(openPR) VISAFM Raumbuch schafft Transparenz im Facility Management
Nach langjähriger Tätigkeit für namhafte Facility Management (FM) - Dienstleister haben sich im November 2012 die erfahrenen Facility Manager Kurt Hauptmann und Michael Hübbertz zur Gebäudemanagement Hauptmann & Hübbertz GmbH zusammengeschlossen.
Das Hertener Unternehmen versteht sich als hochqualifizierter Full Service – Anbieter, dessen Kompetenz und Dienstleistungsangebot deutlich über das eines „Hausmeisterdienstes“ hinausgeht.
Die junge Firma betreut unter anderem ein traditionsreiches Einkaufszentrum im Herzen Gelsenkirchens. Zu den wahrgenommenen Aufgaben gehören die Instandhaltung, die Reinigung, der Winterdienst, die Parkraumbewirtschaftung und weitere FM-Aufgaben, die innerhalb und außerhalb der Immobilie anfallen.
Aus ihrer früheren Tätigkeit war den beiden Geschäftsführern klar, dass Sie eine professionelle Facility Management Software benötigen, um die anspruchsvollen und vielfältigen Tätigkeiten zu planen, auszuführen und zu dokumentieren.
Beide Geschäftsführer verfügen über langjährige Berufserfahrung mit unterschiedlichen Facility Management Systemen, von denen aber keines die fachlichen Anforderungen vollständig erfüllen konnte. Besonders wichtig ist für die Gebäudemanagement Hauptmann & Hübbertz GmbH der Workflow bei Störungen. Von der Entgegennahme einer Störung über die Einholung und Bewertung von Angeboten bis zur Beauftragung von Unterauftragnehmern und der Entstörung sollten alle Aktionen weitestgehend automatisiert ablaufen und für den Besitzer der Immobilie jederzeit nachvollziehbar sein. Störungen sollten dezentral vom Nutzer selbst eingetragen und zentral delegiert und bearbeitet werden. Benachrichtigungsfunktionen müssen ausschließen, dass Störungen übersehen werden. Last but not least soll ein umfangreiches und einfach zu bedienendes Be-richtswesen den Auftraggebern, Unterauftragnehmern und Mitarbeitern jederzeit wichtige Informationen zur Verfügung stellen.
Aufgrund dieser anspruchsvollen Anforderungen wurden die angefragten Softwareanbieter einem intensiven Bewertungsverfahren unterzogen. Nach einer Vorauswahl wurden Anfang Dezember einzelne Anbieter zur Präsentation ihrer Softwarelösungen nach Gelsenkirchen eingeladen.
Im Anschluss daran wurde mit zwei geeignet erscheinenden Softwareanbietern eine sechswöchige Testphase vereinbart.
Entscheidung für VISAFM
Nach Abschluss der Testphase und Klärung abschließender Fragen, fiel im März 2013 die Entscheidung für das Facility Management - System VISAFM Raumbuch des Saarbrücker Softwareherstellers GIS PROJECT, der „das wirtschaftlichste Angebot, aber nicht die billigste Lösung“ präsentiert hatte, so Geschäftsführer Michael Hübbertz.
Erfolgreiche Datenübernahme
Ab dem Zeitpunkt der Beauf¬tragung ging alles sehr schnell. Zunächst wurde in einem Pro¬jektstartgespräch die Zeitschiene für die Systemeinführung und die Aufgabenverteilung festgelegt. Die Angaben zu Räumen, Dächern und Freiflächen wurden, ebenso wie das bereits in
der Vergangenheit aufgenommene Inventar in hierfür von GIS PROJECT bereitgestellte Erfassungsbögen eingetragen und vor Auslieferung des Systems in VISAFM Raumbuch importiert.
Um die Software möglichst kurzfristig in Betrieb zu nehmen, wurde vereinbart, die zeitaufwändigeren Leistungen, darunter die benutzerspezifische Erweiterung des Berichtswesens, erst nach Inbetriebnahme der Software vorzunehmen.
Durch diese Vorgehensweise konnten Installation und Erstdatenerfassung sehr zügig erfolgen. Bereits drei Wochen nach Beauftragung fand die Inbetriebnahme und die Initialschulung statt, so dass Gebäudemanagement Hauptmann & Hübbertz GmbH bereits im ersten Monat die CAFM-Software produktiv einsetzen konnte.
„GIS PROJECT überzeugte mit dem Funktionsumfang der CAFM-Lösung VISAFM Raumbuch ebenso wie mit Flexibilität und Service“ zieht Geschäftsführer Kurt Hauptmann das Fazit.
Er ist zudem positiv von der Kundenorientierung von GIS PROJECT angetan: „Ich finde es sehr kundenfreundlich, dass der Hersteller seinen Kunden ein Mail-Programm kostenlos zur Verfügung stellt, so dass wir hier unsererseits Kosten sparen können“.
Die Gebäudemanagement Hauptmann & Hübbertz GmbH plant bereits, mit Hilfe von VISAFM Raumbuch seinen Kunden weitere qualifizierte Dienstleistungen anzubieten.
So ist aktuell geplant, als zusätzlichen Service die Betreuung der Gebäudeleittechnik und weitere Aufgaben des Energiemanagements zu übernehmen.
Auch für die Optimierung der Qualitätskontrolle in der Gebäudereinigung gibt es bereits konkrete Überlegungen.
