungsfunktionen einsetzen – Webconferencing-Lösungen bieten die Möglichkeit, die Interaktionen zwischen den Teilnehmern aufzuzeichnen. Dadurch kann im Nachhinein das Entstehen von Ideen und Beschlüssen komfortabel nachvollzogen werden.
„Mit Sicherheit werden virtuelle Konferenzen persönliche Treffen nie ersetzen. Das anzustreben wäre sogar ein großer Fehler. Dennoch finden täglich unzählige Meetings statt, bei denen sehr viel Zeit und Budget in die Organisation sowie die An- und Abreise der Teilnehmer investiert wird und die virtuell ohne weiteres ebenso erfolgreich durchzuführen wären“, fasst Markus Bleher, General Manager der Arkadin Germany GmbH zusammen. „Durch den professionellen Einsatz von Webconferencing-Lösungen kann hier so gut wie jedes Unternehmen sowohl massiv Arbeitszeit als auch Kosten sparen und gleichzeitig die Teamarbeit sogar fördern.“
