(openPR) Stuttgart, 6. Juni 2013 Die Stellenausschreibung ist veröffentlicht, die ersten Bewerbungen gehen ein und das Chaos beginnt. Denn obwohl die Papierform längst von der digitalen Sendung abgelöst wurde, kann auch hier schnell ein elektronisches Dokumentations-Durcheinander entstehen. Die Sana-Medizintechnisches Servicezentrum GmbH hat sich dieser Herausforderung gestellt und 2011 – gemeinsam mit der TQsoft GmbH – ein individuelles Recruitment-System auf Basis der Software Informer entwickelt.
Zu Beginn waren es Berge von Papier, die in der Personalabteilung des Sana-Medizintechnischen Servicezentrum bearbeitet wurden. Bewerbungseingänge, Einladungsschreiben, Absagen – alles wurde schriftlich auf dem Postweg und ganz individuell verfasst. Dabei waren die relevanten Informationen weder zentral abgelegt noch für die jeweiligen Entscheider frei zugänglich. Ein Prozess, der aus Kosten-, Zeit- und Qualitätsgründen so nicht mehr funktionieren konnte.
Die Lösung brachte der Software-Partner, welcher bereits das bestehende Intranet der Sana-Medizintechnisches Servicezentrum GmbH entwickelt hatte. Gemeinsam mit der TQsoft GmbH wurde die IST-Situation analysiert und die Anforderungen an das zukünftige System festgelegt. Wichtig war vor allem, dass der gesamte Prozess – vom ersten Bewerberkontakt bis zur Einstellung oder Absage – neu strukturiert, verschlankt und mit dem Softwaresystem Informer unterstützt wird.
Nach 16 Monaten Entwicklung, 10 Wochen Testphase und lediglich einer Handvoll Abstimmungsterminen war es dann 2011 so weit: Der neue Recruitment-Prozess war vollständig und erfolgreich integriert in die Intranet-Anwendung des Medizintechnik-Dienstleisters.
Entstanden ist ein klar definierter Prozess, auf Basis des Informer infoPilots, mit datensatzbezogener Rückfragemöglichkeit zu Dritten und vollelektronischer Bearbeitung – gerade dann, wenn die interne Abstimmung zu einem Bewerber mal komplexer ist, eine große Zeitersparnis.
Alle wichtigen Bewerberdaten können nun zentral dokumentiert, über eine Cockpitfunktion überblickt und jederzeit mit einem Klick auf einen Datensatz abgerufen werden. Dadurch wurden vor allem die Reaktionszeiten deutlich verkürzt, was eine optimale Kommunikation mit Bewerbern und Entscheidern ermöglicht. Der anfallende Schriftverkehr ist mit einheitlichen Vorlagen im Corporate Design ebenfalls einfach und reibungslos elektronisch über die Informer infoBase geregelt.
„Es war eine spannende Herausforderung für uns, die komplexen und rechtlich relevanten Prozessschritte für die Sana-Medizintechnisches Servicezentrum GmbH abzubilden“, meint Yves Rausch, Geschäftsführer und Gründer der TQsoft GmbH. „Wir sind glücklich, dass wir hier unserem Motto treu bleiben konnten und mit unserer Software die Komplexität des Themas für den Nutzer einfacher darstellen konnten.“
Aufgrund der oftmals langwierigen Suche nach qualifiziertem Fachpersonal im Bereich Medizintechnik, wurde parallel ein professioneller Bewerberpool eingerichtet. Hier wird der Personalsachbearbeiter an die Löschung länger im Pool enthaltener Datensätze erinnert.
Ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept sowie die automatische Löschung aller personenbezogenen Daten nach Ablauf entsprechender Fristen erfüllen zudem die aktuellen Datenschutzbestimmungen.
Die wachsende Akzeptanz und der Erfolg des neuen Recruitment-Prozess bringen aktuell weitere Ausbaustufen in die Diskussion. Denkbar ist zum Beispiel die Einbindung eines Bewerbungsformulars auf www-sana-mtsz.de, das dann vom Intranet automatisch ausgelesen wird und den Datensatz zur weiteren Bearbeitung übernimmt.
Nach zwei Jahren Praxistest resümiert Matthias Mögel, Geschäftsführer der Sana-Medizintechnisches Servicezentrum GmbH: "Dies ist ein System aus der Praxis für die Praxis - Der Bewerbungsprozess wird schneller, transparenter, regelkonform und voll digital."
Mittlerweile macht sich die Steigerung von Effizienz und Effektivität beim Recruitment-Prozess auch im Hinblick auf die entstandenen Kosten bemerkbar – diese haben sich mittlerweile bereits amortisiert.
Die Sana-Medizintechnisches Servicezentrum GmbH ist ein unabhängiger und herstellerneutraler Dienstleister für Gesundheitseinrichtungen im Bereich Medizin-technik. Als 100%iges Tochterunternehmen der Sana Kliniken AG mit Hauptsitz in Stuttgart, 38 Standorten bundesweit und über 150 Mitarbeitern, betreut sie knapp 400 Kunden in den Bereichen Technischer Service, Fachberatung und Schulung.
