Checkliste: 10 Punkte für eine erfolgreiche IT-Strategie

(openPR) CIOs und IT-Leiter haben es derzeit wahrlich nicht leicht – auf der Agenda stehen Stichworte wie Cloud-Strategie, Sicherheitsrisiken, Consumerisation der IT, Transparenz und Kostenreduzierung. Sorgen bereitet vielen CIOs zudem, dass die IT derzeit auch noch ihre traditionelle Rolle als „Gatekeeper“ im Unternehmen verliert.

Was ist zu tun? „Die neue Rolle akzeptieren, veränderte Aufgaben annehmen und zur treibenden Kraft hinter dem Trend „Social Business“ werden“, meint Tobias Andersson, COO von Europas führendem Anbieter für Social Collaboration Tools, dem schwedischen Unternehmen Projectplace, und fordert ein Umdenken bei den IT-Verantwortlichen.

Wie die aktuellen Herausforderungen erfolgreich von der IT genutzt werden können, beschreibt Andersson in seiner Checkliste:

1. Hören Sie auf, den IT-Polizisten zu spielen
Die junge Generation fordert Offenheit und Transparenz, was hinsichtlich der Sicherheitsanforderungen oft grenzwertig ist. Deshalb muss man seine Rolle neu definieren und sich als Unterstützer der Mitarbeiter verstehen – seien Sie offen für neue Wertschöpfungssysteme und Services. Beispielsweise kann man Transparenz schaffen, indem man eine Collaboration-Plattform einführt, die sowohl den Anforderungen der Kollegen hinsichtlich moderner Kommunikation und Projektarbeit, als auch dem Bedürfnis nach maximaler Datensicherheit des Unternehmen entspricht.

2. Profitieren Sie von der “Consumerisation of IT”
Der BYOD Trend ist ein Anzeichen dafür, dass die Anwender einen anderen Level hinsichtlich Anwenderfreundlichkeit und Service einfordern. Klar ist auch: Diese „Consumerisation der IT“ ist ein Megatrend, der die Komplexität der IT-Aufgaben noch steigert. Doch auch hier können beide Seite zufrieden gestellt werden, indem neue Wege eingeschlagen werden, etwa indem Cloud-Lösungen eingeführt werden, die helfen, die verschiedenen und immer wieder wechselnden Geräte und Plattformen in den Griff zu bekommen.

3. Unterstützen Sie jeden Einzelnen
Unser grundlegendes Bedürfnis ist es, einander zu helfen, Wissen auszutauschen und von unseren Mitmenschen anerkannt zu werden. Das sollte man auch bei der Einrichtung eines Arbeitsplatzes berücksichtigen: Eine Gallup Studie aus dem Jahr 2012 hat gezeigt, das Unternehmen mit motivierten Mitarbeitern um 26% profitabler sind und sogar um 85% schneller wachsen. Setzen Sie also auch seitens der IT alles daran, damit Sie zufriedene Anwender haben.

4. Erzeugen Sie ein flexibles Arbeitsumfeld
In Zeiten des Wandels sind vor allem die Skalierbarkeit und Flexibilität der IT mehr denn je gefragt. Aus Unternehmenssicht betrachtet kann das nur heißen, dass man die Nutzung von Cloudlösungen ausdehnt. Sie bieten einerseits Flexibilität; Kosten entstehen nur dann, wenn die Lösung auch genutzt wird und anderseits bieten sie größtmögliche Agilität und Funktionalität.

5. Lassen Sie jemand anderen die Routinearbeit machen
Outsourcing und Cloudlösungen sind eine wertvolle Unterstützung, wenn man sich von der täglichen Routinearbeit befreien möchte, um mehr Zeit für strategische, wertvollere Aufgaben zu haben. Der Schlüssel zum Erfolg ist, Aufgaben wie den IT-Betrieb, Support oder die Sicherheit an außen zu geben, sowie möglichst viele andere infrastrukturelle Dinge.

6. Empfangen Sie die Facebook-Generation mit offenen Armen
Einfachheit, Transparenz, Anwenderfreundlichkeit, Feedback-Funktionen und das Gefühl „dazu zu gehören“ sind die Erfolgsfaktoren von Social Media. Übernehmen Sie diese Features, integrieren Sie sie in Ihre Business Applikationen. Sie werden sehen: Engagement und Effizienz werden steigen und es wird Ihnen gelingen, dass alle am gleichen Strang ziehen und auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Eine ganz einfache Folge davon, wenn Sie spielerische Elemente, Spaß und Wettbewerbsaspekte einführen.

7. Schaffen Sie Freiraum für Mobilität
Die Zusammenarbeit verschiedener Teams, die an unterschiedlichen Standorten sitzen, erhöht nicht nur den Mobilitätsbedarf, sondern beansprucht vor allem flexible Kooperationswege und einen problemlosen Zugang zu Informationen. Stellen Sie sich diesen mobilen Anforderungen, indem Sie eine Infrastruktur aufsetzen, die einfach Zugangsmöglichkeiten garantiert – egal von welcher Online-Plattform oder welchem Gerät.

8. Ermöglichen Sie Zusammenarbeit – intern …
Heute ist es die Teamarbeit, die das Business in den Unternehmen vorantreibt. Die Basis dessen sollte eine Social Communication Plattform sein, die jeden Einzelnen unterstützt, motiviert, leicht zugänglich ist und auf der Informationen ausgetauscht werden können. Denn eines ist sicher, nämlich dass sich die Art Zusammenarbeit verändert – von abteilungsübergreifend über unternehmensweit bis hin zur organisationsunabhängigen Kooperation mit Externen.

9. … und extern
Das externe System von Partnern, Zulieferern, Kunden und Stakeholdern ruft auch immer lauter nach neuen Wegen der Zusammenarbeit: Nämlich nach Social Business und Organisationen, die einer transparenten Unternehmenskultur offen gegenüberstehen, sprich kollaborative und mobile Arbeitstechniken fördern. Untersuchungen, beispielsweise von McKinsey 2012, haben gezeigt, wie hilfreich Social Business sein kann: Unternehmen könnten ihre Dynamik um 30 Prozent steigern, wenn die Mitarbeiter besseren Zugang zu Informationen hatten, 20 Prozent der Angestellten waren zufriedener mit ihrer Arbeit, die „Time-to-Market“ Zeit konnte um 20 Prozent verkürzt und das Verbesserungs- und Innovationspotenzial um 20 Prozent gesteigert werden.

10. Akzeptieren Sie Ihre neue Rolle
Mehr als alles andere geht es vor allem darum sich zu öffnen – zum einen, was die eigene Einstellung angeht und zum anderen im Bezug auf die Unternehmensorganisation. Wenn Sie Ihre Social Business Aktivitäten ernsthaft und erfolgreich betreiben wollen, muss sich das auch in der Unternehmensstrategie niederschlagen: Etablieren Sie deshalb ein Social Business Konzept, das Ihr Unternehmen öffnet und schaffen dafür die erforderlichen technischen Voraussetzungen.