(openPR) Immer mehr Unternehmen gehen dazu über den Informationsaustausch per Email durch Online Plattformen und Business Communities zu ersetzen. Der Vorteil dabei ist, dass die Arbeit in Teams und Projekten produktiver und kreativer vonstatten geht, wenn man diese kontinuierlich verfolgen kann. Anders wie beim Einsatz einer Email wird nicht nur dann auf eine Anfrage reagiert, wenn diese eintrifft, sondern ein Vorgang aktiv verfolgt und begleitet.
Workflow Management Systeme liefern hierzu die passende Technologie. Arbeitsvorgänge in einem Unternehmen orientieren sich an Geschäftsprozessen, an denen Mitarbeiter, Kollegen aber auch Lieferanten und Kunden beteiligt sein können. Ein Workflow Management System kennt die Abläufe und Verantwortlichkeiten innerhalb eines Workflows und kann aktiv Informationen und Aufgaben an das Team verteilen. Dadurch ergeben sich eine Vielzahl von Vorteilen.
Zeitersparnis von täglich bis zu 2 Stunden
Um sich über den Status eines Projektes oder einer einzelnen Aufgabe zu informieren, müssen keine Emails mehr an Kollegen verschickt und auf deren Antwort gewartet werden. Der aktuelle Vorgang kann jederzeit online über die Kollaborationsplattform abgerufen werden. Gleichzeitig werden durch das Workflow System nur die relevanten Aufgaben angezeigt. Ein Vorgang der zurückgestellt wurde verschwindet aus der Aufgabenliste, eine überfällige Aufgabe erscheint hingegen.
Aufgaben schneller finden
In einem Workflow Management System können neue Aufgaben und Vorgänge direkt durch die Mitarbeiter angestoßen werden. Alle darauf folgenden Aktivitäten werden automatisch von der Software koordiniert und zusammengefasst. Das bedeutet, dass Informationen und Aufgaben nicht mehr mühsam im eigenen Postfach zusammen gesucht werden müssen. Dieser Vorteil macht sich besonders bei lang laufenden Projekten und Geschäftsprozessen bemerkbar. Zum Beispiel bei Vertragsvorgängen, die sich über mehrere Jahre erstrecken können und im Laufe der Zeit oft auch von ganz unterschiedlichen Personen bearbeitet werden müssen.
Gezielte Verteilung von Informationen
Durch den Einsatz eines Online Business Portals können Informationen wesentlich schneller im Unternehmen verteilt werden. Das besondere dabei: die Workflow Software übernimmt die Weiterleitung von Aufgaben und Informationen automatisch. Der Vorteil hier ist, dass die einzelnen Mitarbeiter selbst keinen Email-Verteiler pflegen müssen und die Verteilung automatisch durch das Workflow System erfolgt. Dazu werden von der Software alle für einen Geschäftsprozess relevanten Personen identifiziert und informiert. Verteiler können somit zentral gepflegt werden und richten sich nach den Arbeitsabläufen im Unternehmen und nicht nach ortsbezogenen oder organisatorischen starren Zusammenhängen. Auch bei Urlaub oder Krankheit kann ein Workflow Management System mit Hilfe einer Vertreterregelung Vorgänge sofort richtig zuordnen und weiterleiten.
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