(openPR) Optimieren Sie Ihre täglichen Arbeitsprozesse und archivieren Sie rechtskonform! Verwalten Sie papierbasierte und elektronische Dokumente ganzheitlich mit CM Studio .ECM-SERVER 2013 von MASCH Software Solutions.
St. Petersburg / Köln, 28.11.2012: MASCH Software Solutions erweitert sein Software-Portfolio zum digitalen Dokumenten-Management und zur elektronischen Email-Archivierung für mittelständische Unternehmen um den neuen CM Studio .ECM-SERVER 2013.
Enterprise-Content-Management (ECM) hat die Abbildung von unternehmensrelevanten Prozessen und die elektronische Archivierung und Verwaltung von Geschäftsdokumenten und -informationen zum Ziel. Mit CM Studio .ECM-SERVER bringt MASCH Software Solutions nun auch eine erweiterte Lösung für mittelständische Unternehmen, die für Ihr Dokumenten- und Content-Management eine einheitliche Plattform anstreben.
CM Studio .ECM-SERVER basiert auf den bereits erfolgreichen Anwendungen CM Studio .DMS-SERVER und CM Studio .E-ARCHIVE und umfasst folgende erweiterte Funktionen:
- Die Erfassung von Dokumenten und Informationen in das elektronische Archiv des CM Studio .ECM-SERVER, ermöglicht die zentrale und schnelle Verfügbarkeit von Informationen für alle Mitarbeiter im Unternehmen.
- Projektorientiert lassen sich unterschiedlichste Dokumente (Verträge, E-Mails, Rechnungen etc.) innerhalb des CM Studio .ECM-SERVERs zu einer elektronischen Akte zusammenführen. Geschäftsvorfälle sind damit rasch nachvollziehbar und übersichtlich strukturiert abgelegt.
- Die integrierte E-Mail-Archivierung ermöglicht es dem Anwender, dass seine E-Mails inklusive Anhänge mit den bestehenden Aktenvorgängen verknüpft und diese in der Gesamtheit, den gesetzlichen Regularien entsprechend, aufbewahrt werden.
- Elektronische Workflows steuern abteilungsübergreifend Unternehmensprozesse und sorgen für die zeitnahe und sichere Bearbeitung von Geschäftsvorfällen.
- Die Änderungshistorie der einzelnen Dokumente wird innerhalb des CM Studio .ECM-SERVER protokolliert. Sicherheit und Nachvollziehbarkeit Ihrer Arbeit ist dadurch vor allem für die Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens gegeben.
- Ein auf CM Studio .ECM-SERVER basierendes Dokumenten-Archiv wird somit zur zentralen Ressource, in der alle geschäftsrelevanten Informationen rechtskonform und rechtssicher aufbewahrt werden können.
- Der CM Studio .ECM-SERVER lässt sich flexibel mit einer Vielzahl von Geschäftsanwendungen wie ERP-, CRM-, CAD- und E-Mail-Systemen, bzw. mit Microsoft Office-Produkten verknüpfen. Dadurch erhält der Anwender eine zentrale Informationsplattform für sein gesamtes Unternehmen.
- CM Studio .ECM-SERVER verfügt über ein umfassendes Email-Management. E-Mails werden in Übereinstimmung mit den Arbeitsprozessen und den staatlichen Vorgaben verarbeitet, archiviert und verwaltet. Dadurch bietet CM Studio .ECM-SEREVR ein hohes Potential um Unternehmenskosten zu senken und teure Ressourcen für andere Aufgaben einzusetzen.
- CM Studio .ECM-SERVER ist auf dem Client systemunabhängig und für die Lauffähigkeit auf allen Betriebssystemen geeignet, da der jeweilige Internet-Browser die einzig notwendige Client-Anwendung ist. Sie erhalten die Server-Edition wahlweise für Microsoft Windows Server, Linux-Server oder Apple OS/X-Server.
- Web-Content-Management ist bereits im Standardumfang enthalten. CM Studio .ECM-SERVER basiert auf der leistungsstarken CMS Software CM Studio 2013 /CE-SERVER und bietet einem Unternehmen alle Funktionalitäten zum komfortablen Erstellen, Verwalten und Bereitstellen von browserbasiertem Online-Content und Web-Seiten. Damit lässt sich das DMS-System bequem in jede Intranet- oder Extranet-Anwendung integrieren.
Aktenverwaltung leicht gemacht
Die Aktenverwaltung ist die zentrale Schaltstelle für alle Informationen rund um einen Arbeits- oder Geschäftsprozess. Mit der ordnerbasierten Aktenverwaltung im CM Studio .ECM-SERVER 2013 werden alle relevanten Informationen wie beispielsweise Korrespondenz, Personal-Dokumente oder Belege, einem Geschäftsprozess strukturiert zugeordnet und in einem sogenannten Aktenarchiv abgelegt.
Die klassische Akte ist hierbei ein virtuelles Instrument der Verknüpfung von Dokumenten bzw. elektronischen Informationen wie E-Mails etc., die einem Arbeits- oder Geschäftsprozess zugeordnet werden, an dem in der Regel unterschiedliche Mitarbeiter bzw. Abteilungen eines Unternehmens beteiligt sind. Liegen Informationen in Papierform vor, so werden diese automatisiert gescannt, erkannt und bei der Verschlagwortung klassifiziert, so dass Sie bei diesem Prozess der virtuellen "Akte" zugeführt und zugeordnet werden können.
CM Studio .ECM-SERVER 2013 unterstützt Volltextsuche in gescannten Dokumenten genauso wie in Microsoft-Office Dokumenten und den E-Mails des Unternehmens.
Wer in seinem Archiv nicht nur nach Stichwörtern sondern vor allem im Volltext suchen will, benötigt bei vielen DMS-Lösungen eine aufwendige OCR-Zusatzkomponente. „Wir sind davon überzeugt, dass die Volltextrecherche zum Dokumenten-Management genauso zu den Basisfunktionen gehört, wie ein leistungsfähiger Dokumentenscanner heute ein doppelseitiges Einscannen ermöglichen sollte.“ berichtet Martin Schaarschmidt, verantwortlich für das Produkt- und Partner-Marketing bei MASCH Software Solutions in der Region D.A.CH. „Deswegen bieten wir mit dem CM Studio .VIRTUAL OCR-CONNECTOR und CM Studio .iSEARCH sowohl eine OCR-Lösung für gescannte Dokumente als auch eine Indizierungs-Engine für digital erstellte Dokumente aus Microsoft Office etc.“
Weitere Informationen zu dem CM Studio .ECM-SERVER finden Sie auf der Internetseite von MASCH Software Solutions unter http://www.masch.com/de/cmstudio_ecmserver.
